Daar sta je dan, van student naar starter. De eerste keer dat je voor je werk op zakenreis gaat, spring je waarschijnlijk een gat in de lucht. Spannend! Even weg van kantoor, overnachten in een kingsize bed, lekker uit eten op kosten van de zaak. En niet te vergeten, die gratis mini-flesjes shampoo in het hotel.
Na een poosje gaat de lol er wel van af. Een paar dagen weg van kantoor betekent alleen maar meer uren werk, niet minder. Je komt thuis met een koffer vol vuile was. Op je werk een inbox vol ongelezen mails. Maar zakenreizen is nu eenmaal onderdeel van je werk. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dus hier een paar handige tips voor je allereerste zakenreis:
1. Bereid je voor
Bekijk je reisschema goed. Weet waar je wanneer moet zijn en hoe je er komt. Zorg voor voldoende tijd tussen twee afspraken in, zodat je je niet druk hoeft te maken als je meeting uitloopt, in de file staat of de weg kwijt raakt.
2. Regel back-up
Zorg dat je werk zich niet opstapelt tijdens je afwezigheid. Delegeer taken die niet kunnen wachten aan collega’s. Stel je out-of-office-reply in, met vermelding van contactgegevens van collega’s voor dringende zaken.
3. Zorg voor hard copies
Je weet maar nooit wanneer je laptop en smartphone je in de steek laten. Dus zorg voor een printje van belangrijke documenten zoals je presentatie of vliegticket. En neem een kopie van je paspoort en reisverzekering mee, altijd handig in geval van diefstal.
4. Dress to impress
Liever iets te zakelijk gekleed dan te casual, zeker in een onbekende omgeving. Het is beter om als enige in pak te verschijnen dan als enige in jeans met sneakers. Neem dus altijd nette kleding mee en gebruik het strijkijzer in je hotelkamer om die kreukels uit je overhemd te halen.
5. Neem een taxi
Natuurlijk kun jij goed autorijden. Maar waarom je energie en goede humeur verspillen aan filerijden en navigeren in Chengdu als je ook een taxi kunt nemen?
6. Laat wat van je horen
Breng je collega’s regelmatig op de hoogte van waar je bent en hoe het gaat, hoe druk je het ook hebt. Het is niet de bedoeling dat zij zich afvragen of je nog leeft en of je wel werkt en niet stiekem de kantjes er van afloopt.
7. Gebruik je handbagage
Stop belangrijke zaken in je handbagage. Het kan ook jou gebeuren dat je koffer onderweg zoekraakt en te laat aankomt. Neem je laptop, opladers, ondergoed, tandpasta, deo en een geschikte outfit voor de eerste dag dus in je handbagage mee.
