COMO ESCREVER UMA POLÍTICA DE VIAGEM

Quando precisam viajar para trabalhar, os funcionários precisam saber o que é permitido, quando reservar, qual fornecedor contratar – e o mais importante, o porquê. Uma política de viagens bem elaborada fornece uma estrutura consistente, segura, gerenciada e com custos controlados que leva a decisões de viagem sábias. Aqui está o guia da BCD Travel para escrever uma política de viagem para o seu programa. O básico O que é uma política de viagens? Uma política de viagens é o manual para viagens da empresa. Ele ajuda as equipes de viagens a controlar os custos e processos de viagens corporativas. …

Quando precisam viajar para trabalhar, os funcionários precisam saber o que é permitido, quando reservar, qual fornecedor contratar – e o mais importante, o porquê. Uma política de viagens bem elaborada fornece uma estrutura consistente, segura, gerenciada e com custos controlados que leva a decisões de viagem sábias. Aqui está o guia da BCD Travel para escrever uma política de viagem para o seu programa.

O básico

O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens é o manual para viagens da empresa. Ele ajuda as equipes de viagens a controlar os custos e processos de viagens corporativas. É um conjunto de diretrizes que precisam ser respeitadas pelos colaboradores ao planejarem suas viagens.

Por que seu programa de gestão de viagens precisa de uma política?

O principal objetivo de uma política de viagens eficaz é manter os viajantes seguros e, ao mesmo tempo, apoiar os objetivos da empresa. Quando construída adequadamente, a política de viagens estabelece uma estrutura consistente para os viajantes e demais stakeholders envolvidos no programa de viagens. É um documento vivo que vai sendo alterado ao longo do tempo. Pense em sua política de viagem como um documento breve, mas poderoso, útil para:

  • Alinhar as viagens corporativas com os objetivos da empresa
  • Satisfazer o duty of care e as obrigações legais para a organização e seus colaboradores
  • Apoiar experiências de viagem satisfatórias para os funcionários

Quais stakeholders devem fazer parte do desenvolvimento da política de viagens?

Os programas de viagens geralmente colaboram com vários departamentos, incluindo finanças/contabilidade, compras, recursos humanos, segurança/gestão de riscos, C level, jurídico/compliance e tecnologia/TI. Forneça a seus colaboradores oportunidades de revisar e fornecer feedback sobre a política.

O processo

Defina metas

Defina o que você deseja alcançar com seu programa de viagens. Você busca economia de custos, transparência, satisfação do viajante, bem-estar, sustentabilidade ou uma combinação dos fatores?

Seja completo

Descreva todo o processo de reserva de A à Z. Organize-o por prioridades, conforme acordado com todos os stakeholders envolvidos no programa de viagens. Não há uma abordagem única para escrever uma política de viagem, mas considere esta lista não exaustiva ao delinear:

  • Introdução/objetivo – Explicar as metas e definir as expectativas para todos os funcionários que viajam a negócios
  • Aprovações/pré-aprovações – Especifique quais solicitações de viagem exigem pré-aprovações ou aprovações especiais
  • Reservas – Forneça informações de contato do agente (números de telefone e funcionalidade de bate-papo), links e instruções da ferramenta de reservas on-line e o processo passo a passo para organizar acomodações aéreas, terrestres e hotel
  • Política de Bleisure – Detalhe como e quando os viajantes podem adicionar dias de viagem pessoal a uma viagem corporativa e deixe claro quem será responsável por cobrir as despesas
  • Definições e termos – Explique ou esclareça todas as palavras-chave, termos e frases relevantes nos documentos
  • Relatório de despesas – Descreva as regras e prazos para relatar despesas, incluindo links para ferramentas de despesas, tempo para relatórios de despesas e informações de aprovador/aprovação. Defina diárias e valores mínimos de recebimento. Quando aplicável, uma política de despesas separada pode ser vinculada à política de viagem.
  • Presentes – Inclua regras para aceitar presentes ou oferecê-los a parceiros de negócios, fornecedores ou vendedores
  • Exceções de hóspedes/ convidados em viagens
  • Gestão de risco de pessoas – Definir e explicar protocolos de atendimento, diretrizes de segurança, protocolos e contatos de emergência, etc.
  • Diretrizes de gastos/despesas – Esclarecer o que é coberto e o que não é, por exemplo, custos reembolsáveis ​​vs não reembolsáveis; isso pode ser incluído como um documento ou política separada, que se vincula à política de viagem
  • Diretrizes de transporte – Isso deve abranger parâmetros de despesas (incentivar opções de custo mais baixo) e regras para viagens de trem, aluguel de carros, veículos pessoais, compartilhamento de caronas, transporte público, requisitos de seguro e acidentes.

Escreva para o seu público

Lembre-se de que os viajantes são consumidores ocupados. Certifique-se de que o documento de política de viagem seja completo, mas mantenha-o o mais curto possível. Use uma linguagem clara e fácil de entender. Não negligencie a aparência do documento, que deve ser bem desenhado, com exemplos ou ilustrações de documentos relevantes e ferramentas de reserva. Certifique-se de que está disponível digitalmente e pode ser baixado em qualquer dispositivo.

Eduque, informe, comunique

Certifique-se de que todos em sua empresa (especialmente viajantes) tenham acesso à política de viagens e saibam com quem entrar em contato em caso de dúvidas. Armazene a política na intranet ou outro canal de comunicação central. Disponibilize apps amigáveis aos viajantes, como a plataforma TripSource® da BCD, que simplifica as viagens corporativas e mantém os viajantes organizados, informados e dentro das diretrizes da empresa. Com ele, os usuários mantem-se no controle, com acesso instantâneo aos detalhes da viagem, opções de reserva, lembretes de check-in, notificações de voos em tempo real, alertas de risco, compartilhamento de itinerários, COVID-19 Information Hub e muito mais. Para gestores de viagens e segurança, o novo aplicativo móvel BCD Alert™ oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, de viajantes ativos, contra riscos e incidentes no destino, permitindo que sejam monitorados e respondam remotamente.

Meça seu sucesso

Como é um programa de viagens de sucesso para você? Defina os parâmetros que você medirá. Se economizar é seu objetivo, você deve medir o gasto total com viagens. Você também pode medir a conformidade ou a satisfação do viajante.

Planeje revisões regulares

Com os stakeholders do seu programa de viagens, decida um período confortável (trimestral, anual ou a mais adequada para sua realidade) para revisar, auditar e revisar a política de viagens. Como parte deste plano, decida como as mudanças de política provisórias serão comunicadas à sua organização.

Clientes BCD: Para dúvidas ou ajuda na elaboração ou revisão de sua política de viagens, entre em contato com seu Program Manager. Não é um cliente BCD? Contate-nos.

 

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.