Quali sono le migliori pratiche di pagamento in un travel program?
Eliminare i contanti e le carte di credito personali come metodi di pagamento approvati
Secondo un sondaggio condotto durante un evento GBTA con 70 travel buyer, è emerso che il 18% dei travel manager ancora consente l’uso di contanti come metodo di pagamento per i viaggi aziendali. Tuttavia, il contante è costoso e inefficiente, richiedendo processi manuali sia per le aziende che per i viaggiatori. Pertanto, i contanti dovrebbero essere eliminati o limitati il più possibile come metodo di pagamento approvato.
Inoltre, il 22% dei programmi di viaggio consente l’uso di carte di credito personali. Questo comporta diverse problematiche, tra cui la difficoltà nel rilevare le spese di viaggio da parte dei responsabili dei programmi e la mancanza di sconti finanziari ottenibili tramite l’uso di carte aziendali. È importante evitare l’uso di carte di credito personali per le spese di viaggio aziendali e comunicare frequentemente le linee guida sui pagamenti ai viaggiatori.
Incoraggiare l’uso di metodi di pagamento elettronici
La maggior parte dei travel manager utilizza carte di credito aziendali (circa l’80%) e conti lodge o centrali (quasi il 75%). Questi due metodi di pagamento sono fondamentali per acquisire in modo strategico le spese di viaggio. I conti lodge* sono ideali per le spese aeree e l’acquisizione centralizzata dei dati di spesa dettagliati, mentre le carte di credito aziendali sono adatte per gli altri tipi di spesa come hotel e noleggio auto.
*Conto lodge è un conto aperto presso un fornitore di servizi alberghieri o un’agenzia di viaggi che consente di addebitare le spese di alloggio direttamente su quel conto anziché pagare individualmente con una carta di credito o altri metodi di pagamento.
Passaggio alle carte virtuali
Le carte virtuali offrono ulteriori vantaggi per i travel manager. Consentono di catturare ulteriori spese di viaggio, aumentare gli sconti, ridurre i costi e fornire una migliore esperienza ai viaggiatori. Esistono tre principali tipologie di carte virtuali utilizzabili:
Carte virtuali centrali: utilizzate a livello centrale per registrare le spese precedenti al viaggio, come quelle per gli hotel o le riunioni.
Versione digitalizzata delle carte di credito aziendali: le carte aziendali possono essere digitalizzate e aggiunte ai portafogli mobili come Apple Pay e Google Pay, offrendo una migliore esperienza di viaggio e permettendo una migliore tracciabilità delle spese.
Carte virtuali completamente digitali: ideali per casi d’uso specifici in cui una carta aziendale fisica non è possibile o pertinente, come viaggi per colloqui di selezione o per nuovi assunti.
Conclusione:
Selezionare strategicamente i metodi di pagamento appropriati all’interno del programma di viaggio aziendale può portare a risparmi significativi, migliorare l’esperienza dei viaggiatori e rendere il programma a prova di futuro. Eliminare l’uso di contanti e carte di credito personali, promuovere l’uso di metodi di pagamento elettronici e considerare l’implementazione di carte virtuali sono passi cruciali per creare un solido programma di pagamento dei viaggi.
