La plupart des programmes de voyage se heurtent au même problème : faire en sorte que les employés respectent la politique. Les lacunes en matière de conformité peuvent faire grimper les coûts, affaiblir les partenariats avec les fournisseurs et créer des risques inutiles. Mais la solution ne réside pas dans un contrôle accru, mais dans un engagement plus intelligent.
Au lieu de resserrer les règles, vous devez vous efforcer de rendre votre politique de voyage plus facile à comprendre, à consulter et à suivre. Voici comment susciter l’adhésion des voyageurs et améliorer naturellement la conformité.
1. Présenter la politique aux voyageurs dès le début
Le meilleur moment pour prendre de bonnes habitudes, c’est dès le départ. Intégrez votre politique de voyage dans le processus d’intégration des employés, idéalementau cours des premières semaines, lorsque les nouveaux employés sont impatients de connaître les attentes de l’entreprise. Présentez-la comme un élément de la façon dont votre organisation soutient les économies, le devoir de diligence, la durabilité et la productivité. Une formation précoce favorise la transparence, réduit la confusion et aide les nouveaux voyageurs à se sentir informés et valorisés.
N’oubliez pas les employés existants : des communications périodiques de « réintégration » peuvent renforcer les normes et partager des mises à jour sur les directives nouvelles ou adaptées.
2. Faire de la politique un outil de soutien
La politique doit aider les voyageurs à réussir, et non les restreindre. Remplacez le langage « doit » et « ne doit pas » par un contexte et un raisonnement utiles, par exemple : « Réserver par l’intermédiaire de notre canal agréé vous permet de recevoir des alertes de voyage et de bénéficier de tarifs négociés ». Lorsque les voyageurs voient les avantages qu’ils en retirent, la conformité cesse d’être perçue comme une application de la loi.
3. Apporter de la clarté, pas de la complexité
Les voyageurs d’affaires n’ont pas besoin de plus de règles, ils ont besoin de règles plus simples. Rendez les directives accessibles sur les canaux quotidiens, comme votre outil de réservation ou votre application de voyage. Les clients de BCD peuvent utiliser TripSource® pour faire apparaître les fournisseurs privilégiés, les plafonds tarifaires et les restrictions de voyage directement dans le flux de réservation, réduisant ainsi les conjectures et améliorant naturellement le comportement en matière de politique.
4. Personnaliser les rappels au bon moment
Les incitations comportementales sont plus efficaces lorsqu’elles apparaissent au moment de la prise de décision. Utilisez des messages automatisés ou des notifications pour rappeler aux voyageurs les canaux préférentiels, les règles de classe de service ou les plafonds tarifaires au moment même où ils réservent ou dépensent. Des outils tels que la messagerie TripSource rendent ces nudges opportuns, pertinents et orientés vers l’action, afin que la conformité devienne une seconde nature.
5. Montrer l’impact des choix des voyageurs
La transparence crée la confiance. Partagez des instantanés trimestriels montrant comment un comportement de réservation conforme contribue aux économies de coûts, aux progrès en matière de développement durable ou à l’amélioration du devoir de diligence.
6. Intégrer le retour d’information dans le processus
Écoutez les employés avant, pendant et après le déploiement des politiques. Réalisez de courtes enquêtes auprès des voyageurs pour identifier les points de friction et y remédier rapidement. Lorsque les voyageurs voient que leurs commentaires sont pris en compte dans les mises à jour, l’engagement et le respect des règles augmentent.
7. Faites évoluer votre approche
Les voyages d’affaires ne sont pas statiques, et la conformité non plus. Réexaminez régulièrement votre politique et vos tactiques d’engagement. Recherchez de nouveaux outils d’automatisation et de mobilité, ainsi que des intégrations qui vous permettent de faire le bon choix en toute simplicité.
À retenir
L’amélioration de la conformité ne consiste pas à ajouter des obstacles, mais à supprimer les frictions. Lorsque les voyageurs bénéficient de conseils clairs, opportuns et personnalisés, la conformité suit naturellement.
Vous souhaitez aller plus loin ? Téléchargez le Travel & Expense Policy Guide de BCD pour obtenir des conseils sur la conception des politiques, la communication et les outils d’automatisation qui aident les voyageurs à rester alignés sur vos objectifs, sans avoir besoin de règles supplémentaires.
