Quando os altos executivos viajam, cada minuto conta. Suas agendas são cheias, suas expectativas são altas e suas necessidades são tudo, menos comuns. Na BCD Travel, as agentes de viagens VIP Janin Siebrecht e Claudia Egger trazem décadas de experiência para oferecer viagens definidas pela precisão, proatividade e personalização. Cada detalhe é antecipado, cada desafio é enfrentado – para que os líderes mais ocupados do mundo possam se concentrar no que é mais importante.
Serviço além da reserva: Antecipando todas as necessidades
Os agentes VIP da BCD fazem muito mais do que reservar assentos de primeira classe e hotéis cinco estrelas. Eles orquestram viagens completas, do início ao fim, para executivos, membros da diretoria e outros viajantes VIP.
“Os clientes VIP querem a maneira mais rápida e eficiente de ir de A a B”, explica Janin, um consultor baseado em Bremen. “Eles não querem milhares de opções – eles querem a melhor solução entregue rapidamente e sem complicações.”
Isso significa priorizar voos diretos, conexões perfeitas, acomodações flexíveis e serviços que superem as expectativas de forma consistente.
“Você precisa ser muito flexível”, acrescenta Claudia, de Zurique. “Certa vez, recebi uma ligação de um viajante de Hong Kong precisando de um visto australiano apenas 45 minutos antes de seu voo de conexão. Não me pergunte como, mas conseguimos fazer isso. Essas solicitações de última hora são comuns – trata-se de saber como agir rapidamente e encontrar soluções, independentemente da complexidade da situação.”
Serviço proativo: Resolver problemas antes que eles surjam
A proatividade é uma marca registrada da experiência VIP na BCD. “Se um cliente chega à Ásia às 7h da manhã, verificamos se é possível fazer um check-in antecipado ou até mesmo reservamos proativamente uma noite extra para que ele possa ir direto para o quarto”, diz Janin. “Não esperamos que eles percebam um possível problema – nós o identificamos primeiro e oferecemos soluções.”
Claudia concorda: “Greves, clima e outros eventos podem ter um impacto direto nos planos de viagem. Você precisa se manter informado e pronto para aconselhar sobre alternativas antes mesmo que o viajante perceba que há um problema.”
Personalização no centro do serviço VIP
Embora alguns clientes VIP tenham um agente dedicado, a maioria conta com o apoio de equipes que gerenciam vários executivos com políticas e preferências de viagem distintas.
Janin e Claudia mantêm manuais de serviço detalhados para garantir a consistência e a personalização. “Nossos manuais especificam o que cada viajante deseja, desde as preferências de assento até as comodidades do hotel”, diz Janin. “Quando você recebe um e-mail, pode consultá-lo e saber exatamente o que ele precisa.”
Claudia acrescenta: “Os assistentes não gostam de repetir informações. Quando uma preferência é compartilhada, nós a lembramos e a aplicamos em todas as reservas futuras. Também a documentamos para que todos os colegas possam prestar o mesmo nível de serviço.”
Calma sob pressão: velocidade e confiabilidade
As viagens VIP são rápidas e imprevisíveis. Os agentes precisam lidar com remarcações urgentes, alterações de última hora e interrupções imprevistas, muitas vezes fora do horário normal.
“Você precisa manter a calma e a concentração, mesmo quando os viajantes estão presos em algum lugar e o tempo é curto”, diz Janin.
Claudia concorda: “Nunca fique nervoso, mesmo quando os assistentes estiverem estressados ou com pressa. Você precisa fazer com que eles sintam que podem confiar em você 200%.”
O trabalho em equipe faz a diferença
Por trás de toda jornada VIP bem-sucedida está uma equipe que compartilha conhecimentos e apoia uns aos outros.
“Nós ajudamos uns aos outros”, diz Claudia. “Se você tiver um problema, envie uma mensagem aos seus colegas – sempre há alguém pronto para ajudar. Isso cria uma atmosfera muito positiva.”
Janin concorda com o sentimento: “Todos são amigáveis, gentis e dispostos a ajudar. Essa tem sido minha experiência ao longo dos anos.”
As habilidades que mais importam
O que é preciso para ter sucesso como agente de viagens VIP na BCD? Para Janin e Claudia, é uma mistura de experiência, mentalidade e coração.
- Antecipação e proatividade: “Você precisa pensar no futuro e propor soluções antes que os problemas apareçam”, diz Claudia.
- Atenção aos detalhes: “A meta é não cometer erros”, enfatiza Janin.
- Calma sob pressão: “Nunca deixe o estresse transparecer, mesmo em situações urgentes”, aconselha Claudia.
- Flexibilidade: “Esteja disposto a trabalhar fora do horário de expediente para conseguir fazer o trabalho”, diz Janin.
- Empatia e comunicação: “Adapte-se a cada personalidade e necessidade”, acrescenta Claudia.
O resultado: Viagens perfeitas para líderes ocupados
Para os clientes VIP da BCD Travel, ter um agente dedicado significa paz de espírito. Eles desfrutam de experiências de viagem eficientes, personalizadas e sem preocupações – com o respaldo da experiência e do compromisso de profissionais que se preocupam profundamente com o que fazem.
“Não quero trabalhar em outro lugar”, diz Claudia. “A flexibilidade, o trabalho em equipe e o impacto que temos fazem tudo valer a pena.”
Janin concorda: “Adoro reservar viagens e cuidar de nossos viajantes. É incrivelmente gratificante.”