Hoe schrijf je een reisbeleid?

DE BASISSEN

Wat is een reisbeleid?

Een reisbeleid is het draaiboek voor bedrijfsreizen. Het helpt reisteams de kosten en processen van zakenreizen te beheersen. Het is een reeks richtlijnen die moeten worden nageleefd door werknemers wanneer ze reizen plannen in naam van het bedrijf.

Waarom je beheerde reisprogramma een reisbeleid nodig heeft

Het belangrijkste doel van een effectief reisbeleid is om reizigers veilig te houden en tegelijkertijd de bedrijfsdoelen te ondersteunen. Als het reisbeleid goed in elkaar zit, vormt het een consistent kader voor reizigers en de verschillende belanghebbenden bij het reisprogramma. Het is een levend document dat na verloop van tijd moet en zal veranderen. Zie je reisbeleid als een kort maar krachtig document dat nuttig is voor:

• Het afstemmen van zakenreizen op bedrijfsdoelen
• Voldoen aan zorgplicht en wettelijke verplichtingen voor de organisatie en haar mensen
• Het ondersteunen van kwalitatieve reiservaringen voor werknemers

Welke belanghebbenden moeten worden betrokken bij het ontwikkelen van het reisbeleid?

Reisprogramma’s werken vaak samen met verschillende afdelingen of belanghebbenden, waaronder financiën/boekhouding, inkoop, personeelszaken, beveiliging/risicomanagement, C-level, juridische zaken/compliance en technologie/IT. Bied je medewerkers op zijn minst de gelegenheid om het beleid te bekijken en van feedback te voorzien.

HET PROCES

Bepaal wat u wilt bereiken met uw reisprogramma. Ga je voor kostenbesparing, transparantie, tevredenheid van reizigers, welzijn, duurzaamheid of een combinatie?

Beschrijf het hele boekingsproces van A tot Z. Organiseer het volgens relevante prioriteiten zoals afgesproken met alle belanghebbenden van het reisprogramma. Er is geen standaardaanpak voor het schrijven van een reisbeleid, maar overweeg deze niet-uitputtende lijst als je het jouwe opstelt:

• Inleiding/doelstelling – Leg de doelen uit en stel de verwachtingen vast voor alle medewerkers die voor zaken reizen.
• Goedkeuring/voorafgaande goedkeuring – Geef aan voor welke reisaanvragen voorafgaande of speciale goedkeuring nodig is.
• Boeken/reserveren – Geef de contactgegevens van de agent (telefoonnummers en chatfunctionaliteit), links en instructies van de online booking tool en het stapsgewijze proces voor het regelen van lucht-, grond- en hotelaccommodaties.
• Beleid voor vrije tijd – Geef aan hoe en wanneer reizigers persoonlijke reisdagen kunnen toevoegen aan een zakenreis en maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor het dekken van deze kosten
• Definities en termen – Leg alle relevante trefwoorden, termen en zinnen in de documenten uit of verduidelijk ze.
• Reis- en onkostendeclaratie (T&E) – Beschrijf de regels en deadlines voor het rapporteren van onkosten, inclusief koppelingen naar onkostentools, tijdschema’s voor onkostendeclaraties en informatie over goedkeurders/goedkeurders. Stel dagvergoedingen en minimale ontvangstbedragen in. Indien van toepassing kan een apart reiskostenbeleid worden gekoppeld aan het reisbeleid.
• Geschenken – regels opnemen voor het aanvaarden van geschenken van of het aanbieden ervan aan zakenpartners, leveranciers of verkopers.
• Uitzonderingen op gastreizen
• Beheer van personele risico’s – Zorgplichtprotocollen, veiligheidsrichtlijnen, noodprotocollen, contactpersonen in noodgevallen, enz. definiëren en uitleggen.
• Richtlijnen voor uitgaven/T&E/uitgaven – Verduidelijk wat gedekt is en wat niet, bijv. terugbetaalbare vs. niet-terugbetaalbare kosten; dit kan worden opgenomen als een apart document of beleid dat gekoppeld is aan het reisbeleid
• Richtlijnen voor vervoer – Dit moet parameters voor onkosten bevatten (de goedkoopste opties aanmoedigen) en regels voor treinreizen, huurauto’s, persoonlijke voertuigen, ridesharing, openbaar vervoer, verzekeringsvereisten en ongevallen.

Vergeet niet dat reizigers drukke consumenten zijn. Zorg ervoor dat het reisbeleidsdocument grondig is, maar houd het zo kort mogelijk. Gebruik duidelijke en gemakkelijk te begrijpen taal. Verwaarloos het uiterlijk van het document zelf niet. Het moet goed ontworpen zijn met voorbeelden of illustraties van relevante documenten en boekingshulpmiddelen. Zorg ervoor dat het digitaal beschikbaar is en op elk apparaat kan worden gedownload.

Zorg ervoor dat iedereen in je bedrijf (vooral reizigers) toegang heeft tot het reisbeleid en weet bij wie ze terecht kunnen met vragen. Zet het beleid op het intranet of een ander centraal communicatiekanaal. Integreer reizigersvriendelijke mobiele apps, zoals het bekroonde TripSource®-platform van BCD, dat zakenreizen vereenvoudigt en reizigers georganiseerd, geïnformeerd en binnen de bedrijfsrichtlijnen houdt. Het geeft gebruikers de controle met directe toegang tot reisdetails, boekingsopties, check-in herinneringen, real-time vluchtmeldingen, risicomeldingen, het delen van reisroutes, de COVID-19 Information Hub en nog veel meer.

Hoe ziet een succesvol reisprogramma er voor u uit? Bepaal de parameters die je gaat meten. Als besparen je doel is, moet je de totale reisuitgaven meten. Andere dingen die je kunt meten zijn compliance of de tevredenheid van reizigers.

Bepaal samen met de belanghebbenden van je reisprogramma een comfortabele frequentie (driemaandelijks, jaarlijks of anders) voor het evalueren, controleren en herzien van het reisbeleid. Als onderdeel van dit plan, beslis je hoe tussentijdse beleidswijzigingen worden gecommuniceerd naar je organisatie.

BCD-klanten: Neem voor vragen of hulp bij het opstellen of herzien van je reisbeleid contact op met je programmamanager. Bent u geen klant van BCD? Neem contact met ons op.