Veiligheid op reis is een gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers moeten onderweg slimme keuzes maken, maar reismanagers en reisorganisatoren spelen een belangrijke rol bij het uitrusten van de werknemers met de juiste hulpmiddelen, herinneringen en informatie voor, tijdens en na de reis. De nieuwe visuele gids van BCD Travel, Managing Travel Risk: Keeping Travelers Safe , laat eenvoudige voorzorgsmaatregelen zien om risico’s te verminderen op vier belangrijke gebieden: vluchten, hotels, grondvervoer en bestemmingen. We hebben deze tips samengevat in praktische checklists die u kunt delen op uw intranet of kunt opnemen in het bedrijfsreismateriaal.

1. Voor de reis: De basis leggen

Een veilige zakenreis begint ruim voordat je in het vliegtuig stapt. Moedig reizigers aan om:

• Verzamel documentatie: Zorg ervoor dat paspoorten, visa, verzekeringsgegevens en vaccinatiegegevens actueel zijn. Het is raadzaam om zowel digitale als papieren kopieën bij je te hebben.
• Verstandig inpakken: Medicijnen moeten in de originele verpakking met recepten zitten. Voeg kleding toe die geschikt is voor de lokale omstandigheden en essentiële zaken zoals adapters, een powerbank en een zaklamp.
• Bereid apparaten voor: Beperk gevoelige informatie op laptops en telefoons, of overweeg een “schoon” apparaat met alleen basistoepassingen om cyberrisico’s te beperken.
• Onderzoek de bestemming: Deel informatie over lokale gewoonten, gezondheidsadviezen en potentiële risico’s zodat reizigers weten wat ze kunnen verwachten.

Organisatoren kunnen ondersteuning bieden door een veiligheidschecklist te maken die werknemers voor vertrek kunnen downloaden en invullen.

2. Een vlucht nemen: Veilig onderweg blijven

Luchthavens en vluchten brengen unieke uitdagingen met zich mee, van gegevensbeveiliging tot fysieke gezondheid. Deel deze herinneringen:

• Op de luchthaven: Bewaar waardevolle spullen en medicijnen in handbagage, laat bagage nooit onbeheerd achter en vermijd het delen van reisgegevens met vreemden. Ontmoedig het gebruik van openbare Wi-Fi voor gevoelig werk.
• Tijdens de vlucht: Om te zorgen voor een comfortabele en veilige vlucht, herinner reizigers eraan om gehydrateerd te blijven, alcoholgebruik te beperken en regelmatig te bewegen om vermoeidheid en risico’s voor de bloedsomloop te verminderen. Moedig hen aan om paspoorten en waardevolle spullen bij zich te houden en niet in de bagagebakken of stoelzakken. Adviseer ook om geen openbare USB-poorten te gebruiken om apparaten op te laden, omdat deze risico’s voor de gegevensbeveiliging kunnen opleveren.
• Bij aankomst: Het is belangrijk om de luchthaven rustig en efficiënt te verlaten. Herinner reizigers eraan om apparaten uit te schakelen voordat ze van boord gaan, documenten klaar te houden voor inspectie en van tevoren te plannen hoe ze de luchthaven verlaten.

Organisatoren kunnen deze herinneringen automatiseren via e-mails voorafgaand aan de reis of mobiele waarschuwingen gekoppeld aan de geboekte vlucht.

3. In het hotel: Persoonlijke ruimte beveiligen

Hotels kunnen aanvoelen als een veilige haven, maar reizigers kunnen nog steeds kwetsbaar zijn. Stimuleer best practices zoals:

• Voor aankomst: Boek via het voorkeursprogramma van het bedrijf, waar hotels worden doorgelicht op veiligheidsnormen. Voorzieningen zoals bemande recepties en gecontroleerde toegang zorgen voor extra gemoedsrust.
• Bij het inchecken: Adviseer een kamer aan te vragen tussen de 3e en 7e verdieping, kamers te vermijden die de aandacht vestigen op soloreizen en gebruik te maken van valet services als u ’s avonds laat aankomt.
• In de kamer: Controleer sloten en telefoons, bekijk evacuatieroutes en gebruik kijkgaatjes of deurdrangers voor extra veiligheid. Bewaar waardevolle spullen en documenten in de kluis op de kamer.
• Buiten: Gebruik een “Niet storen” bordje of laat de televisie aanstaan om de kamer bewoond te laten lijken. Deel geen kamernummers en bewaar sleutels veilig en uit het zicht.

Organisatoren kunnen deze stappen versterken door snelle handleidingen over hotelveiligheid bij de boekingsbevestiging te voegen.

4. Vervoer over land: Veilig reizen tussen punten

Vervoer over de grond brengt vaak risico’s met zich mee die over het hoofd worden gezien. Zorg voor veiliger vervoer door:

• Boeken via vertrouwde aanbieders: Gebruik door het bedrijf goedgekeurde autodiensten, gescreende gedeelde ritten of taxi’s met vergunning in plaats van op straat gehuurde ritten.
• Prioriteit te geven aan zichtbaarheid en veiligheid: Bevestig chauffeursgegevens, vermijd ongemarkeerde voertuigen en moedig reizigers aan om ritinformatie te delen met collega’s of familie.
• Oefen waakzaamheid: Houd bagage in het zicht, draag altijd veiligheidsgordels en vermijd het tellen van geld of het bekijken van kaarten in het openbaar.

Vertrouwde leveranciers opnemen in je programma helpt om de risico’s te beperken en het vertrouwen van de reiziger te vergroten.

5. Op de bestemming: Navigeren door het onbekende

Eenmaal op de grond worden reizigers met de meest uiteenlopende risico’s geconfronteerd. Herinner hen eraan om:

• Op te vallen: Kleed je onopvallend en vermijd dure accessoires die de aandacht kunnen trekken.
• Blijf alert: blijf je bewust van je omgeving, vooral als het donker is of in drukke gebieden. Vermijd demonstraties of grote bijeenkomsten.
• Eet en drink verstandig: Kies warm, goed bereid voedsel, verzegelde dranken, gebotteld water en gepasteuriseerde zuivelproducten.
• Bescherm documenten en geld: Neem alleen het hoognodige mee, gebruik geldautomaten in banken of hotels en overweeg een valse portemonnee in geval van diefstal.
• Wees op de hoogte van noodcontacten: Nummers van ambassades, lokale hulpdiensten en werkgeverscontacten moeten worden opgeslagen op mobiele apparaten en op papier.

Specifieke veiligheidstips voor bestemmingen kunnen ook in reisplannen worden opgenomen voor extra begeleiding.

Alles op een rijtje zetten

Organisatoren hoeven hun werknemers niet te overstelpen met handleidingen. Door veiligheidsrichtlijnen in korte, herhaalbare formaten te presenteren, is de kans groter dat reizigers er een gewoonte van maken. Integreer de infografieken over veiligheid in:

• Intranetpagina’s gewijd aan het reisprogramma of risicobeheer
• Inwerksessies voor nieuwe medewerkers die gaan reizen
• Geautomatiseerde herinneringen voorafgaand aan de reis die via uw boekingstool worden verzonden
• Posters of checklists van één pagina die worden uitgedeeld vóór drukke reisperioden

Door reizigers uit te rusten met veiligheidsmiddelen en herinneringen in te bouwen tijdens de reis, kunnen organisatoren een cultuur creëren waarin veiligheid een tweede natuur wordt. Het resultaat: soepelere reizen, meer gemoedsrust en een beter beheerd reisprogramma.

Downloaden: Reizigers veilig houden
Voorzie uw reizigers van bruikbare veiligheidstips in één gemakkelijk te delen gids.
ONTVANG DE CHECKLISTS >

---

Is uw beheerde reisprogramma klaar voor risico’s?

Wanneer uw team reist voor het werk, brengt elke reis potentiële risico’s met zich mee die hun veiligheid kunnen beïnvloeden, de activiteiten kunnen verstoren en de reputatie van uw organisatie kunnen aantasten. De Traveler Security Program Assessment van Advito biedt een uitgebreide evaluatie van hoe goed uw programma uw mensen beschermt en reageert wanneer zich uitdagingen voordoen. Onze experts leveren duidelijke, bruikbare inzichten die uw werknemers beschermen, de veerkracht versterken en uw bedrijf met vertrouwen door laten gaan.

Voordelen zijn onder andere:

• Verbeterde veiligheid en welzijn van werknemers
• Betere naleving van wereldwijde reisrisiconormen
• Betere retentie en werving van talent
• Duidelijk inzicht in programma hiaten en sterke punten

IK BEN GEÏNTERESSEERD IN EEN ASSESSMENT >