De rollen van travelmanagers veranderen continu omdat ze nu regelmatig samenwerken met andere afdelingen binnen een organisatie. Hun verantwoordelijkheden reiken veel verder dan alleen het boeken van reizen: velen dragen de primaire verantwoordelijkheid voor belangrijke, risicogerelateerde functies. De studie van BCD en GBTA onderzoekt belangrijke vragen over de samenwerking van travelmanagers, waaronder:
- Welke verantwoordelijkheden delen travelmanagers met interne stakeholders – en van welke zijn zij de primaire eigenaar?
- Nemen travelmanagers deel aan afdelingsoverschrijdende comités of werkgroepen? Welke onderwerpen behandelen deze groepen?
- Hoe vaak delen reisprogramma’s gegevens met interne stakeholders en welke statistieken delen ze?
Belangrijkste resultaten
Belangrijkste stakeholders voor travelmanagers
Travelmanagers werken op grote schaal samen met collega’s uit finance/accounting (79%), human resources (66%), security/risicomanagement (63%), C-level (61%) en legal/compliance (59%).
Samenwerken tussen afdelingen
Meer dan twee derde van de travelmanagers wereldwijd (68%) zegt dat zij of iemand van hun afdeling lid is van een afdelingsoverschrijdende taskforce, commissie of werkgroep. Als ze deel uitmaken van een dergelijke commissie, zeggen ze meestal dat hun commissie(s) betrekking heeft op reisbeleid (84%), uitgavenbeleid (70%), veiligheid/risicomanagement (66%) en technologie (48%).
Regisseur of assistent?
De verantwoordelijkheden van travelmanagers overlappen met die van andere stakeholders. In sommige gevallen hebben zij de leiding en nemen ze cruciale beslissingen die invloed hebben op de veiligheid en productiviteit van werknemers. In andere gevallen spelen zij een meer ondersteunende rol.
Beslissen over travel risk management
Een verrassend hoog aantal reisafdelingen is eigenaar van belangrijke risicogerelateerde functies. Meer dan de helft van de respondenten (58%) zegt dat hun reisafdeling de primaire eigenaar is van de selectie van de aanbieder(s) van het travel risk management (TRM) van hun bedrijf. Bijna de helft zegt dat de reisafdeling de primaire eigenaar is van de communicatie met reizigers in noodgevallen (48%) of de ontwikkeling van het TRM-beleid (43%).
Betalingsbeslissingen nemen voor zakenreizen
Een groot aantal reisafdelingen neemt betalingsbeslissingen. Meer dan de helft van de respondenten (55%) zegt dat hun reisafdeling de primaire eigenaar is van de selectie van de betalingsprovider voor reizen.
Onkostenbeheer ondersteunen
De meeste travelmanagers zijn betrokken bij onkostenbeheer, maar normaal gesproken in een ondersteunende rol. Minder dan de helft van de reisafdelingen is de primaire eigenaar van beslissingen over uitgavenbeleid voor reizen (43%), de selectie van hun onkostenbeheertools (38%) of de configuratie van hun onkostenbeheertool (33%).
Gegevens delen met stakeholders voor zakenreizen
Travelmanagers delen gegevens met sommige stakeholders – maar niet met anderen. Een meerderheid deelt “vaak” of “regelmatig” gegevens of rapporten met finance/accounting (70%), C-level (66%) en security/risicomanagement (50%). Maar een kleiner aantal deelt “vaak” of “regelmatig” gegevens met human resources (39%) en sales (30%), hoewel deze stakeholders belangrijke beslissingen nemen over reizen. Reisprogramma’s beschikken mogelijk niet over relevante statistieken om met deze stakeholders te delen.
Het GBTA-onderzoek
In totaal hebben 347 respondenten aan het onlineonderzoek meegedaan, waaronder contacten van GBTA en klanten van BCD. Hiervan kwamen 163 respondenten uit Noord-Amerika; 81 uit Europa; 56 uit de Aziatisch-Pacifische regio en 47 kwamen uit Latijns-Amerika. Er zijn diepte-interviews afgenomen met travelmanagers en verschillende stakeholders van verschillende afdelingen, waaronder finance/accounting, human resources, security/risicomanagement en sales.
