BCD werkt samen met ERM-klant voor extreme reizen naar Mongolische mijn

Een trip naar een van de meest afgelegen goud- en kopermijnen ter wereld maken, is geen gewone zakenreis. Toch zijn er werknemers die het dagelijks doen.

Een trip naar een van de meest afgelegen goud- en kopermijnen ter wereld maken, is geen gewone zakenreis. Toch zijn er werknemers die het dagelijks doen.

Ongeveer 200 arbeiders van een wereldwijd ingenieursbedrijf in de ERM-sector (‘energy, resources and marine’) reizen het hele jaar vanuit meer dan twintig landen naar Zuid-Mongolië. Daar, op een boogscheut van de Goblwoestijn, wordt de nieuwe mijn gebouwd.

Er wordt 24 uur per dag en 7 dagen per week gewerkt. Het hele jaar lang. Wanneer de zon in de zomer schroeit en wanneer de temperaturen in de winter ver onder het vriespunt dalen.

“We werken allemaal in shifts van vier weken met pauzes van twee weken. Het is een uitdaging, zowel om op de plek te geraken als om er te werken,” zei een van de extreme pendelaars. Hij is ook de persoon die toezicht houdt op alle zakenreizen, voor zichzelf en voor zijn collega’s. Zijn eigen reis duurt 20 uur, van zijn huis in Australië naar de mijn. “We zijn altijd op zoek naar die balans tussen het voldoen aan wat reizigers willen en het maximaliseren van onze waarde.”

 Complexe ERM-reizen organiseren binnen een strak tijdskader

Toen het ingenieursbedrijf zich als onderaannemer voor het mijnproject aanmeldde, ging het reisteam van de firma onmiddellijk op zoek naar een zakenreisorganisatie die de complexiteit van ERM-reizen aankon.

Die organisatie moest niet alleen toegang hebben tot speciale sectorale tarieven, maar zich ook aanpassen aan lastminutereiswijzigingen. Bovendien moest de zakenreisorganisatie zich houden aan de factureringsvereisten die uniek zijn voor het project, en het bedrijf helpen om aan de zorgvereisten te voldoen. Het moest vluchten en accommodaties beheren voor duizenden internationale reizen per jaar.

Daarnaast moest de gekozen zakenreisorganisatie operationeel zijn binnen een zeer krap tijdskader. Het ingenieursbedrijf koos voor BCD Travel, waarmee het al eerder had samengewerkt.

Vierweekse implementatie levert snelle resultaten op

Het bedrijf verzorgt de techniek, de inkoop en het bouwbeheer (’engineering, procurement and construction management’ of EPCM) voor de mijn. Het houdt toezicht op alles, van het bouwen van huizen en waterzuiveringsinstallaties voor werknemers tot het creëren van systemen die waardevolle metalen extraheren. Het doet dit werk namens een zakelijke belegger in de mijn en moet het reisbeleid, de zorgplicht en de factureringsvereisten van de belegger volgen.

Vanwege die structuur moest deze dienstlevering van BCD apart worden opgesteld van de diensten die al voor andere projecten aan het ingenieursbedrijf waren geleverd. En tijd is geld, dus de implementatie moest snel gebeuren.

Het team van BCD in Australië nam het voortouw en verkortte een implementatie van twaalf weken tot vier weken. In die periode gebeurde het volgende:

  • BCD hielp met het sluiten van nieuwe overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen en hotels, en dit op een locatie met een zeer beperkte leveranciersservice
  • Het DecisionSource®-programmamanagementplatform van BCD werd ingesteld. Dit platform staat in voor het verzamelen en het analyseren van gegevens. Op deze manier kon het ingenieursbedrijf inzicht krijgen in reisuitgaven en het uitgavenvolume vastleggen voor toekomstige onderhandelingen met leveranciers
  • Het TripSource®-reizigersplatform van BCD werd opgericht om het routebeheer te vereenvoudigen en mobiele berichten te activeren die relevante leveranciers- en veiligheidsinformatie aan reizigers verstrekken
  • Programmagegevens werden verbonden met een externe leverancier van nooddiensten om het gemakkelijker te maken reizigers in nood te bereiken, ongeacht hun locatie
  • De online reserveringsfunctie van SAP Concur werd aangepast om aan specificaties van het mijnproject te voldoen en de integratie met DecisionSource en TripSource mogelijk te maken
  • Er werden medewerkers 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar gesteld om reizigers over de hele wereld te helpen met reisarrangementen en wijzigingen

Meer partner dan leverancier

In de afgelopen twee jaar hebben medewerkers meer dan 26,8 miljoen km naar en van de mijn afgelegd, wat overeenkomt met 35 heen-en-terugreizen naar de maan. De reiscoördinator beschrijft het travelconsultantteam van BCD als ‘van onschatbare waarde’. Hij zei dat de reizigers van het ingenieursbedrijf het ook leuk vinden dat ze met TripSource complexe reisschema’s kunnen beheren, essentiële reiswaarschuwingen ontvangen, en programma-informatie en ondersteuning vanaf elke locatie krijgen.

Hij beschouwt BCD meer als partner dan als leverancier. “Als we een vraag of verzoek hebben, houdt BCD er rekening mee. Zowel de travelconsultants als het managementteam van ons BCD-programma brengen alles tot een goed einde en bieden advies waar nodig. Ze doen meer dan gewoon hun job.”

Service die ‘altijd aan de verwachting voldoet’

Het ingenieursbedrijf is tevreden met het werk van BCD, evenals de klant—de mijnbelegger. “BCD past zich aan aan reisveranderingen die verband houden met een toename van de omvang van het werk. Ze voldoen aan de eisen van onze klant,” zei hij. “In het begin wilde onze klant alle reizen goedkeuren. Nu begrijpt hij dat dat niet nodig is. Hij vertrouwt op de gedeelde werkethiek en transparantie van ons bedrijf en BCD.

“We zochten een reismanagement- en travelconsultantteam dat onze wereldwijde reisbehoeften kan beheren en op het allerlaatste moment kan inspelen op dringende behoeften,” zei hij. “BCD Travel voldoet altijd aan de verwachting.”

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.