De organisatie van meetings vraagt om precisie. De voorbereidingen zijn tijdrovend en de kosten hoog, want vaak kijk je niet verder dan je voorkeurslocatie. Maar als je het slim aanpakt, betaal je niet langer de hoofdprijs.
Waar gaat het precies om?
Wanneer je de vervelendste werkzaamheden binnen meetingmanagement uit handen wilt geven – het zoeken naar geschikte locaties, het onderhandelen en het opstellen van het contract – kun je een beroep doen op de Meeting Management-tool van BCD Travel. Online vul je een aanvraagformulier in (o.a. aantal personen, budget, stad) en binnen 24 uur ontvang je een offerte met drie geschikte locaties. Als je een keuze hebt gemaakt, onderhandelt BCD Travel voor jou over de prijs en de contractvoorwaarden.
Welke meetings zijn geschikt?
In de database zijn zowel kleine als grote locaties opgenomen, daarom kan deze tool bij iedere meeting ingezet worden.
Is er makkelijk mee te werken?
Ja, er zijn slechts drie contactmomenten: het registratieformulier, de bevestiging van een offerte en de ondertekening van het contract. Daarna ligt het evenement volledig in jouw handen.
Wat is het verschil met andere meetingtools?
Een fijne bijkomstigheid is dat BCD Travel toegang heeft tot een uitgebreid Meeting Management-systeem. Hierdoor is het heel eenvoudig om bijvoorbeeld groepsboekingen van hotelkamers te managen, aanmeldingen te registreren en badges te regelen.
Wat is het voordeel voor mij?
De winst zit verstopt in de onderhandelingsfase. Veel meetingmanagers slaan die fase over omdat het ongemakkelijk is en tijd kost. Gemiddeld zitten prijsreducties tussen de 10 en 15 procent. BCD Travel realiseert momenteel bij haar klanten een besparing van zo’n 20 procent.
Feiten
In Amerika bespaart men met meetingmanagement wel 30%. Het verschil: in Europa bedraagt het budget voor een meeting gemiddeld € 5000. In de VS is dat € 100.000.
20% van de transacties rondom meetings is goed voor 80% van de totale meetinguitgaven. Daarom is het belangrijk om deze grote transacties onder controle te krijgen. Door juist die meetings te automatiseren haal je dus de grootste winst.
De bedrijfsuitgaven voor meetings zijn vaak gelijk aan die voor zakenreizen.
Meer weten? Neem dan contact op met uw BCD Travel account manager.
