Dalle e-mail e dalle politiche di viaggio, ai fornitori e persino allo strumento di prenotazione online (OBT), sono molte le attenzioni da avere per costruire un travel program coerente e orientato alla DE&I.
Cominciamo con il significato di diversità, equità e inclusione nel settore dei viaggi aziendali:
Diversità: aumentare il numero di gruppi sottorappresentati tra i fornitori e partner dei servizi travel
Equità: migliorare la comunicazione e assicurarsi che sia disponibile in formati accessibili a tutti i dipendenti
Inclusione: garantire che le persone di ogni appartenenza culturale, etnica, religiosa, di genere e di orientamento sessuale, possano essere se stesse in modo autentico al lavoro e quando viaggiano per affari.
Quali sono le misure che potete adottare per incorporare ciascuno di questi componenti nelle comunicazioni interne sui viaggi di lavoro?
Affrontare la DE&I è particolarmente importante per il coinvolgimento dei viaggiatori, in termini di comunicazione interna e di risorse fornite. Quando i dipendenti si vedono rispecchiati e vedono le loro esigenze soddisfatte, si sentono sicuri, rispettati e connessi. È anche importante considerare la cultura e le preferenze dei dipendenti quando sono in viaggio.
La costruzione di una strategia di comunicazione di successo che tenga conto della DE&I non avviene dall’oggi al domani. È importante iniziare e capire che la vostra strategia continuerà ad adattarsi ed evolversi nel tempo.
Ci sono quattro aree chiave da affrontare quando si esamina il travel program da una prospettiva DE&I:
1.Analisi della situazione attuale:
La prima area su cui concentrarsi è il punto in cui la vostra organizzazione si trova attualmente con la sua strategia di DE&I. La vostra strategia di comunicazione interna incorpora già alcuni elementi di DE&I? Avete una task force o un gruppo dedicato alla DE&I?
2. Quali risorse utilizzerete?
È importante che la DE&I sia considerata in tutte le vostre comunicazioni interne. Dal modello di un’e-mail all’esperienza dell’utente nello strumento di prenotazione, dovete pensare ai vari canali che utilizzate per comunicare con i vostri viaggiatori. Molte volte si può semplicemente trovare materiale collaterale che deve essere aggiornato, mentre in altri casi si scopre una lacuna per cui è necessario creare nuove risorse. Esempi di questo tipo possono essere:
Creare versioni audio delle politiche di viaggio.
Sviluppare guide che aiutino i viaggiatori con background ed esigenze diverse a viaggiare in modo sicuro e confortevole.
Per esempio, con un cliente recente abbiamo sviluppato infografiche con consigli per i viaggiatori LGBTQ+ e per le donne, e stiamo attualmente lavorando a una guida con consigli per i viaggi accessibili. Queste risorse sono state pensate per essere utilizzate prima, durante e dopo i viaggi di lavoro. Stiamo anche creando risorse sulle norme culturali per sensibilizzare i viaggiatori che visitano determinate destinazioni. Naturalmente, anche queste sono accessibili in formato digitale.
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3. Verificare che i fornitori siano allineati alle politiche DE&I?
Un’altra area di attenzione fondamentale è quella di pensare ai vostri fornitori dal punto di vista della DE&I. I fornitori che utilizzate sono in linea con i vostri obiettivi e valori? È fondamentale valutare con chi state negoziando o stipulando un contratto per contribuire all’allineamento all’interno del vostro programma. Poi, comunicatelo ai vostri dipendenti. Aiutateli a capire perché avete scelto determinati fornitori preferenziali per sostenere i vostri sforzi di DE&I.
4. Come migliorare la tua travel policy?
In alcuni casi, le iniziative incentrate sulla DE&I possono essere affrontate nella vostra travel policy. Ad esempio, è possibile tenere conto delle condizioni mediche e delle esigenze dei dipendenti con diversi livelli di reddito. Ad esempio, per alcuni potrebbe essere difficile pagare una camera d’albergo con la propria carta di credito e dover aspettare un paio di mesi per essere rimborsati dall’azienda. Una volta apportate le modifiche, è importante creare un piano di comunicazione che informi i viaggiatori di questi aggiornamenti.
Con la DE&I in primo piano nella strategia del travel program, riuscirete a fidelizzare i viaggiatori al programma.
La cosa importante da ricordare è che sebbene si possa puntare a coprire diverse aree della DE&I, non esiste un approccio unico per tutti. I vostri viaggiatori avranno diverse esigenze da soddisfare in termini di disabilità, etnia, genere, orientamento sessuale e così via. Per questo motivo, man mano che le esigenze dei viaggiatori cambieranno, è fondamentale essere flessibili e accomodanti per dare la priorità al benessere dei dipendenti in viaggio.
Tratto dal blog di Advito: Improve traveler engagement with a DE&I-driven communications strategy
