Skift resaltó las tarjetas virtuales como ejemplo de solución digital que integra pagos, gestión de gastos y costos, y política de viajes. Se trata de una alternativa flexible que puede limitarse a un determinado número de usos y tiene un importe fijo de gasto. Los gestores de viajes también pueden establecer normas sobre su uso. Además, los datos se rastrean en tiempo real, los gastos pueden enviarse directamente a un sistema financiero y de gastos, y se reduce la cantidad de acciones necesarias por parte de los viajeros de negocios.
Hay consideraciones técnicas y prácticas para que todo funcione. En el ejemplo de Skift, algunas soluciones automatizadas consolidan todos los gastos y costos de viaje en un único método de pago, con un solo emisor. Pero esta no es una opción realista en programas con múltiples proveedores y socios para pagos.
«La gestión de gastos es un proceso reactivo», afirma Singh. «Además, existen diversos perfiles: VIP, veteranos de los viajes, viajeros poco frecuentes e, incluso, no empleados, y todos tienen diferentes requisitos. Eso plantea muchos retos para los administradores de viajes».
Las empresas deben evaluar qué funcionará mejor para ellas y sus viajeros y, a continuación, trabajar con su compañía de gestión de viajes y sus socios tecnológicos para desarrollarlo. La transformación de las dinámicas de pago de gastos y costos se producirá de forma constante, pero quizás no con rapidez.
«La digitalización de los viajes corporativos pasará por una transformación gradual que se irá perfilando a lo largo de los próximos años. Esta requerirá de formación y de la incorporación de usuarios iniciales», señala Singh. «Pero las nuevas soluciones aportan ya un enorme valor al sector: comerciantes; clientes; proveedores de servicios, como nosotros, y viajeros».
