Estas tarifas suelen ofrecer un descuento frente a las tarifas flexibles, generalmente alrededor del 10 % menos por noche. Aunque parezca marginal, en programas con cientos o miles de reservas, el ahorro escala con rapidez. Antes de hacer cambios, conviene evaluar si la decisión es adecuada para el programa.
La inclusión de tarifas no reembolsables requiere equilibrar ahorro y riesgo. Ayudan a reducir costos pero también pueden generar pérdidas si un viaje se cancela. Aun así, en muchos casos, el beneficio supera el riesgo, especialmente bajo ciertas condiciones.
Estas cinco preguntas ayudan a determinar cuándo y cómo incorporar tarifas no reembolsables en el programa de viajes:
- ¿Con cuánta anticipación se reservan los hoteles? Las tarifas no reembolsables funcionan bien para reservas realizadas pocos días antes del viaje. Datos de BCD muestran que solo el 5 % de las reservas hechas con tres días o menos de antelación se cancelan. Este bajo índice de cancelación representa un riesgo mínimo al priorizar este tipo de tarifa en ventanas de reserva cortas, con el beneficio adicional del ahorro.
- ¿Los costos hoteleros son altos o las estadías prolongadas? Cuanto mayor el gasto por noche, mayor el impacto del descuento. Una estadía de US$250 por noche durante varios días puede generar ahorros relevantes. Aplicar tarifas no reembolsables en establecimientos de alto costo o viajes largos puede marcar la diferencia en el presupuesto.
- ¿La mayoría de las reservas son por estadías cortas? Las estadías de una sola noche o breves también son una buena oportunidad. La pérdida económica ante una cancelación es limitada. Cancelar una noche de US$150 es más fácil de absorber que una estadía prolongada. En la mayoría de los casos, el viaje se realiza como estaba previsto y el ahorro se concreta.
- ¿Hay reservas propensas a cancelación? Conviene aplicar estas políticas con criterio. Cuando las reservas se hacen con mucha anticipación, o dependen de eventos inciertos, conviene mantener tarifas reembolsables. En esos casos, la flexibilidad evita pérdidas mayores.
- ¿Ya se reservaron vuelos no reembolsables? Si ya se optó por tarifas aéreas no reembolsables es probable que el viaje efectivamente ocurra. En ese contexto, complementar con una tarifa hotelera no reembolsable refuerza la estrategia de ahorro.
Involucrar a los grupos de interés internos
Antes de ajustar la política de tarifas es clave dialogar con finanzas y contabilidad. ¿Están dispuestos a asumir costos por cancelaciones? ¿Coinciden en los objetivos de ahorro? Presentar datos concretos permite alinear expectativas y evaluar beneficios y riesgos de forma clara.
Comunicar al equipo viajero
Una vez definidas las condiciones para aplicar tarifas no reembolsables es importante comunicarlo de forma clara. Es recomendable indicar cuándo se recomienda su uso y cuándo debe priorizarse la flexibilidad.
Correos, actualizaciones de política y mensajes en las herramientas de reserva ayudan a mantener a todos informados y tomar decisiones con confianza.
Las tarifas no reembolsables no aplican para todos los viajes pero, bien gestionadas, representan una oportunidad clara de ahorro para el programa.
¿Hace falta apoyo para definir dónde aplicarlas?
Contactar al program manager de BCD o a los expertos de Advito para evaluar oportunidades dentro del programa hotelero.
