Wie kann ich eine bessere Ausschreibung (RFP) für das Geschäftsreisemanagement erstellen?

Wie können Sie eine bessere TMC-Ausschreibung erstellen? Erfüllt Ihr RFP wirklich seine Aufgabe?

Schlüsselfaktoren für die Auswahl des richtigen TMC

Wollen Sie wirklich etwas ändern oder nur den Markt testen?
Verschwenden Sie keine Zeit mit einer Ausschreibung, wenn Sie eigentlich nur einen besseren Preis wollen. Setzen Sie einfach Ihren derzeitigen Anbieter mit einer jährlichen Preisüberprüfung unter Druck.
Beziehen Sie alle wichtigen Stakeholder mit in den Prozess ein, und helfen diese bei der Erstellung der Ausschreibung?
Eine kurze Liste der interessierten Gruppen sollte Folgende umfassen: Personalwesen, IT, Sicherheit, Recht, Betrieb und Beschaffung sowie Travel Manager und Vielreisende.
Können Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens präzise formulieren?
Zu viele Ausschreibungen sind eine Vorlage, die aus einer Branchenquelle entnommen wurde, und es wird kaum versucht, auf die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens einzugehen.
Verstehen Sie Ihre Reisenden?
Warum buchen sie abtrünnig und außerhalb Ihres aktuellen Programms? Wenn Sie sich nicht sicher sind, schicken Sie ihnen eine Umfrage und finden Sie es heraus – bevor Sie Ihre Ausschreibung veröffentlichen.
Sind Sie in der Lage, einen umfangreichen Angebotsprozess zu bewältigen?
Falls nicht, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Unternehmen zu beauftragen, das Sie bei der Erstellung der Dokumente, bei Besprechungen, Recherchen und Überprüfungen unterstützt.
Haben Sie Ihre Daten gründlich analysiert?
Stellen Sie allen Bietern granulare Transaktionsdaten zur Verfügung. Wenn Sie sich für einen anderen TMC entscheiden, müssen Sie sicherstellen, dass nicht nur Ihr bisheriger Anbieter über diese Art von umfassenden internen Kenntnissen verfügt.

Bei der Vorbereitung Ihrer Angebotsanfrage (RFP):

Ziele auflisten.

Wenn Sie allen Anbietern eine detaillierte Liste der Ziele zur Verfügung stellen, wird dies zu aussagekräftigeren Antworten und Zusagen seitens der Bieter führen.

Geben Sie Kriterien für die Bewertung an.

Wenn Sie eine Scorecard zur Bewertung von Lieferanten verwenden, ist es wichtig, die Bewertungskriterien nicht geheim zu halten. Geben Sie die Scorecard und die Gewichtung der Kategorien an alle Anbieter weiter, damit diese ein klares Verständnis davon haben, was Ihnen wichtig ist und welche Ziele Sie mit Ihrem Reiseprogramm verfolgen. Durch diese Transparenz erhalten Sie das am besten geeignete Angebot, das Ihre Anforderungen erfüllt.

Stellen Sie allen Anbietern Daten und andere relevante Informationen zur Verfügung.

Je mehr Informationen Sie jedoch über Ihre Reisekosten und -muster zur Verfügung stellen, desto aussagekräftiger wird das Angebot sein. Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre potenziellen Anbieter von denselben Grundlagen ausgehen, um unfaire Vorteile für den derzeitigen Anbieter zu vermeiden.

Wählen Sie Ihre Fragen sorgfältig aus.

Die Auswahl einer begrenzten Anzahl von Fragen zur Bewertung von TMCs ist effektiver als die Verwendung einer großen Anzahl irrelevanter Fragen. Standardvorlagen können zwar nützlich sein, um Ideen zu entwickeln, aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Fragen, die Sie den Anbietern stellen, aktuell und relevant sind. Viele der Fragen in diesen Vorlagen sind grundlegende Anforderungen, die die meisten TMCs bereits erfüllen sollten. Wenn Sie diese Fragen ausschließen, können Sie Zeit sparen und sich auf das konzentrieren, was für Ihr Reiseprogramm wirklich wichtig ist.

Bewertung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO).

Achten Sie darauf, dass Sie ein standardisiertes Preisformat verwenden und spezifische Richtlinien für die Preisgestaltung vorgeben (z. B. für Flugreisen: pro Transaktion oder pro Segment, oder für Bahnreisen: pro Transaktion oder pro Bahncoupon).
Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) jedes Anbieters und bitten Sie ihn, Ihre Einschätzung zu bestätigen. So vermeiden Sie unerwartete Probleme, die nach der Implementierung auftreten können.

Was ist ein RFI oder RFQ?

Die Abkürzung steht für Request for Information oder Request for Quotation. Dabei handelt es sich um einen kurzen Fragebogen, der von einem Reiseeinkäufer oder einem Beschaffungsteam ausgestellt wird und oft der erste Schritt bei der Bewertung von Anbietern ist. Dieser Fragebogen kann vor einem RFP (siehe unten) ausgegeben werden.

Was ist ein Managed Travel RFP?

Die Abkürzung steht für Request for Proposal. In der Geschäftsreiseindustrie wird dieses Dokument verwendet, um Informationen zu sammeln und potenzielle Travel Management-Unternehmen für die Beschaffung zu bewerten. Alte oder standardisierte RFP-Vorlagen sind zwar praktisch, aber nicht immer der beste Weg, um Informationen zu sammeln, die für das heutige Geschäftsreiseklima relevant sind. Überarbeiten und verfeinern Sie RFPs, um Fragen zu stellen, was heute möglich ist.

Was ist RFP-Bewertung?

Das RFP-Scoring, auch bekannt als Angebotsbewertung oder einfach als Scorecard, weist den Antworten eines Anbieters auf die Ausschreibung einen Zahlenwert zu. Die Weitergabe von Scorecards im Voraus scheint kontraproduktiv zu sein, aber das Gegenteil ist der Fall. Die Scorecard zeigt den Bietern, welche Bedürfnisse die Organisation hat. Sie können ihre Angebote verfeinern und die weniger nützlichen Informationen ausblenden. Alle Beteiligten sparen Zeit und Ressourcen, wenn Bieter, die feststellen, dass sie für die Erbringung von Dienstleistungen nicht am besten geeignet sind, sich aus dem Prozess zurückziehen.

Wer sind die Beteiligten an der Ausschreibung?

Die Personen, Teams und Abteilungen, die am TMC-Auswahlverfahren beteiligt sein sollten. Dies kann von der Beschaffung und der Personalabteilung bis hin zu Marketing, Kommunikation, Technologie und Buchhaltung reichen.

Was ist eine RFP?

Ein anderer Begriff für Ausschreibung oder Angebot. Es handelt sich um eine Aufforderung oder ein Angebot für einen Vertrag.

Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP?

RFI, RFQ und RFP sind drei wichtige Begriffe im Beschaffungsprozess für Reisemanagementleistungen. Ein RFI (Request for Information) wird verwendet, um Informationen über verfügbare Reisedienstleistungen zu sammeln und die nächsten Optionen für das Reisemanagement zu bewerten. Ein RFQ (Request for Quotation) ist ein formelles Dokument, das dazu dient, Angebote von potenziellen Anbietern für bestimmte Geschäftsreiseanforderungen einzuholen, z. B. für internationale Reisen oder Reisebestände. Ein RFP (Request for Proposal) ist ein detailliertes Dokument, das die aktuellen Anforderungen an das Reisemanagement umreißt, z. B. Software für das Reisemanagement und den Bedarf an Geschäftsreisen.

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