Se a sua política de viagens exclui as tarifas de hotel não reembolsáveis, pode estar deixando dinheiro na mesa. Estas tarifas têm normalmente um desconto em comparação com as suas equivalentes flexíveis, muitas vezes cerca de 10% menos por noite. Isto pode parecer pouco, mas em centenas ou milhares de reservas, as economias podem aumentar rapidamente. Mas antes de fazer a mudança, vale a pena perguntar: Será esta a decisão correta para o seu programa?
A decisão de incluir tarifas de hotel não reembolsáveis resume-se muitas vezes ao equilíbrio entre economia e risco. Embora estas tarifas ajudem a reduzir os custos, podem levar a valores irrecuperáveis se um viajante cancelar. Ainda assim, em muitos casos, a recompensa supera o risco – especialmente quando as condições são adequadas.
Seguem cinco perguntas para ajudá-lo a decidir onde e como incorporar as tarifas não reembolsáveis na sua política de viagens:
- A que distância da viagem seus viajantes reservam os hotéis? As tarifas não reembolsáveis são ótimas para reservas efetuadas a poucos dias da viagem. Os dados da BCD revelam que apenas 5% das reservas de hotel efetuadas três dias ou menos antes da viagem são canceladas. Essa baixa taxa de cancelamento significa que há um risco mínimo em orientar os viajantes para opções não reembolsáveis para essas janelas de reserva curtas – ao mesmo tempo em que se colhe a economia.
Por Mark Masuda, Senior Director of Sales, Hotel Solutions
- Os custos dos hotéis são elevados ou as estadias são longas? Quanto mais cara for a estadia, mais pode economizar. Se os seus viajantes estiverem reservando quartos por 250 dólares por noite durante quatro ou cinco dias, esse desconto de 10% pode rapidamente ter um impacto notável nos seus resultados. Considere a possibilidade de aplicar orientações sobre tarifas não reembolsáveis a propriedades de custo elevado ou viagens com estadias mais longas.
- A maioria das suas reservas são para estadias curtas? As estadias de uma só noite ou curtas em hotéis são outro bom caso de utilização. Porquê? Porque a perda financeira potencial é relativamente pequena. Um quarto cancelado de 150 dólares é mais fácil de absorver do que uma reserva de várias noites e, na grande maioria dos casos, a viagem ocorre como planejado, transformando a tarifa não reembolsável em uma economia real.
- Algumas reservas são mais suscetíveis de serem canceladas? Seja ponderado sobre quando e onde aplicar as políticas não reembolsáveis. Se as reservas forem efetuadas com muita antecedência ou se estiverem associadas a eventos voláteis ou a alterações de horários, poderá ser mais sensato manter as tarifas reembolsáveis. A flexibilidade neste caso pode evitar perdas maiores mais tarde.
- Os viajantes já estão reservando voos não reembolsáveis? Se o viajante está suficientemente confiante para reservar uma passagem aérea não reembolsável, então é muito provável que a viagem se realize. Isto faz com que reservar uma tarifa de hotel não reembolsável seja uma jogada inteligente para maximizar as economias.
Obter a adesão das partes interessadas
Antes de incluir as tarifas de hotel não reembolsáveis na sua política, inicie conversas com as partes interessadas internas, especialmente as equipes de finanças e contabilidade. Eles cobrirão os custos dos quartos cancelados? Estão de acordo com os seus objetivos de economia? Utilize exemplos e dados concretos para demonstrar as vantagens financeiras das tarifas não reembolsáveis, ao mesmo tempo que é transparente quanto às contrapartidas.
Envolva os seus viajantes
Depois de decidir onde as tarifas não reembolsáveis podem ter um impacto positivo no seu programa, não se esqueça de comunicar estas alterações aos seus viajantes. Deixe claro quando as reservas não reembolsáveis são apropriadas e quando a flexibilidade ainda tem prioridade. Utilize atualizações de e-mail, atualizações de políticas e mensagens na ferramenta para manter todos informados e confiantes nas suas escolhas de reserva.
As tarifas de hotel não reembolsáveis não são para todos os viajantes ou para todas as viagens – mas quando utilizadas estrategicamente, podem permitir economias significativas para o seu programa de viagens.
Quer ajuda para decidir onde as tarifas não reembolsáveis fazem mais sentido?
Fale com o seu Program Manager da BCD ou entre em contato cos nossos especialistas Advito para avaliar as oportunidades no seu programa hoteleiro.
