De herziene visumaanvraagprocedure van het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken kan leiden tot langere wachttijden en meer administratieve rompslomp voor internationale zakenreizigers. Vanaf 2 september 2025 moeten bijna alle aanvragers van een visum voor niet-immigranten een persoonlijk interview bijwonen op een Amerikaans consulaat.
Voorheen konden veel reizigers interviews overslaan via het zogenaamde “Dropbox Programma”. Onder de nieuwe regels is die optie grotendeels verdwenen, wat een terugkeer naar de traditionele persoonlijke procedure betekent.
Wat is er veranderd?
- Locatie interview is beperkt. Aanvragers van een niet-immigratievisum kunnen enkel een interview plannen in het land waarvan ze de nationaliteit bezitten of waar ze verblijven.
- De meeste interviews zijn nu verplicht. Aanvragers die voor de eerste keer een visum aanvragen en verlengers moeten persoonlijk verschijnen.
- Beperkte vrijstellingen blijven bestaan. Bepaalde diplomatieke, officiële en NAVO-visumcategorieën komen in aanmerking, net als sommige B-1/B-2 verlengingen als aan strikte voorwaarden wordt voldaan.
- Leeftijd is niet langer een vrijstelling. Aanvragers jonger dan 14 of ouder dan 79 kunnen nu verplicht worden om een interview af te leggen.
- Er gelden landspecifieke beperkingen. Burgers van meer dan 60 landen, waaronder Nigeria, Venezuela en Egypte, moeten een persoonlijk interview bijwonen, zonder de mogelijkheid om af te zien van een interview.
- Strengere afsprakenregels zijn van kracht. Visumafspraken kunnen maar één keer kosteloos worden verzet; voor het missen of verzetten van een afspraak moet opnieuw het volledige bedrag worden betaald.
- Visumgaranties kunnen van toepassing zijn. Voor sommige aanvragers kunnen consulaire ambtenaren een borg van US$5,000-$15,000 vragen, te betalen via DHS Form I-352 na het interview.
Waarom de wijzigingen in het Amerikaanse visum van belang zijn voor zakenreizen
Voor bedrijven en hun werknemers brengen de nieuwe regels extra tijd, kosten en planningsuitdagingen met zich mee:
- Langere doorlooptijden. Nu persoonlijke interviews verplicht zijn en er geen flexibiliteit is om een consulaat in een ander land te kiezen, moeten reizigers eerder beginnen met aanvragen dan voorheen.
- Druk op de planning. Als je een afspraak mist of een tweede keer moet verzetten, moet je de visumkosten terugbetalen.
- Meer administratieve rompslomp. Bedrijven moeten mogelijk meer documentatie bijhouden, beperkingen voor het verzetten van afspraken bijhouden en de aanwezigheid bij sollicitatiegesprekken van werknemers bijhouden.
- Extra reiskosten. In sommige landen moeten aanvragers lange afstanden afleggen of zelfs de grens oversteken om het dichtstbijzijnde Amerikaanse consulaat te bereiken.
Deze veranderingen komen bovenop andere verschuivingen in het Amerikaanse beleid, zoals visumobligaties en de Visa Integrity Fee die in 2026 van kracht wordt.
Hoe bedrijven zich moeten voorbereiden
Om verstoringen te beperken en projecten op schema te houden, moeten zakenreisprogramma’s
- Langere termijnen voor visumaanvragen inbouwen.
- Vroegtijdig met werknemerscommuniceren over nieuwe vereisten.
- Rekening houden met mogelijke vertragingen en kosten bij het plannen van vergaderingen en internationale opdrachten.
- Op de hoogte blijven van nieuwe vereisten.
De bovenstaande richtlijnen waren correct op het moment van publicatie, maar kunnen worden gewijzigd. Visumbeleid en -procedures kunnen per locatie verschillen en kunnen zonder kennisgeving worden bijgewerkt. Reizigers moeten de officiële website van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken raadplegen of contact opnemen met hun plaatselijke consulaat voor de meest actuele richtlijnen voordat ze een internationale reis plannen.