Hoewel het nog steeds belangrijk is om dekking te krijgen in markten met hoge volumes, komt de echte impact van verder kijken dan de basis. Jennifer Nicholas, Senior Director, Hotel Spend Management, voor ons Advito adviesbureau deelt haar mening over waar organisaties zich dit inkoopseizoen op zouden moeten richten.
Als bedrijven aan hotelsourcing denken, waarom zouden ze zich dan niet alleen op het laagste tarief moeten richten?
Jennifer Nicholas: Omdat het laagste tarief niet altijd de beste waarde betekent. Als je succes alleen afmeet aan de hand van prijs of volume, mis je kansen om het gedrag van reizigers en het gebruik van programma’s te beïnvloeden. Een sterkere strategie gaat over het in evenwicht brengen van kostenbesparingen met een positieve reizigerservaring. Dat creëert duurzame resultaten voor het bedrijf.
Hoe kunnen gegevens een hotelprogramma verbeteren?
Jennifer: Gegevens zijn het startpunt. Het vertelt je waar je reizigers boeken, waar ze de voorkeur aan geven en hoe de markten verschillen. Met dat inzicht kun je in de juiste steden inkopen, je aanpassen aan seizoenspieken en zelfs mogelijkheden voor share-shift identificeren. Zonder de juiste gegevens ben je aan het gissen. Met gegevens bouw je een programma dat de werkelijkheid weerspiegelt en reizigers merken het als het programma overeenkomt met hun behoeften.
Wat moeten bedrijven in gedachten houden tijdens de onderhandelingen?
Jennifer: Focus op wat echt waarde toevoegt voor je reizigers. Onderhandel niet over extraatjes alleen voor het uiterlijk. Bijvoorbeeld, als de meeste van uw Amerikaanse reizigers geen gebruik maken van hotelontbijt of parkeergelegenheid, kunt u misschien beter een lager tarief bedingen zonder deze extra’s. En onthoud: het tekenen van het contract is niet de eindstreep. Houd de prestaties het hele jaar door in de gaten. Hotels passen hun strategieën voortdurend aan en je programma moet met hen mee evolueren.
Waarom is de nauwkeurigheid van de inhoud zo belangrijk?
Jennifer: Zelfs de beste deals doen er niet toe als ze niet correct worden weergegeven in uw online booking tool. Nauwkeurige content is essentieel, zelfs de beste deals zullen er niet toe doen als reizigers ze niet kunnen vinden of vertrouwen in de boekingstool. Nauwkeurige, zichtbare tarieven en extraatjes zorgen voor naleving van het beleid, betere gegevens en een sterkere adoptie van het programma, wat leidt tot meer waarde bij toekomstige sourcing.
Hoe kan een reisbeleid hotelsourcing ondersteunen?
Jennifer: Een goed ontworpen beleid doet meer dan regels opstellen. Door medewerkers te sturen in de richting van voorkeurshotels en boekingskanalen, consolideer je uitgaven, verhoog je de compliance en versterk je je onderhandelingspositie. Maar het werkt alleen als het praktisch is en duidelijk gecommuniceerd wordt. Reizigers moeten het “waarom” begrijpen en je hebt flexibiliteit nodig voor echte uitzonderingen zoals een uitverkochte stad. Beleidsregels moeten worden behandeld als levende documenten en regelmatig worden bijgewerkt, zodat ze zowel je sourcingstrategie als de behoeften van je werknemers blijven ondersteunen.
Waar moeten bedrijven zich op richten als de sourcing eenmaal is afgerond?
Jennifer: Zie sourcing als het begin, niet het einde. Het reislandschap verandert voortdurend – wat een paar maanden geleden werkte, werkt vandaag misschien niet meer. Blijf optimaliseren. Let op verschuivingen in de markt, neem contact op met je reizigers en pas waar nodig aan. En onderschat de ervaring van de reiziger niet. Als werknemers het gemakkelijk vinden om voorkeurshotels te boeken, duidelijk de waarde zien van onderhandelde extraatjes en zich gesteund voelen, volgt de naleving vanzelf. Op dat moment ziet u zowel besparingen als tevredenheid.
Wat is de bottom line voor het opbouwen van een duurzaam hotelprogramma?
Jennifer: Slim hotel inkopen is een continu, data-gedreven proces. Het begint met het begrijpen van je reizigersvoetafdruk en eindigt met adoptie. Bedrijven die sourcing behandelen als een doorlopende strategie – niet als een eenmalige inkoopoefening – zien sterkere budgetten, betere leveranciersdeals en tevredener reizigers.
Dat is precies waar Advito Hotel Solutions om de hoek komt kijken: organisaties helpen de juiste markten te identificeren, prestaties te analyseren, doelgericht te onderhandelen en programma’s te ontwerpen die meetbare besparingen en een betere reizigerservaring opleveren.
Klaar om uw hotel sourcing strategie te versterken? Neem vandaag nog contact op met Advito om te beginnen.