Esta es una problemática bien conocida. La organización espera que los empleados reserven hoteles según la política de viajes y a través de las herramientas designadas. Sin embargo, muchos prefieren usar sus plataformas favoritas. Esto provoca el leakage hotelero (cuando se reservan habitaciones fuera de política) y genera problemas como costos elevados, posibles riesgos a la seguridad, viajeros insatisfechos, pérdida de poder de negociación y datos fragmentados.
Comprender las causas y cómo abordarlas es fundamental para optimizar el programa de viajes.
¿Qué riesgos conlleva reservar fuera de política?
Datos e inteligencia
Cuando los viajeros eligen canales no aprobados, la empresa pierde inteligencia valiosa para mejorar el programa. El volumen de reservas se reduce, afectando la capacidad de negociación con proveedores. Contar con datos completos permite a la TMC negociar mejores tarifas y condiciones.
Deber de protección
Se pierde visibilidad de los viajes. Las reservas por terceros pueden no cumplir normas de seguridad o PCI. En caso de emergencias, esto dificulta brindar asistencia. Consolidar datos de diversas fuentes también consume tiempo, un recurso crítico en crisis.
4 motivos por los que los viajeros reservan fuera del programa
- “Encuentro mejores precios y acumulo puntos”: prefieren plataformas conocidas pensando que obtendrán descuentos o beneficios de lealtad.
- “No sabía que existía una política de viajes”: muchos desconocen los acuerdos con la TMC o no fueron informados sobre las herramientas disponibles.
- “No hay supervisión, así que me evado”: ante faltas de control, el empleado cree que no hay consecuencias.
- “No trabajo directamente para la empresa”: invitados o visitantes a menudo ignoran o desconocen los procedimientos corporativos.
Ventajas de reservar dentro del programa
- Asistencia 24/7 ante cualquier imprevisto.
- Amplio contenido hotelero y tarifas competitivas a través de agregadores y cadenas.
- Beneficios de lealtad en cadenas como Marriott, Hilton e IHG.
- TripSource® permite buscar y reservar con guía de políticas y pagos integrados.
- BCD Pay simplifica la gestión de gastos.
Estrategias para fomentar la reserva dentro del programa
1. Sourcing inteligente y basado en datos
Integra contenido de TMCs, proveedores, emisores de tarjeta y otros orígenes. Aplica análisis de tarifas y disponibilidad del mercado para crear una hoja de ruta que mejore estratégicamente el programa hotelero.
2. Gestión dinámica del programa hotelero
Evalúa periódicamente el desempeño frente al mercado abierto. Asegúrate de que los acuerdos ofrecidos están disponibles y generan valor. Usa análisis para guiar ajustes oportunos que optimicen ahorros y reduzcan riesgos.
3. Ofrecer contenido atractivo y completo
Presenta a los viajeros el mismo contenido que encuentran en Booking o Expedia, pero dentro del canal corporativo. Una experiencia fluida y completa elimina fricciones y promueve la reserva interna.
4. Usar herramientas con experiencia amigable
Herramientas como TripSource® ofrecen una experiencia similar a las de consumo: imágenes profesionales, comparaciones claras y procesos sencillos desde cualquier dispositivo. Asegúrate de priorizar soluciones con interfaz intuitiva.
5. Conocer la ubicación de los viajeros
Contar con los datos de reservas aéreas y hoteleras en un solo lugar permite localizar a los viajeros en emergencias. Cuanto más centralizado esté el programa, más eficaz será la asistencia.
6. Involucrar activamente a los viajeros
No basta con ofrecer contenido. Es clave comunicarse. Advito puede ayudarte a diseñar estrategias para informar a los viajeros sobre cómo reservar dentro del programa: ahorro, seguridad y bienestar corporativo.
¿Querés ayuda para reducir las reservas fuera de política? Si sos cliente de BCD, contactá a tu program manager. Si no, consultanos aquí.
