Cuando los altos ejecutivos viajan, cada minuto cuenta. Sus agendas están repletas, sus expectativas son altas y sus necesidades son cualquier cosa menos ordinarias. En BCD Travel, las agentes de viajes VIP Janin Siebrecht y Claudia Egger aportan décadas de experiencia para ofrecer viajes definidos por la precisión, la proactividad y la personalización. Cada detalle se anticipa, cada reto se supera, para que los líderes más ocupados del mundo puedan centrarse en lo que más importa.
Servicio más allá de la reserva: Anticiparse a cada necesidad
Los servicios premium de BCD están diseñados para los viajeros que esperan más. En Europa, nuestros equipos VIP y VVIP hacen mucho más que reservar asientos de primera clase y hoteles de cinco estrellas. Organizan viajes completos de principio a fin para ejecutivos, miembros de consejos de administración y otros viajeros VIP.
«Los clientes VIP quieren la forma más rápida y eficaz de llegar de A a B», explica Janin, consultor afincado en Alemania. «No quieren miles de opciones: quieren la mejor solución entregada rápidamente y sin complicaciones».
Eso significa dar prioridad a los vuelos directos, las conexiones fluidas, los alojamientos flexibles y los servicios que superen constantemente las expectativas.
«Hay que ser muy flexible», añade Claudia, de Suiza. «Una vez me llamó un viajero de Hong Kong que necesitaba un visado australiano con sólo 45 minutos de antelación a su vuelo de conexión. No preguntes cómo, pero lo conseguimos». Estas peticiones de última hora son habituales: se trata de saber actuar rápido y encontrar soluciones, por compleja que sea la situación.»
Servicio proactivo: Resolver los problemas antes de que surjan
La proactividad es un sello distintivo de la experiencia VIP en BCD. «Si un cliente llega a Asia a las 7 de la mañana, comprobamos si es posible un check-in anticipado o incluso reservamos proactivamente una noche extra para que puedan ir directamente a su habitación», dice Janin. «No esperamos a que se den cuenta de un posible problema: lo detectamos primero y ofrecemos soluciones».
Quién es quién en los viajes VIP
- VIP (Very Important Person): Altos ejecutivos, miembros de consejos de administración o clientes que requieren un servicio elevado y atención al detalle.
- VVIP (Very Very Important Person): Los viajeros de más alto perfil -líderes de la C-suite o figuras públicas- cuyos viajes exigen mayor privacidad, seguridad y precisión.
Claudia está de acuerdo: «Las huelgas, el tiempo y otros acontecimientos pueden tener un impacto directo en los planes de viaje. Hay que estar informado y preparado para aconsejar alternativas antes incluso de que el viajero sea consciente de que hay un problema».
La personalización en el centro del servicio VIP
Aunque algunos clientes VIP tienen un agente dedicado, la mayoría cuentan con el apoyo de equipos que gestionan varios ejecutivos con políticas y preferencias de viaje distintas.
Janin y Claudia mantienen manuales de servicio detallados para garantizar la coherencia y la personalización. «Nuestros manuales especifican lo que quiere cada viajero, desde las preferencias de asiento hasta las comodidades del hotel», dice Janin. «Cuando recibes un correo electrónico, puedes consultarlo y saber exactamente lo que necesitan».
Claudia añade: «A los asistentes no les gusta repetir información. Una vez que se comparte una preferencia, la recordamos y la aplicamos a cada reserva futura. También lo documentamos para que todos los compañeros puedan ofrecer el mismo nivel de servicio».
Calma bajo presión: rapidez y fiabilidad
Los viajes VIP son rápidos e impredecibles. Los agentes deben gestionar cambios de reserva urgentes, cambios de última hora e interrupciones imprevistas, a menudo fuera del horario habitual.
«Hay que mantener la calma y la concentración, incluso cuando los viajeros están atrapados en algún sitio y el tiempo apremia», dice Janin.
Claudia está de acuerdo: «Nunca hay que ponerse nervioso, ni siquiera cuando los asistentes están estresados o tienen prisa. Tienes que hacerles sentir que pueden confiar en ti al 200%».
El trabajo en equipo marca la diferencia
Detrás de todo viaje VIP de éxito hay un equipo que comparte conocimientos y se apoya mutuamente.
«Nos ayudamos mutuamente», dice Claudia. «Si tienes un problema, envías un mensaje a tus compañeros: siempre hay alguien dispuesto a ayudarte. Se crea un ambiente muy positivo».
Janin comparte esta opinión: «Todo el mundo es amable, simpático y está dispuesto a ayudar. Esa ha sido mi experiencia a lo largo de los años».
Las habilidades que más importan
¿Qué se necesita para prosperar como agente de viajes VIP en BCD? Para Janin y Claudia, es una mezcla de experiencia, mentalidad y corazón.
- Anticipación y proactividad: «Hay que anticiparse y proponer soluciones antes de que surjan los problemas», dice Claudia.
- Atención al detalle: «El objetivo es no cometer errores», subraya Janin.
- Calma bajo presión: «No hay que dejarse llevar por el estrés, ni siquiera en situaciones urgentes», aconseja Claudia.
- Flexibilidad: «Estar dispuesto a trabajar fuera de horario para conseguirlo», dice Janin.
- Empatía y comunicación: «Adáptate a cada personalidad y necesidad», añade Claudia.
El resultado: Viajes fluidos para líderes ocupados
Para los clientes VIP de BCD, tener un agente dedicado significa tranquilidad. Disfrutan de experiencias de viaje eficientes, personalizadas y sin preocupaciones, respaldadas por la experiencia y el compromiso de profesionales que se preocupan profundamente por lo que hacen.
«No quiero trabajar en ningún otro sitio», dice Claudia. «La flexibilidad, el trabajo en equipo y el impacto que tenemos hacen que todo merezca la pena».
Janin está de acuerdo: «Me encanta reservar viajes y cuidar de nuestros viajeros. Es increíblemente gratificante».
Cómo reservar viajes VIP como un profesional
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En Norteamérica: Elite 24
Mientras que los servicios VIP y VVIP de BCD son exclusivos de Europa, nuestro equipo Elite 24 ofrece asistencia personalizada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para viajeros selectos en Norteamérica. Estos asesores Elite 24 compartidos o dedicados proporcionan asistencia durante el horario de oficina, con seguimiento previo al viaje desde el día del viaje hasta la llegada. Los consultores Elite 24 designados ofrecen asistencia fuera del horario de oficina.
Los equipos de Elite 24, que prestan servicio a ejecutivos de alto nivel, miembros de consejos de administración y otros viajeros clave en Estados Unidos y Canadá, conocen las preferencias de cada cliente y se anticipan a sus necesidades. Los niveles de servicio están respaldados por estándares firmes: El 90% de las llamadas se contestan en menos de 20 segundos y los correos electrónicos en menos de dos horas.
Los servicios VIP, VVIP y Elite 24 de BCD marcan la pauta en atención al viajero de primera calidad, ofreciendo precisión, discreción y tranquilidad desde Zúrich a Nueva York.
