10 MEDIDAS PARA RESPONDER ÀS TENDÊNCIAS DE VIAGENS CORPORATIVAS EM 2022

A BCD Travel, lançou recentemente o relatório Business Travel Trends for 2022, que detalha as oito principais tendências que gerentes de viagens e profissionais de compras podem esperar para esse ano. Embora o relatório completo possa ser lido aqui, eu queria descrever 10 ações que podem ser tomadas pelas empresas para abordar essas tendências hoje e no futuro.

Jorge Cruz
EVP, Global Sales and Marketing

 

  1. Defina claramente o que é uma viagem corporativa necessária

No ambiente atual, os gerentes de viagens estão sob mais pressão do que nunca para medir o valor da viagem, demonstrar a qualidade de seu resultado e provar aos stakeholders internos que vale a pena tal investimento. A chave não é simplesmente reduzir os gastos com viagens – embora algumas empresas possam querer fazer isso – mas aumentar a eficácia dessa viagem.

  1. Avalie a eficácia das reuniões virtuais e presenciais

A maioria de nós usou exaustivamente o Zoom, ou similar, nos últimos dois anos. Enquanto reuniões virtuais e trabalho remoto, nitidamente, chegaram para ficar, eles possuem suas fraquezas – uma delas é que esse não é o melhor meio firmar relacionamentos. Estabelecer orientações para quais atividades são apropriadas (e quais não são) para configurações virtuais ajudará a conduzir reuniões mais eficazes.

  1. Explore maneiras de reduzir a emissão de carbono do seu programa de viagens

Considere trabalhar com fornecedores parceiros para reduzir o impacto ambiental. Por exemplo, a consultoria global Deloitte fechou acordos com a American Airlines e a Delta Air Lines para comprar combustível de aviação sustentável para parte de suas viagens corporativas. Você pode ajustar os documentos de RFP enviados aos fornecedores para exigir compromissos de sustentabilidade e detalhes sobre o progresso em direção às metas de sustentabilidade. A metodologia de cálculo GATE4 da Advito pode ajudar a gerar relatórios precisos de emissões de carbono de voos, hotel, trem e carro, permitindo que você defina e alcance suas próprias metas de sustentabilidade.

  1. Consolide suas políticas de trabalho remoto

O trabalho remoto já é uma prática bem estabelecida em muitas empresas. Com novas tecnologias e mudanças sociais, assumiu novas formas, incluindo trabalhadores híbridos e “nômades digitais”. Embora as empresas estejam sob pressão para permitir acordos de trabalho flexíveis, poucas organizações atualmente têm uma política oficial para esse novo tipo de trabalho, apesar dos riscos legais e regulatórios e das possíveis armadilhas fiscais. Não existe uma solução universal, mas você precisa esclarecer todas as formas de trabalho remoto e ajustar sua política para manter sua empresa e seus funcionários seguros.

  1. Analise os volumes de viagens e ajuste os contratos com fornecedores conforme necessário

Vários fatores – o aumento do populismo político, mudanças nos valores do consumidor, preocupações com as emissões de carbono, além dos custos crescentes e problemas da cadeia de suprimentos, associados à pandemia – estão levando as empresas a mudar para uma abordagem diversificada na forma como gerenciam o fornecimento, a produção e o consumo. Essas mudanças provavelmente também mudarão os padrões das viagens corporativas. Se ainda não o fez, agora é a hora de analisar os gastos com viagens da sua empresa e rever os acordos com fornecedores.

  1. Garanta que suas ferramentas de gerenciamento de risco atendam às necessidades da sua empresa

Proteger os funcionários que trabalham remotamente requer a colaboração de vários stakeholders, do RH às compras, e comunicações corporativas até o C-suite. Se sua empresa adotou uma política de trabalho remoto, uma revisão completa e interdepartamental das ferramentas de gerenciamento de risco fornecidas por seus parceiros de viagens ajudará a garantir que todos os funcionários, independentemente de sua localização, sejam cobertos e apoiados.

  1. Aborde a privacidade e a segurança dos dados com seus fornecedores de viagens

A mudança para um trabalho mais remoto aumentou o risco de crimes cibernéticos. Os funcionários estão acessando cada vez mais os sistemas da empresa usando dispositivos mais vulneráveis a ataques. Se você ainda não abordou a segurança cibernética e a privacidade de dados durante a etapa de RFI (solicitação de informações) do processo de licitação com sua(s) TMC(s), agora é a hora de perguntar sobre sua abordagem e/ou atualizar sua documentação para incluí-la em o processo de licitação.

  1. Ofereça uma atualização de segurança cibernética aos viajantes

Em empresas de todos os portes, o funcionário geralmente é o ponto mais fraco nas defesas de segurança cibernética. Você pode minimizar esse risco garantindo que os viajantes recebam treinamento de segurança adequado, estejam cientes das táticas dos hackers e estejam sujeitos a políticas rígidas de usuário. Descrevemos seis ações simples em nosso relatório, que os viajantes podem tomar para evitar fraudes cibernéticas, não apenas em viagens corporativas, mas também em suas vidas cotidianas.

  1. Assegurar suporte adequado para viagens internacionais

Pós-COVID, os viajantes acharão as viagens internacionais mais complicadas do que antes e precisarão de suporte extra dos gerentes de viagens para navegar nessa nova complexidade. Requisitos de vacinação, passes de saúde digitais e desenvolvimentos geopolíticos – como a saída do Reino Unido da União Europeia (UE) – exigirão monitoramento cuidadoso e atualização frequente de seus fornecedores de viagens. Para ajudar a manter seus viajantes seguros e informados, aconselhe-os a visitar o COVID-19 Info Hub, com informações em tempo real sobre regras, leis e procedimentos de viagem em constante mudança.

  1. Explorar e implementar soluções baseadas em fintech

Há muitas inovações surgindo em pagamentos e despesas. Novas soluções podem gerenciar pagamentos, faturas e recibos de forma transparente durante uma viagem e, em seguida, automatizar os processos de revisão, reconciliação e auditoria. Os viajantes podem não precisar mais fazer pagamentos ou reivindicar despesas durante ou após uma viagem corporativa. Os gerentes de viagens terão mais controle sobre o pagamento de viagens, reuniões e eventos. Certifique-se de entrar em contato com sua TMC, para garantir que sua empresa esteja aproveitando o que há de “mais recente e melhor” neste quesito.

A pandemia da COVID-19 dominou nossas vidas nos últimos dois anos e a disseminação de novas variantes pode continuar. No entanto, estou otimista de que estamos nos aproximando de lidar com essa crise – mesmo que isso signifique simplesmente aprender a viver com a COVID-19 (uma posição que muitos países estão adotando agora).

À medida que esperamos um ano com mais viagens, tomar algumas das ações recomendadas acima ajudará sua empresa a retomar o processo da forma mais tranquila possível.

Acompanharemos os movimentos do setor descritos em nosso relatório Business Travel Trends for 2022 nos próximos 12 meses. Certifique-se de manter-se atualizado sobre as últimas novidades da BCD Travel assinando nossa newsletter.

 

 

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