Os cartões virtuais podem ajudar a mudar a forma como os viajantes pagam as suas viagens – mas quem não conhece este tipo de pagamento tem certamente algumas dúvidas. Ajudamos a explicar os conceitos básicos com um novo vídeo e recursos na nossaPrinciples of Payment library. Obtenha respostas às perguntas mais comuns sobre como funcionam, porque devem fazer parte do seu conjunto de pagamentos e como convencer os viajantes de que vão gostar deles.
O que são cartões virtuais?
Um cartão virtual é um método de pagamento digital associado a uma transação, viagem ou viajante específico. Ao contrário dos cartões de crédito corporativos tradicionais, os cartões virtuais não têm uma forma física. Em vez disso, existem eletronicamente e são normalmente emitidos para um determinado montante, intervalo de datas e finalidade – como o pagamento de uma estadia em um hotel ou de uma passagem aérea.
Porque é que os viajantes devem utilizar cartões virtuais em viagens de negócios?
Os cartões virtuais simplificam os pagamentos, aumentam a segurança e agilizam o controle das despesas. Veja os benefícios:
- Prevenção de fraudes– Cada cartão virtual é único e só pode ser utilizado para a transação que lhe foi atribuída, reduzindo o risco de cobranças não autorizadas.
- Melhor controle– Os gestores de viagens podem definir limites sobre quanto pode ser gasto, onde e com que finalidade – ajudando a evitar despesas fora da política.
- Reconciliação simplificada– Uma vez que os cartões virtuais estão ligados a reservas específicas, é mais fácil fazer corresponder os pagamentos às despesas, reduzindo o trabalho manual das equipas financeiras.
- Sem custos diretos– Os viajantes não têm de utilizar os seus cartões pessoais e esperar pelo reembolso.
3 formas de fazer com que os fornecedores e os viajantes de negócios aceitem cartões virtuais
Nem todos os fornecedores de viagens aceitam cartões virtuais automaticamente, mas com a abordagem correta, pode maximizar a aceitação e criar uma experiência perfeita para os viajantes. Veja como:
- Integre os cartões virtuais nas suas ferramentas de reserva. Trabalhe com a sua empresa de gestão de viagens (TMC) para ativar as opções de cartões virtuais nas ferramentas de reserva online (OBTs) e nas reservas offline. Quanto mais simples for o processo, maior será a taxa de adoção.
- Comunique-se com viajantes e fornecedores. Uma comunicação clara é fundamental. Certifique-se de que os viajantes compreendem como funcionam os cartões virtuais e o que esperar no check-in. Da mesma forma, informe os fornecedores, especialmente os hotéis, para que estejam preparados para processar corretamente os pagamentos com cartão virtual.
- Tenha um plano de reserva. Uma vez que a aceitação de cartões virtuais depende do fornecedor, é essencial estabelecer um plano de pagamento de reserva. Os viajantes devem telefonar para o hotel antes do check-in? Devem levar consigo um cartão corporativo físico como alternativa? Defina o seu processo para evitar interrupções.
5 razões pelas quais os viajantes de negócios podem pensar que odeiam os cartões virtuais – mas na verdade não odeiam
Se perguntar aos viajantes corporativos sobre cartões virtuais poderá ouvir frustrações sobre pagamentos recusados ou processos confusos. Mas há uma coisa: a maior parte disso é apenas desinformação. Os viajantes em negócios não desgostam dos cartões virtuais; apenas não sabem o quanto os devem apreciar.
1.“Os hotéis nunca os aceitam”.
Isto costumava ser um desafio, mas os tempos mudaram. Atualmente, muitas cadeias de hotéis reconhecem e preferem os cartões virtuais porque reduzem a fraude e simplificam os pagamentos. Um programa bem gerido garante que os hotéis recebem instruções de pagamento claras, tornando os check-ins mais fáceis.
2.“Nunca tenho acesso aos detalhes do cartão.”
Ao contrário dos cartões físicos, os cartões virtuais são concebidos para funcionar nos bastidores. Mas isso não significa que os viajantes de negócios sejam deixados no escuro. Muitos apps de viagem e ferramentas de despesas apresentam os detalhes do cartão virtual de forma segura, para que possam ser acessados sempre que necessário – sem o risco de perder um cartão físico.
3.“São um incômodo quando os planos mudam.”
Na verdade, os cartões virtuais oferecem mais flexibilidade do que os cartões tradicionais. Os gestores de viagens podem ajustar os limites de despesas, evitando os atrasos de espera pela chegada de um cartão de substituição.
4.“Os relatórios de despesas continuam a ser uma chatice.”
Já não é. As transações com cartões virtuais são automaticamente combinadas com os dados da viagem, reduzindo a necessidade de carregar manualmente os recibos e tornando o reembolso mais rápido e fácil.
5.“Utilizar cartões virtuais significa perder prémios pessoais.”
Embora os cartões pessoais possam oferecer vantagens como milhas ou reembolsos, os cartões virtuais eliminam as despesas diretas e a espera pelo reembolso. Além disso, muitas empresas reinvestem as economias dos programas de cartões virtuais em benefícios para os viajantes, pelo que continuam a ganhar a longo prazo.
Começar a utilizar os cartões virtuais
Um programa de cartões virtuais bem sucedido requer um planejamento cuidadoso. Considere:
- Integrações tecnológicas– Certifique-se de que o seu parceiro bancário, TMC e ferramentas de reserva suportam cartões virtuais. Trabalhe com o departamento financeiro para determinar quais os dados que devem ser mapeados para controle e reconciliação.
- Atualizações de políticas– Defina como os cartões virtuais se enquadram na sua política de viagens. Os viajantes continuarão a ter de apresentar despesas? Que tipos de despesas serão permitidos?
- Estratégia de implementação– Decida se os cartões virtuais serão implementados por fases, por exemplo, primeiro para viagens de não funcionários, ou se serão lançados em toda a empresa desde o início.
Interessado em saber mais? Consulte a Principles of Payment series para ver um vídeo de introdução e artigos sobre:
- Ferramentas e dicas de aceitação
- Considerações e dependências
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