Aiutare i dipendenti ad approcciarsi alla virtual collaboration

Cambiare mentalità riguardo alla necessità delle riunioni face-to-face è fondamentale.

Sostituire alcune trasferte di lavoro con la virtual collaboration può far risparmiare nella spesa travel, tagliare le emissioni di diossido di carbonio e ridurre lo stress dei viaggiatori. Ma per i dipendenti può diventare una sfida determinare se è meglio viaggiare per lavoro oppure utilizzare gli strumenti che offre la tecnologia per lavorare in maniera collaborativa anche a distanza. Ecco di seguito alcuni modi per i quali i corporate travel program possono aiutare:

Crea una matrice. In teoria, il modo ideale di agire includerebbe un algoritmo del tipo “Dovrei andare o dovrei restare?” – una matrice chiara e basata su regole prestabilite per aiutare i dipendenti a decidere se effettuare un meeting di persona o tramite la tecnologia virtuale. Un semplice esempio sarebbe indurre i propri team che attualmente si ritrovano una volta al mese ad incontrarsi faccia a faccia due volte l’anno e connettersi virtualmente 10 volte.

Incoraggia i dubbi. Per fare in modo che i potenziali viaggiatori pensino ad alternative rispetto alla trasferta prima della prenotazione, proponi loro delle domande per valutare tutte le possibilità. Ecco alcuni esempi:

  • Quante volte viaggio verso queste destinazione? Potrei ridurre la frequenza delle mie trasferte?
  • Quante persone dell’azienda stanno viaggiando? Potremmo viaggiare in meno?
  • Cosa si ottiene attraverso questi meeting faccia a faccia che non può essere raggiunto attraverso altre possibilità?
  • Chi sto andando ad incontrare? È un cliente o un collega con cui potrei facilmente collaborare attraverso la tecnologia virtuale senza danneggiare la nostra relazione?
  • Quali sono i costi finanziari, ambientali e produttivi? Sono giustificabili le spese, le emissioni e il tempo dedicato agli incontri di persona?

I benefici della virtual collaboration sono interessanti, soprattutto come una componente della strategia di total collaboration management che si integra con il corporate travel. Ma molte aziende sono ancora in fase di sperimentazione della virtual collaboration. Al momento, il cambiamento di mentalità riguardo alla necessità di certe riunioni face-to-face è tanto importante quanto il cambiamento dei processi.

Vuoi saperne di più? Scarica Virtual Collaboration: Enhancing Your Travel Program, un white paper e un’infografica di Advito. E approfondisci gli studi di Advito sul traveler engagement e sul total collaboration management – entrambi focalizzati sull’allineamento degli obiettivi di business con i bisogni dei dipendenti.

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