Siamo sempre più propensi all’idea di incontrarci virtualmente. La tecnologia che lo permette è migliorata notevolmente negli ultimi anni, e utilizzare gli strumenti video online per chattare con gli amici e la famiglia è ora un’abitudine. Siamo pronti per traslare la virtual collaboration nelle nostre attività lavorative quotidiane.
Le aziende stanno realizzando i benefici potenziali di una strategia di total collaboration management che include la virtual collaboration. Stanno considerando come i dipendenti stiano già collaborando virtualmente; calcolando quanto spendono in riunioni face-to-face; e soppesando se un cambiamento di rotta verso un maggior utilizzo di meeting virtuali possa allinearsi con i propri obiettivi aziendali. Una volta che le aziende hanno completato le proprie analisi e scoperto che la virtual collaboration potrebbe ben adattarsi alle proprie esigenze, necessitano la costruzione di business case per realizzare effettivamente il cambiamento.
La società di consulenza sul business travel Advito sostiene che i travel manager dovrebbero prendere l’iniziativa nel plasmare la strategia di virtual collaboration dell’azienda perché è una naturale estensione del corporate travel program. In un white paper che approfondisce come la virtual collaboration possa migliorare il business travel, Advito consiglia i travel manager su come realizzare un business case per la virtual collaboration. Di seguito alcuni punti chiave:
Non chiedere investimenti immediati nella tecnologia di virtual collaboration. Invece, presenta i benefici potenziali e ottieni il permesso per ricercare approfonditamente le opportunità, come per un progetto formale.
Non sovrastimare il potenziale. Sii onesto circa i limiti della virtual collaboration. Per esempio, gli strumenti virtuali non sostituiranno le vendite legate al travel e le attività di post-vendita.
Quantifica i risparmi, compreso il contenimento dei costi. I progetti che offrono un ritorno diretto sull’investimento hanno decisamente una maggior probabilità di essere approvati dal management. Se la virtual collaboration sostituisce una trasferta, allora è evidente che possa rappresentare un risparmio finanziario. Dopotutto, il costo della tecnologia di virtual collaboration potrebbe essere coperto dal mancato costo di una trasferta di lavoro di lungo raggio. Ma è più difficile mostrare che qualcosa è stato evitato. Come puoi provare che qualcosa stava per succedere, ma non è successo?
Un modo c’è, sostiene Advito. Tieni traccia del motivo della trasferta per ogni viaggio per un periodo di tempo – preferibilmente sei mesi o più. In seguito, focalizzati sulla Top 10 delle destinazioni raggiunte dai dipendenti per riunioni interne, che offre il potenziale maggiore per un cambiamento verso la tecnologia virtuale. Infine, usa questa informazione per calcolare il ROI potenziale per convertire una parte di queste riunioni interne frequenti da fisiche a virtuali.
Spiega la tua strategia di coinvolgimento dei dipendenti. Il ROI non può essere raggiunto se nessuno usa la tecnologia di virtual collaboration che la tua azienda mette a disposizione. Ecco dove le aziende hanno faticato con gli strumenti di virtual collaboration in passato. Perciò, il tuo business case necessita di spiegare il motivo per cui l’attuale tecnologia è migliore e più “friendly” per gli utilizzatori, ed è necessario includerlo nella tua strategia per aiutare i dipendenti a comprendere i benefici dell’utilizzo della virtual collaboration. Evitando alcune trasferte, avranno più tempo per completare le proprie attività e, conseguentemente, più tempo da trascorrere con le proprie famiglie.
La virtual collaboration può aiutare gli impiegati a ridurre lo stress e allo stesso tempo generare risparmi per l’azienda. Avere un piano per come presenterai questo ai dipendenti ti aiuterà a vendere la virtual collaboration al tuo management.
Una volta realizzato il business case per la virtual collaboration, è tempo di considerare come otterrai la tecnologia per rendere operativo tutto ciò. Le avanzate strategie di acquisizione nel white paper di Advito assicureranno alla tua azienda strumenti di collaborazione affidabili e user-friendly che si adattino ai bisogni dei dipendenti e al tuo budget aziendale.
Vuoi saperne di più? Scarica Virtual Collaboration: Enhancing Your Travel Program, un white paper e un’infografica di Advito.
