Finanças e RH são os principais stakeholders dos Travel Managers

As funções dos Travel Managers continuam a mudar, pois agora trabalham regularmente com outros departamentos da organização.

As funções dos Travel Managers continuam a mudar, pois agora trabalham regularmente com outros departamentos da organização. Suas responsabilidades vão além de apenas reservar viagens; muitos são responsáveis pelas principais funções relacionadas ao risco. Uma nova pesquisa da GBTA em parceria com a BCD Travel examina as principais perguntas sobre a colaboração dos Gerentes de Viagens, incluindo:

  • Quais responsabilidades os gerentes de viagens compartilham com as partes internas interessadas?
  • Os gerentes de viagens atuam em comitês interdepartamentais ou grupos de trabalho? O que esses grupos abordam?
  • Com que frequência os programas de viagens compartilham dados com as partes internas interessadas e quais métricas compartilham?

” Essa pesquisa claramente mostra o importante papel dos gerentes de viagens e como eles estão se conectando com os mais altos níveis de liderança corporativa”, disse Scott Solombrino, o diretor executivo e COO da GBTA. “Seus papéis e conjunto de habilidades continuam a evoluir e são vitais para o sucesso geral de suas empresas.”

Entendendo o engajamento das partes interessadas com o programa de viagens

Principais conclusões

Stakeholders mais importantes para gerentes de viagens

Os gerentes de viagens colaboram amplamente com colegas de contabilidade financeira (79%), recursos humanos (66%), gerenciamento de riscos de segurança (63%), C-level (61%) e jurídico/compliance (59%).

Colaboração entre departamentos

Mais de dois terços dos gerentes de viagens ao redor do mundo (68%) dizem que eles ou alguém de seu departamento atua em uma força-tarefa, comitê ou grupo de trabalho entre departamentos. Quando atuam nesse comitê, geralmente dizem que o mesmo aborda políticas de viagens (84%), políticas de despesas (70%), gerenciamento de riscos/segurança (66%) e tecnologia (48%).

Motorista ou copiloto?

As responsabilidades dos gerentes de viagens se sobrepõem às de outras partes interessadas. Em alguns casos, eles desempenham mais um papel de apoio.

“Sempre ficou claro para aqueles que trabalham no setor de viagens corporativas que os gerentes de viagens agregam um valor estratégico significativo em apoio às metas subjacentes de suas organizações”, disse Miriam Moscovici, Diretora Dênior de Pesquisa e Inovação Corporativa da BCD Travel. “Os resultados da nossa pesquisa sugerem que, ao se envolver de maneira mais robusta com os stakeholders, os gerentes de viagens podem demostrar seu valor para toda empresa empresas”.

Decidir sobre o gerenciamento de riscos de viagens

Um número surpreendentemente alto de departamentos de viagens possui as principais funções relacionadas a riscos. Mais da metade dos participantes (58%) afirma que seu departamento de viagens é o principal proprietário da seleção dos fornecedores de gerenciamento de riscos de viagens (TRM) de sua empresa e quase metade diz que o departamento de viagens é o principal proprietário da comunicação com os viajantes em caso de emergência (48%) ou do desenvolvimento da política TRM (43%).

Tomar decisões de pagamento para viagens corporativas

Muitos departamentos de viagens tomam decisões de pagamento. Mais da metade dos entrevistados (55%) afirma que o departamento de viagens é o principal proprietário da seleção de provedores de pagamento para viagens.

Suporte ao gerenciamento de despesas

A maioria dos gerentes de viagens estão envolvidos no gerenciamento de despesas, mas normalmente em um papel de suporte. Menos da metade dos departamentos de viagens é o principal proprietário da decisão de políticas de despesas para viagens (43%), seleção de suas ferramentas de gerenciamento de despesas (38%) ou configuração da ferramenta de gerenciamento de despesas (33%).

Compartilhando dados com as partes interessadas em viagens corporativas

Gerentes de viagens compartilham dados com alguns stakeholders, mas não com todos. A maioria “frequentemente” ou “regularmente” compartilha dados ou relatórios com finanças/contabilidade (70%), C-level (66%) e gerenciamento de segurança/risco (50%). No entanto, menos gerentes de viagens compartilham dados com recursos humanos (39%) e vendas (30%), mesmo que esses stakeholders tomem importantes decisões de viagem. Os programas de viagens podem não ter métricas relevantes para compartilhar com esses stakeholders.

A pesquisa GBTA

Um total de 347 entrevistados, incluindo contatos GBTA e clientes BCD, completaram a pesquisa online. Desses, 163 entrevistados eram da América do Norte; 81 eram da Europa; 56 eram da Ásia-Pacífico; e 47 eram da América Latina. Entrevistas detalhadas foram realizadas com gerentes de viagens e uma variedade de stakeholders de diferentes departamentos, incluindo finanças/ contabilidade, recursos humanos, segurança/ gerenciamento de riscos e vendas.

Deseja saber mais sobre a parceria com o RH?

Faça o download do relatório Inform “Um plano para gerentes de viagem: parceria com RH” para listas de verificação, dicas e estratégias que ajudarão seu programa de viagens corporativo a construir uma parceria mais forte com RH

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