6 errori da principianti che possono rovinare un viaggio di lavoro

L’importanza di una pianificazione accurata è fondamentale per i viaggiatori d’affari, specialmente quando si tratta di destinazioni nuove o sconosciute. Piccoli (o grandi) errori possono trasformare un viaggio da un successo a una vera e propria sfida. Il team di Global Crisis Management di BCD ha individuato sei errori da principianti che i viaggiatori d’affari dovrebbero evitare prima di viaggiare verso luoghi che non sono familiari o del tutto sconosciuti.

1. Mancata revisione di passaporti, visti e requisiti sanitari

Di Mandy Jolley Senior Crisis Program Manager Global Crisis Management

Immagina di raggiungere la tua destinazione, solo per essere respinto a causa di un visto scaduto, un passaporto non valido o requisiti sanitari incompleti. Per evitare situazioni spiacevoli, è fondamentale prestare sempre attenzione al tuo passaporto, al visto e a eventuali necessità vaccinali.

Tieni presente che molti Paesi richiedono che il tuo passaporto sia valido per almeno sei mesi oltre la data di arrivo. Inoltre, alcuni visti d’affari potrebbero richiedere documentazione che deve essere completata in anticipo. Allo stesso modo, alcuni vaccini potrebbero dover essere somministrati entro un certo periodo prima della partenza.

È importante notare che in alcune destinazioni potrebbe essere negato l’ingresso ai viaggiatori il cui passaporto presenta timbri di Paesi considerati “vietati”.

2. Non informarsi sulla destinazione

È importante essere consapevoli che le destinazioni possono essere soggette a disordini civili, scioperi improvvisi o imprevisti eventi meteorologici. Anche grandi conferenze, competizioni sportive e altre manifestazioni possono avere un impatto significativo sui piani dei viaggiatori. Al fine di garantire un viaggio sicuro e senza intoppi, è essenziale consultare briefing specifici sulla destinazione, report e avvisi di viaggio dettagliati. Queste risorse forniscono informazioni cruciali riguardo alla situazione generale e alla sicurezza nella zona di destinazione.

Inoltre, tali risorse rappresentano fonti preziose di dettagli sul clima locale, permettendo ai viaggiatori di preparare l’abbigliamento adatto alla stagione vigente, e tengono conto anche di considerazioni culturali importanti. Nel caso in cui non sia disponibile un rapporto formale, i viaggiatori d’affari possono ottenere assistenza mediante ricerche online usando frasi come:

  • “Qual è la situazione di sicurezza a XX?”
  • “Cosa è consigliato sapere prima di recarsi nella destinazione XYZ?”
  • “Quali articoli dovrebbero essere inclusi nell’equipaggiamento per un viaggio di lavoro nella località XYZ?”

Investire alcuni minuti in ricerche di questo tipo può enormemente accrescere la consapevolezza dei viaggiatori riguardo alla situazione attuale e potenziali minacce nell’area. Inoltre, i viaggiatori saranno in grado di acquisire una comprensione dei costumi, delle leggi e delle pratiche sociali della regione, migliorando così la loro esperienza complessiva durante il viaggio.

3. Errori con i medicinali

È fondamentale essere a conoscenza del fatto che alcuni Paesi adottano restrizioni rigorose per l’importazione di determinati farmaci, persino quelli che possono essere acquistati liberamente nel Paese d’origine. Prima di intraprendere il tuo viaggio, è raccomandato dedicare del tempo alla ricerca delle norme e dei requisiti specifici relativi al Paese che intendi visitare.

Per garantire un’esperienza senza intoppi, assicurati di procurarti la documentazione ufficiale necessaria. Questa potrebbe includere note mediche del tuo dottore o prescrizioni mediche che spiegano le tue condizioni di salute, la necessità dei farmaci e il dosaggio prescritto. Tieni presente che alcuni Paesi potrebbero richiedere che i farmaci siano conservati nella loro confezione originale.

All’atto dell’ingresso nel Paese, è consigliabile dichiarare i farmaci agli ufficiali doganali, se richiesto. Mostra sincerità e fornisci tutta la documentazione necessaria per dimostrare la legittimità dell’uso dei farmaci. Inoltre, non dimenticare di verificare anche le regole e le politiche della compagnia aerea con cui voli, poiché potrebbero esistere requisiti aggiuntivi o limitazioni per il trasporto di farmaci.

Seguire queste procedure con attenzione contribuirà a evitare possibili complicazioni durante il viaggio e garantirà che tu abbia tutto il necessario per gestire le tue esigenze mediche in modo sicuro e conforme alle leggi locali.

4. Ignorare le minacce degli hacker

I viaggiatori d’affari hanno la possibilità e la responsabilità di prendere precauzioni per proteggere i loro dispositivi connessi a Internet durante i viaggi nazionali o internazionali, al fine di ridurre la loro esposizione a possibili attacchi informatici. Ecco alcuni suggerimenti importanti:

  1. Backup e aggiornamenti: prima di partire, assicurati di avere eseguito il backup di tutte le informazioni critiche presenti sul tuo dispositivo. Inoltre, mantieni il tuo software antivirus sempre aggiornato per proteggere il dispositivo da minacce informatiche note.
  2. Connessioni Wi-Fi pubbliche: evita di connetterti automaticamente a reti wireless pubbliche e non sicure. Tali reti potrebbero essere vulnerabili agli attacchi o al furto di dati. Quando possibile, utilizza reti sicure e protette con password.
  3. Limitare le informazioni condivise: sii cauto nella condivisione di informazioni personali o aziendali sensibili online durante il viaggio. Mantieni un basso profilo e cerca di evitare la divulgazione di dettagli privati.
  4. Consigli del reparto IT: è consigliabile consultare il reparto IT dell’organizzazione per ricevere raccomandazioni specifiche sulla sicurezza dei dispositivi durante i viaggi. Possono fornirti indicazioni sul trasporto di dispositivi privi di dati sensibili o sulla crittografia dei dispositivi in uso.
  5. Uso di telefoni satellitari: nel caso in cui il reparto IT consigli un telefono satellitare per la comunicazione sicura, verifica se l’uso di tale dispositivo è legale nella destinazione in cui ti stai recando. Alcuni Paesi potrebbero avere restrizioni sull’uso di dispositivi di comunicazione satellitare.

Seguendo queste pratiche, sarai in grado di ridurre il rischio di attacchi informatici e proteggere le informazioni sensibili durante i tuoi viaggi. La sicurezza dei dispositivi è essenziale per garantire la tua privacy e la sicurezza dei dati aziendali.

Come mantenere la sicurezza informatica in viaggio

5. Non aggiornare le informazioni sui contatti di emergenza

È fondamentale avere accesso immediato e agevole alle informazioni di contatto di emergenza in caso di incidente o situazione critica durante i viaggi d’affari. Assicurati che le informazioni presenti nel tuo profilo da viaggiatore siano accurate e aggiornate. Ecco alcune linee guida essenziali:

  1. Informazioni di Contatto Organizzative: tieni traccia delle informazioni di contatto della tua organizzazione, incluse le linee guida per la gestione delle emergenze. Questo può includere numeri di telefono e indirizzi email di dipendenti chiave o dei responsabili della sicurezza.
  2. Contatti di Emergenza: mantieni a portata di mano i contatti di emergenza primari e secondari, sia dell’organizzazione che personali, in modo da poterli contattare in caso di bisogno.
  3. Informazioni Mediche Rilevanti: è importante avere a disposizione informazioni mediche rilevanti, come eventuali allergie, condizioni mediche preesistenti o farmaci che stai assumendo. Queste informazioni possono essere cruciali in situazioni di emergenza.
  4. Dettagli Assicurativi: conserva dettagli e documenti relativi all’assicurazione di viaggio e alla copertura medica. In alcuni casi, l’organizzazione potrebbe offrire un’assicurazione per i dipendenti in viaggio, ma è sempre buona pratica verificare se è necessaria una copertura aggiuntiva per situazioni mediche specifiche.
  5. Accesso Digitale e Copia Stampata: oltre a mantenere le informazioni in formato digitale tramite dispositivi o cloud, è consigliabile avere una copia stampata come backup fisico. Questo potrebbe essere particolarmente utile in situazioni in cui non hai accesso a dispositivi digitali.
  6. Assicurazione Aggiuntiva: verifica se è necessaria una copertura assicurativa medica supplementare in base alla destinazione e alle esigenze personali. Consulta il team delle Risorse Umane dell’organizzazione e visita i siti web governativi per ottenere informazioni dettagliate sulla copertura assicurativa in loco.

Adottare queste precauzioni contribuirà a garantire che tu sia preparato per affrontare qualsiasi emergenza o imprevisto durante i tuoi viaggi d’affari, mantenendo la tua sicurezza e il tuo benessere al centro delle tue priorità.

6. Dare per scontate le carte di credito

È importante considerare che non tutti i Paesi accettano ogni tipo di carta di credito come forma di pagamento. Prima di intraprendere il viaggio, è consigliabile verificare attentamente le forme di pagamento accettate nel Paese di destinazione. Inoltre, è sempre una buona pratica avere a disposizione un po’ di valuta locale per affrontare eventuali situazioni in cui le carte di credito potrebbero non essere accettate.

Se hai la possibilità di ottenere la valuta locale prima del viaggio, questo potrebbe risultare molto utile. Puoi farlo presso banche, uffici di cambio valuta o presso l’aeroporto. Tuttavia, se non hai la possibilità di procurarti la valuta locale in anticipo, i bancomat locali possono essere un’opzione conveniente per prelevare denaro contante in valuta locale.

Ecco alcuni suggerimenti da seguire:

  1. Conoscere le Forme di Pagamento: prima del viaggio, scopri quali tipi di carte di credito sono comunemente accettati nel Paese che stai visitando. Alcuni negozi e ristoranti potrebbero accettare solo determinate marche di carte.
  2. Avere Valuta Locale: è sempre prudente avere con sé un po’ di valuta locale, specialmente per piccoli acquisti o situazioni in cui le carte potrebbero non essere accettate.
  3. Prelevare Denaro dai Bancomat Locali: i bancomat locali sono una fonte comune per ottenere valuta locale. Tuttavia, verifica se la tua banca ha partenariati con banche internazionali per ridurre eventuali costi di prelievo.
  4. Informarsi sulle Commissioni: prima di prelevare denaro da un bancomat all’estero, assicurati di conoscere le eventuali commissioni che la tua banca potrebbe addebitarti.
  5. Valuta di Emergenza: conserva una piccola quantità di valuta locale in una tasca separata o in un luogo sicuro come riserva per situazioni di emergenza.

Seguire questi consigli ti aiuterà a gestire meglio le transazioni finanziarie durante i tuoi viaggi e a evitare inconvenienti dovuti alla mancanza di opzioni di pagamento accettabili.

Qual è il modo migliore per pagare all’estero?


Il ruolo di BCD Travel nella gestione dei rischi della trasferta

BCD Travel fornisce un ampio supporto sia ai viaggiatori d’affari che alle aziende per le quali viaggiano. Offriamo risorse e servizi per migliorare la gestione del rischio di viaggio (TRM) e garantire la sicurezza dei viaggiatori. Alcuni dei servizi che BCD Travel offre includono:

  1. Avvisi di rischio: attraverso la piattaforma TripSource®, BCD Travel fornisce avvisi di rischio che tengono i viaggiatori informati sulle condizioni di sicurezza nei loro luoghi di destinazione. Questi avvisi aiutano i viaggiatori a prendere decisioni informate e ad adottare precauzioni quando necessario.
  2. Rapporti sulle destinazioni: i rapporti sulle destinazioni GoPNR offrono informazioni dettagliate sui luoghi in cui i viaggiatori si stanno recando. Questi rapporti contengono dati su sicurezza, salute, clima e altri aspetti importanti per garantire viaggi sicuri ed efficienti.
  3. Traveler Security Program Assessment: BCD Travel offre una valutazione del programma di gestione del rischio di viaggio delle aziende. Questa valutazione analizza le politiche e le pratiche esistenti in materia di gestione del rischio e fornisce raccomandazioni per migliorare il programma TRM.

Le aree chiave esaminate dalla valutazione possono includere:

  • Politiche di rischio per i viaggiatori: BCD Travel verifica le politiche di gestione del rischio esistenti per assicurarsi che siano complete e ben comprese dai viaggiatori.
  • Consapevolezza dei rischio da parte dei viaggiatori: si assicurano che i viaggiatori siano a conoscenza delle politiche e delle procedure relative alla sicurezza dei viaggi.
  • Responsabilità per i rischi di viaggio: definiscono chi è responsabile per quali aspetti della sicurezza dei viaggi e dell’attuazione delle politiche di gestione del rischio.

BCD Travel collabora con le aziende per sviluppare programmi di gestione del rischio di viaggio efficaci, proteggendo così i viaggiatori e assicurando che viaggi siano pianificati e condotti nel modo più sicuro possibile.

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