«I travel manager possono preparare in modo proattivo i propri viaggiatori ai disagi causati dal maltempo», afferma Tracy Maier, vicepresidente senior di BCD Travel Nord America. Ecco alcuni dei suoi consigli per comunicare ed educare sul tema i viaggiatori.
Inserite tempestivamente gli allerta meteo sul vostro portale TMC o sulla intranet della vostra azienda. Consigliate quindi ai viaggiatori e a chi organizza le trasferte di consultare le informazioni online e di evitare le nuove prenotazioni che coinvolgano le 72 ore successive all’allerta. In questo modo, coloro che sono già in viaggio o che hanno in programma partenze immediate in destinazioni coinvolte dai disagi possono vedere concentrata su di sé la massima attenzione dei travel agent. In BCD Travel, prolunghiamo l’orario di lavoro dei nostri collaboratori in caso di disagi estremi dovuti al maltempo.
Se c’è la possibilità di incorrere in cattive condizioni meteorologiche, avvisate i viaggiatori coinvolti di non effettuare il check in nelle 24 ore precedenti alla partenza. Una volta che il passeggero ha effettuato l’operazione, infatti, alcune compagnie non permettono alle TMC di accedere ai registri per apportare cambiamenti. In più, se si effettua il check in il più possibile a ridosso dell’orario di partenza, sia i viaggiatori che i vettori aerei potranno disporre di informazioni più accurate sulle condizioni meteo.
Spiegate i particolari del processo di rinuncia e cambio biglietto ai viaggiatori. Le compagnie aeree articolano i procedimenti di recesso in modo tale da permettere alle TMC di apportare cambiamenti alle prenotazione. Ci sono, tuttavia, occasioni in cui un vettore può bloccare l’accesso alla gestione delle schede. Per esempio, se un’opzione di rinvio è stata già usata una volta e il cattivo tempo causa il bisogno di un secondo cambiamento, la TMC potrebbe dover contattare la compagnia per ottenere un secondo codice di accesso. Ciò può causare notevoli ritardi nel risolvere i problemi di volo dei viaggiatori.
Incoraggiate i viaggiatori a tenere aggiornati i propri profili con informazioni di contatto precise e corrette e che includano i numeri di telefono cellulare. Inviate messaggi di richiesta di aggiornamento con regolarità, non soltanto quando il brutto tempo è all’orizzonte.
Avvisate i viaggiatori che i disagi dovuti alle cattive condizioni meteo possono influenzare i voli decollati anche da città dove il tempo è buono. L’aeromobile potrebbe essere bloccato in una città colpita da maltempo.
Alcune compagnie aeree mettono a disposizione uno speciale numero di telefono per il servizio clienti dedicato ad un’élite di viaggiatori. Se il tuo piano non è stato implementato con i servizi BCD dedicati, usare quel numero di telefono può permettere di risparmiare tempo quando le linee sono occupate. Allo stesso modo, i viaggiatori élite possono accedere alla lounge della compagnia per richiedere assistenza.
Sperate in cieli sereni. Noi lo facciamo!
