Strategia di comunicazione per i Business Travel Manager

I travel manager di oggi hanno un duro lavoro da portare avanti: cercare di fare delle previsioni per il 2021, costruire un air e hotel program che abbia un senso rispetto al periodo storico che stiamo vivendo e informare i propri viaggiatori circa gli ultimi sviluppi e repentini cambiamenti a causa del COVID-19 con una strategia di comunicazione che ingaggi l’utente.

I travel manager di oggi hanno un duro lavoro da portare avanti: cercare di fare delle previsioni per il 2021, costruire un air e hotel program che abbia un senso rispetto al periodo storico che stiamo vivendo e informare i propri viaggiatori circa gli ultimi sviluppi e repentini cambiamenti a causa del COVID-19 con una strategia di comunicazione che ingaggi l’utente.

Il gruppo Travel and Meetings Standards (TAMS) ha recentemente pubblicato un rapporto sulle linee guida da seguire per una buona strategia di comunicazione. Questa guida aiuta i travel manager a comprendere meglio il coinvolgimento dei propri viaggiatori e fornisce informazioni utili su come costruire un efficace piano di comunicazione.

Come parte del comitato che ha prodotto la guida, e sulla base di molti anni di esperienza nel fornire viaggi e campagne di coinvolgimento dei dipendenti per alcuni dei più grandi marchi globali, ecco primi cinque consigli di Shelley Fletcher-Bryant – Director of Sales & Client Management Advito – per la costruzione e l’attuazione di una strategia efficace di engagement dei dipendenti.

In primo luogo, il coinvolgimento dei viaggiatori è più di una semplice comunicazione. Si tratta di capire i diversi tipi di pubblico e ciò che vogliono (e hanno bisogno) di sapere, quali sono i canali di comunicazione disponibili e come creare un approccio multicanale che sia rilevante e facile da capire. Una strategia di comunicazione ed engagement efficace può migliorare il tuo programma di viaggio trasmettendo fiducia al viaggiatore. E’ particolarmente importante in questo momento, dato che i viaggiatori d’affari in tutto il mondo stanno cominciando a viaggiare di nuovo, trasmettere ai propri traveler la sensazione che il loro travel program li terrà al sicuro.

Step 1: Obiettivi

  • Definisci chiaramente e limita gli obiettivi a un numero realizzabile, idealmente non più di tre.
  • Rendi ogni obiettivo SMART: specifico, misurabile, ambizioso, realistico e legato al tempo.
  • Assicurati che gli obiettivi possono essere facilmente guidati dai tuoi sforzi di comunicazione.

Step 2: Recensione del canale

  • Trascorri del tempo a rivedere accuratamente tutti i canali di comunicazione disponibili.
  • Considera ogni punto di contatto nella pianificazione dei viaggiatori e l’esperienza di prenotazione. Questo potrebbe includere la intranet, social community, e-mail, OBT e altro ancora.

Step 3: Identificazione del pubblico

  • Identifica i destinatari della tua comunicazione e quali sono le loro diverse esigenze.
  • Considera divisioni, business unit o gruppi e come differiscono i loro modelli di viaggio e le loro esigenze.

Step 4: Allineare canali e messaggi al pubblico

  • Considera l’efficacia di ogni canale per i diversi destinatari e messaggi.
  • Ogni messaggio dovrebbe essere creato specificamente per il pubblico designato.
  • Le campagne di maggior impatto sono multicanale, utilizzano diversi modi per raggiungere un pubblico specifico con messaggi di rinforzo.

Step 5: Coinvolgimento degli stakeholder

  • Crea panoramiche strategiche che mostrino chiaramente i risultati/l’impatto per gli stakeholder interni.
  • Considera le parti interessate esterne e il modo migliore per interagire con loro.
  • Consiglia ai fornitori metodi riguardo a come poter comunicare le informazioni in modo che possano essere integrate con la tua strategia di engagement globale.

Una volta che hai costruito le basi del tuo lavoro, concentra i tuoi sforzi sulla costruzione di comunicazioni che coprano le aree centrali del tuo programma e ciò che i viaggiatori devono sapere. Fai un focus sul trasporto aereo, hotel, trasporto a terra, agenzie e OBT, meeting ed eventi. Fornisci ai viaggiatori le informazioni essenziali, ossia ciò che devono sapere ora per aiutarli a prendere decisioni e a trovare fonti di informazioni utili.

Considera quali immagini e che tipo di grafica potresti usare per dare vita al messaggio. E pensa creativamente all’utilizzo di tattiche di comunicazione alternative, come infografiche, video, podcast/audio e banner digitali rotanti.

Infine, assicurati di misurare i tuoi sforzi. Assicurati che i tuoi messaggi raggiungano il pubblico desiderato e abbiano l’effetto desiderato.

Puoi gestire tutto questo internamente, utilizzando i suggerimenti di cui sopra e le indicazioni della Guida alla comunicazione TAMS. Allo stesso modo, è possibile lavorare con un partner di fiducia con esperienza comprovata, che può sostenere e gestire il processo per te.

Di Shelley Fletcher-Bryant – Director of Sales & Client Management Advito

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