La gestione degli hotel program nel 2022

La pandemia da COVID-19 ha presentato sfide significative per tutti nel settore, ma ha anche fornito ai travel manager l’opportunità di ripensare alla gestione dei propri travel program per il 2022.

In particolare, per il segmento della ricettività, BCD Travel e Advito raccomandano già da un po’ di tempo l’applicazione di una strategia di contrattazione alberghiera basata sul concetto “reduce and diversify”, che è finalmente diventata significativa per i travel manager che cercano di affrontare gli impatti della pandemia. Infatti, nel 2020, i clienti di Advito sono riusciti a ridurre il numero di RFP alberghiere del 36% e hanno ridotto l’ampiezza dei propri hotel program di circa il 24%; grazie a questi incoraggianti risultati stiamo spingendo i nostri clienti ad applicare la nostra strategia sulla contrattazione alberghiera anche per il 2022.

Ora che i viaggi d’affari evidenziano segnali di ripresa, l’approccio alla contrattazione alberghiera diventa più importante che mai ed i travel manager devono affrontare i cambiamenti avvenuti nella gestione del business travel, non potendo più fare affidamento sul sourcing tradizionale .

In questo post  cercheremo di spiegarvi perché è importante ridurre le dimensioni del proprio hotel program, diversificare i tipi di tariffa e implementare dei target rate.

1. Ridurre le dimensioni dell’hotel program

Quando osserviamo i trend dell’hotel sourcing, è chiaro che il Principio di Pareto trova ancora una volta piena applicazione: i clienti si sono focalizzati sulla contrattazione del 20% degli hotel che hanno già utilizzato in passato e in questo modo hanno coperto l’80% della loro spesa totale e delle room nights. Concentrandosi quindi sul numero di hotel con alta incidenza sulla spesa, si riduce il tempo speso, il numero di risorse coinvolte e conseguentemente il costo del processo, avendo spazio per concentrarsi su altre attività.

Consigliamo quindi ai travel manager di ridurre drasticamente il sourcing, abbassando il numero di hotel preferenziali. Le nostre statistiche mostrano che, attingendo al 10% degli hotel solitamente utilizzati, i travel manager possono comunque coprire il 65% della spesa e delle room nights necessarie, focalizzando quindi il proprio tempo sulla spesa ad alta incidenza.

2. Diversificare l’hotel program

Sempre applicando l’analisi di Pareto, un’altra raccomandazione è di diversificare il vostro hotel program, iniziando a mixare le tariffe. Ovvero, per esempio, il primo scaglione del 5% dovrebbe essere dedicato alla negoziazione di tariffe fisse, in quanto sono quelle dove si ha maggior poter contrattuale, dato che questo scaglione copre verosimilmente il 50% della spesa totale. Un ulteriore 5% dovrebbe essere dedicato a tariffe dinamiche evergreen, che dalla nostra ricerca risultano essere importanti per l’83% dei nostri clienti. Questo coprirà il restante 15% del 65% di spesa alberghiera di cui abbiamo parlato nella sezione precedente. Come indicatore generale, riteniamo che una buona tariffa dinamica dovrebbe offrire uno sconto di almeno il 30% rispetto alla BAR (best available rate).

È inoltre possibile integrare ulteriormente il programma sfruttando il BCD Global Hotel Program per gli hotel che non sono in contrattazione diretta. I nostri dati mostrano che molti clienti ottengono tariffe migliori in questo modo rispetto a una negoziazione diretta e individuale, grazie al potere contrattuale di BCD Travel.

3. Implementare i target rate

Con un hotel program più piccolo, sorge spontanea la domanda “Ma i miei viaggiatori come sapranno cosa prenotare se non ci sono alberghi preferenziali?”. In primo luogo, si deve tener presente che gli hotel preferenziali non sono gli unici ad essere prenotati, banalmente perché ci sono zone non coperte o per mancanza di disponibilità nelle date richieste dai viaggiatori, che devono quindi trovare un’alternativa.

Inoltre, esistono azioni specifiche da compiere che influenzano positivamente il comportamento dei viaggiatori per guidarli verso i risultati che desiderate.

Storicamente, per influenzare i viaggiatori vengono imposti dei limiti tariffari – per limite tariffario si intende il valore massimo della tariffa che può essere prenotata – che vengono poi comunicati ai viaggiatori attraverso la travel policy e/o inserendoli nello strumento di prenotazione. Tuttavia, abbiamo imparato che è una strategia migliore presentare dei target di riferimento delle tariffe piuttosto che indicarne i limiti. I limiti, infatti, sono valori solitamente elevati perché impostati inserendo la tariffa più alta negoziata in quel mercato. I target di riferimento delle tariffe invece sono valori più competitivi e sono strettamente allineati alla tariffa media registrata sul mercato – indipendentemente dal fatto che sia stata negoziata o meno.

Il motivo per cui è necessario passare dall’utilizzo di limiti tariffari a target tariffari può essere spiegato grazie ai behavioral economics: il modo in cui si presentano i target tariffari fa un’enorme differenza sul modo in cui si comporterà il viaggiatore e questo porterà dei benefici anche a livello di spesa. I limiti tariffari si presentano ai viaggiatori come l’importo massimo spendibile per quel pernottamento e la maggior parte dei viaggiatori prenotano la soluzione che più si avvicina a quella cifra. Al contrario, impostando dei target tariffari di mercato competitivi, i viaggiatori saranno inevitabilmente portati a prenotare tariffe simili o al di sotto di quelle proposte, volendosi avvicinare il più possibile agli obiettivi aziendali.

Implementare queste tre fasi di riduzione, diversificazione e inserimento di target tariffari vi permetterà di rimodulare e controllare il vostro travel program, che diventerà più efficace ed economico. Un nostro cliente ha adottato questo approccio già l’anno scorso e riducendo le dimensioni del proprio hotel program del 64% ha ottenuto un risparmio di 388K di dollari, spostando il 43% del proprio hotel program su tariffe dinamiche anzichè tariffe fisse come fatto in passato. Seguendo questi passaggi con il tuo hotel RFP 2022 non solo sarà possibile risparmiare sui costi, ma anche risparmiare tempo e risorse necessarie per un piano di sourcing completo.

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