In un nostro precedente articolo abbiamo valutato cosa dobbiamo aspettarci in futuro dalla contrattazione con le compagnie aeree, le best practices, le nuove policy, il trend dei prezzi e dall’altro lato le esigenze dei business travelers delle diverse aziende.
In questo post, analizzeremo le best practices per affrontare tutti questi cambiamenti e per riuscire ad ottenere i migliori risultati in base ai dati in tuo possesso. In questa fase risulta molto utile fare delle previsioni di diversi possibili scenari per prevedere le spese: in questo modo sarai in grado di capire quale sarà la futura domanda e di conseguenza l’offerta dei fornitori, in modo da identificare il ventaglio di fornitori con cui relazionarti e adeguare la tua negoziazione in base alle mutevoli esigenze della tua azienda.
E’ questo il momento di rivedere il proprio business travel program integrandolo con nuovi obiettivi e apportando, se necessario, delle modifiche in modo da arrivare al risultato auspicato. Già prima del 2020 si stava attuando un cambiamento nel modo tradizionale di negoziare con i fornitori poiché il processo era ormai obsoleto e farraginoso. Ora è il momento di concentrarsi su un approccio di contrattazione dinamico che ti permetta di personalizzare le tariffe e tutti i dettagli in modo da adeguarli al tuo nuovo Business Travel Program.
Se analizzi più in profondità i dati del 2020 (anche se non hai avuto modo di viaggiare dopo il primo trimestre) puoi rispondere ad alcune domande chiave, ad esempio: quali sono i viaggi d’affari essenziali per la mia azienda? Il mio traveler purchase behaviour è cambiato sulla scia del cambiamento dei protocolli di salute e sicurezza dei fornitori e dei prezzi più flessibili? E infine, come ci hanno supportato i nostri fornitori preferenziali durante questo anno di pandemia?
Altre best practices da considerare
Approccio multimodale: Air, Rail, Car. Ci si sposta verso un approccio multimodale ai viaggi d’affari trovando il giusto mix di viaggi aerei e ferroviari per ottimizzare la spesa, ridurre le emissioni di carbonio e aumentare la produttività e la soddisfazione dei viaggiatori.
Allinea il tuo travel program con la spesa prevista piuttosto che con la spesa storica. Lavora con i tuoi stakeholder interni per comprendere meglio i futuri modelli di business e gli obiettivi. Utilizza queste proiezioni per selezionare i fornitori che supportano il futuro delle tue esigenze aziendali e costruire un programma che corrisponda all’impostazione futura dei tuoi viaggi, piuttosto che fare troppo affidamento su modelli del passato.
Rivedi la vostra travel policy. Utilizza questo momento di cambiamento per rivedere la vostra travel policy, apportando modifiche che tengano conto del livello di comfort del viaggiatore, degli obiettivi di sostenibilità e delle esigenze aziendali essenziali.
Considera il mutevole panorama del settore. I fornitori di viaggi stanno ancora sentendo gli effetti della pandemia, considera come questi cambiamenti influenzeranno la vostra policy (acquistare dei biglietti con dei giorni di anticipo per esempio) e la soddisfazione dei viaggiatori.
Approfondisci le misure di biosicurezza dei fornitori. Ogni compagnia aerea e ogni aeroporto stanno stabilendo il proprio standard di sicurezza e igiene, quindi assicurati che i tuoi viaggiatori siano informati sulle misure attuate dai tuoi partner. Non dimenticare di controllare e aggiornare continuamente i requisiti di quarantena, vaccinazione e utilizzo di mascherine (in questo ti aiutiamo noi con il Covid Information Hub)
Rivaluta il tuo impegno per la sostenibilità Utilizza questo reset come un’opportunità per esaminare gli obiettivi di sostenibilità del tuo programma di viaggio e per educare i viaggiatori riguardo all’importanza e all’impatto di ogni decisione presa. Valuta se i tuoi partner stiano lavorando verso un business più sostenibile e assicurati che sia in linea con i tuoi obiettivi interni. Quando si considerano le compagnie aeree, si esaminano diversi fattori come la flotta, l’acquisto di carburante per l’aviazione sostenibile, la sostenibilità a bordo e le pratiche di compensazione. Utilizza la giusta metodologia per misurare accuratamente le emissioni dei tuoi viaggi d’affari e assicurarti di raggiungere i tuoi obiettivi.
