Solo la metà dei business traveler che utilizzano un corporate travel program per prenotare un volo, lo sfruttano anche per la prenotazione hotel. Questo è il dato che emerge dalla ricerca condotta da GBTA, Global Business Travel Association. Questa scelta da parte dei viaggiatori d’affari costa alle aziende milioni di dollari, oltre a ridurre la sicurezza dei viaggiatori.
In questi casi, dovresti monitorare con attenzione l’hotel-to-trip-night attach rate. Vale a dire la percentuale che indica il numero di notti d’albergo gestite da una Travel Management Company, rispetto al numero delle notti potenziali della trasferta del cliente. Per semplificare, è la percentuale di volte in cui i business traveler prenotano un albergo all’interno del corporate travel program.
Qual è la causa del basso attach rate registrato dalle Travel Management Company? A quanto pare, i viaggiatori d’affari sono soliti prenotare gli hotel tramite le stesse piattaforme onlne che utilizzano per i loro viaggi personali. È un’abitudine che i programmi di viaggi aziendali hanno provato a superare attraverso specifiche travel policy. Spesso senza grande successo.
Abbiamo chiesto la soluzione a Marwan Batrouni, vice presidente della Global Hotel Strategy per BCD Travel. Secondo cui, da un lato, è necessario impedire ai viaggiatori di prenotare utilizzando siti esterni e inserendo le tariffe che desiderano nei programmi aziendali. Dall’altro, cercare di semplificare ed agevolare una prenotazione in completa autonomia.
Perché è importante prenotare l’hotel all’interno del corporate travel program?
Quando i viaggiatori non utilizzano il programma aziendale per prenotare gli alberghi, le aziende perdono denaro perché faticano a rispettare gli accordi sul volume negoziato con gli hotel selezionati.
Inoltre, si verifica una perdita in termini di tempo ed efficienza: i soggiorni fuori programma non vengono automaticamente integrati nei processi di prenotazione e di spesa aziendali. Inoltre, le prenotazioni effettuate presso hotel terzi, a volte poco chiare, ostacolano la capacità di un’impresa di adempiere ai loro doveri in termini di diligenza. È difficile aiutare i viaggiatori in difficoltà se non sai dove alloggiano.
Infine, le offerte online degli hotel non sono sempre così convenienti come sembrano. I viaggiatori che prenotano da soli gli hotel non ottengono gli stessi prezzi e servizi negoziati per loro dal corporate travel program. Rischiano di avere meno comfort pagando un prezzo più elevato.
Come evitare che i viaggiatori prenotino al di fuori dei programmi aziendali
Batrouni ha elencato alcune strategie da implementare per incentivare l’hotel-to-trip-night attach rate.
1. Valuta e aggiorna la tua policy. “Le policy non aggiornate, che limitano le opzioni dei viaggiatori, e gli ingombranti processi di prenotazione alberghiera portano i viaggiatori d’affari ad allontanarsi dal tuo programma”, ha affermato Batrouni. Per questo è fondamentale stare al passo con i tempi, attuando delle policy sempre più flessibili, per andare incontro alle esigenze dei business traveler.
2. Impara dagli altri. Chiedete alla vostra Travel Management Company di condividere con voi ciò che consente ad altre aziende di aumentare la percentuale di notti d’albergo prenotate tramite i corporate travel program. Alcuni casi di successo, come quello di Ingersoll Rand, possono essere utili per valutare e migliorare la propria strategia.
Ingersoll Rand, grazie alla collaborazione con BCD Travel, ha ottenuto un aumento di 28 punti percentuali sulle prenotazioni hotel-to-trip-night.
3. Influenza le scelte dei tuoi business traveler. Secondo i dati dell’agenzia di consulenza di BCD Travel, Advito, il 78% dei business traveler esamina e compara le offerte dei siti Web di terzi prima di prendere in considerazione le opzioni del programma aziendale. Questo ha spinto la società di consulenza a sviluppare una strategia di merchandising degli online booking tool – OBT per i clienti, attraverso la pratica di Travel Engagement.
4. Comunicare con i viaggiatori. Lo stesso OBT e gli strumenti mobile offerti dalla TMC possono essere utilizzati per aiutare i viaggiatori a comprendere le motivazioni alla base delle travel policy. Una delle ragioni principali che portano le aziende a preferire la prenotazione degli alberghi all’interno di un corporate program è la sicurezza dei suoi business traveler.
Per una TMC infatti è impossibile salvaguardare i propri viaggiatori ed assisterli in un momento di crisi se la prenotazione dell’albergo non è avvenuta all’interno del corporate travel program.
5. Cogli l’opportunità del self-booking. Secondo un sondaggio condotto da Egencia alla fine dello scorso anno, quasi la metà dei viaggiatori d’affari ritiene che l’elemento più importante di un programma di viaggio sia la capacità di controllare le proprie prenotazioni.
La pratica del self-booking, tramite cui il business travel ha la possibilità di prenotare in autonomia sia volo che hotel, è fondamentale. Il viaggiatore, infatti, si sente più indipendente, oltre ad avere l’opportunità di rimanere sempre aggiornato sullo stato delle sue prenotazioni.
