Otto elementi per rivalutare la gestione viaggi d’affari per PMI

Fai-da-te, piccola agenzia o Travel Management Company? Otto elementi da valutare quando devi scegliere come gestire i viaggi d’affari per la tua PMI.

[dropcap color=”#5a88c6″ font=”helvetica”]L[/dropcap]a tua azienda è small o medium (o PMI, se preferiamo) e hai ricevuto una proposta commerciale per la gestione dei viaggi d’affari, ma la spesa annua in fatto di business travel della tua azienda – soprattutto nel prossimo futuro – è incerta.
Scegliere la strada migliore potrebbe rilevarsi complicato e potresti trovarti di fronte a un doppio dilemma: conviene gestire le [highlight bgcolor=”#ffff99″]prenotazioni per business travel e viaggi d’affari per PMI[/highlight] come la mia in autonomia o attraverso un’agenzia? E, nel caso in cui volessi appoggiarmi a qualcuno, è più conveniente rivolgermi a una delle agenzie di viaggio al dettaglio della mia città oppure [highlight bgcolor=”#ffff99″]posso affidarmi a una Travel Management Company[/highlight]?

Diversi scenari, soluzioni alternative per viaggi d’affari per PMI

Quando si vedono i propri collaboratori spendere mezza giornata per organizzare una partenza invece che lavorare alle proprie scadenze e ai progetti vitali per la PMI o non riuscire a contattare l’agenzia di viaggio su strada per cambiare il biglietto per il prossimo viaggio d’affari a poche ore dal decollo, non si può fare a meno di chiederselo. Stiamo gestendo le nostre trasferte nel modo migliore?

Certo, quando il brillante collega arriva e sostiene di aver trovato su Booking.com un prezzo stracciato per il pernottamento per la sua prossima visita cliente sembra di aver fatto bingo. [highlight bgcolor=”#ffff99″]Ma non è che chi fa da sé paga anche per tre?[/highlight] Perché tra le ore spese nella comparazione dell’offerta, il lungo spostamento in taxi perché l’hotel non era poi così vicino alla sede del cliente, la colazione esclusa e [highlight bgcolor=”#ffff99″]gli extra non compresi che non aveva considerato, forse la tariffa non era poi così sotto media[/highlight]. Ah, e quando ha dovuto spostare il viaggio d’affari di due giorni su richiesta del cliente (uno dei più importanti della PMI, come dire di no), si è scoperto che la prenotazione [highlight bgcolor=”#ffff99″]non era neanche modificabile o rimborsabile[/highlight]…

Insomma, gli elementi da considerare non sono pochi. [highlight bgcolor=”#ffff99″]Di sicuro ce n’è uno che, nel valutare come la società ha bisogno di gestire le trasferte per la sua attività di PMI, è la base certa da cui partire[/highlight].

Qual è il valore della spesa annuale in viaggi d’affari per la PMI?

Certamente c’è una soglia minima che giustifica il ragionamento sul tema. Si tratta di una [highlight bgcolor=”#ffff99″]valutazione sia di complessità che di importo[/highlight] e che può essere [highlight bgcolor=”#ffff99″]anche molto soggettiva in base al mestiere e alla natura dei viaggi di lavoro della specifica PMI[/highlight].

Questa prima risposta, però, non risolve tutto e non dà una formula univoca per gestire i viaggi d’affari per PMI e per scegliere la configurazione di processo migliore per la propria impresa.

Quali sono gli otto elementi che non puoi non considerare per decidere come gestire i viaggi d’affari di una PMI?

Se anche tu ti sei trovato in una delle situazioni di cui abbiamo parlato, ti sarai chiesto che cosa convenisse realmente fare per la tua PMI. Ovviamente, non è una regola aurea, ma possiamo darti [highlight bgcolor=”#ffff99″]otto spunti[/highlight] che riguardano alcuni degli elementi più importanti da valutare quando devi [highlight bgcolor=”#ffff99″]decidere come gestire i viaggi d’affari della tua PMI[/highlight].

1. Quanto mi costi! vs Quanto mi costa davvero?

Davanti alle tariffe di un’agenzia di viaggio o di una TMC può essere anche facile lasciarsi andare alla prima esclamazione. Ma il luccichio del fai-da-te può anche essere un modo sicuro di non risparmiare, in fatto di viaggi d’affari per PMI. [highlight bgcolor=”#ffff99″]I fattori da considerare sono diversi e uno dei più interessanti riguarda i costi nascosti di processo[/highlight]. Come abbiamo visto in uno dei nostri primi scenari esempio, non considerare il costo orario del lavoro di dipendenti della PMI che impiegano molto più del tempo medio di un agente specializzato per eseguire una prenotazione può essere un grave errore. Anche i costi interni sostenuti per i processi di riconciliazione e nota spese non sono da sottovalutare. [highlight bgcolor=”#ffff99″]Sgravare la PMI di costi di processo interni non sempre direttamente ed esplicitamente associati ai giorni trascorsi fuori sede è un ottimo primo passo verso un risparmio reale in fatto di voce di costo viaggi d’affari[/highlight].

2. Cosa fare in una situazione di emergenza, come affrontare una crisi, come gestire l’imprevisto

Il capitolo emergenze durante viaggi d’affari, [highlight bgcolor=”#ffff99″]sicurezza e cura del viaggiatore[/highlight] è sempre più scottante, soprattutto mentre stiamo affrontando una pandemia che, se da un lato ci ha fatto smettere di viaggiare o (nel migliore dei casi) ridotto fortemente gli spostamenti per affari, dall’altro ci fa chiedere pressantemente se siamo pronti per quando non potremo farne a meno e vorremo partire o se abbiamo tutti gli elementi per chiedere al nostro personale di rimettersi in viaggio. Avere al proprio fianco qualcuno in grado di fornirci sempre [highlight bgcolor=”#ffff99″]l’informazione più aggiornata per prendere decisioni efficaci[/highlight] e, in più, poter scegliere anche[highlight bgcolor=”#ffff99″] tecnologie che aiutano ad avere sotto controllo la situazione[/highlight] non sono cose da poco. In più, la TMC mette a disposizione [highlight bgcolor=”#ffff99″]anche servizi fuori orario per emergenze[/highlight] extra normale orario operativo che garantiscono la massima tranquillità in viaggio.

3. Quanto conta per la mia PMI l’esperienza?

In tanti ambiti di affari [highlight bgcolor=”#ffff99″]l’esperienza è un asset fondamentale[/highlight] e questo è vero anche quando si tratta dei viaggi d’affari per la propria PMI. Rivolgersi a chi fa di questa attività peculiare il proprio mestiere e lo nutre con anni di specializzazione è un’importante freccia da avere al proprio arco. In BCD Travel, ad esempio, la seniority media è [highlight bgcolor=”#ffff99″]superiore ai sette anni[/highlight]. Ed è [highlight bgcolor=”#ffff99″]la più alta in Italia nel settore[/highlight].

Il vantaggio, per i viaggi d’affari per PMI, è avere a disposizione [highlight bgcolor=”#ffff99″]know-how specifico[/highlight] sviluppato su un vasto range di esigenze, con diversi interlocutori anche nel proprio settore di appartenenza, sia grandi che più piccoli. Il nostro forte radicamento sul territorio nazionale e la nostra storia in Italia fanno di BCD una realtà che è in grado di vivere al meglio le specificità del nostro Paese. Questo fa già la differenza per le [highlight bgcolor=”#ffff99″]oltre 300 PMI[/highlight] che ci hanno scelto ed è provato anche dal fatto che chi ci conosce ama restare con noi – lo dimostra un [highlight bgcolor=”#ffff99″]tasso di retention globale pari al 98%[/highlight].

4. Di cosa ho bisogno per i viaggi d’affari della PMI?

La domanda essenziale resta in fondo sempre la stessa: di cosa ho realmente bisogno? Il paniere di servizi travel è ampio e può anche andare ben oltre la combinazione biglietto + hotel che è la prima a venire in mente quando si parla di viaggi d’affari, anche nel caso delle PMI. Puoi affidarti [highlight bgcolor=”#ffff99″]a un unico partner per tutti i servizi[/highlight], anche quelli accessori o quelli che non avresti pensato di poter chiedere a un’agenzia di viaggio. Qualche esempio:

  • Servizi [highlight bgcolor=”#ffff99″]operativi[/highlight]: voli, treni, hotel, autonoleggi e servizi NCC, trasporti marittimi
  • Servizi [highlight bgcolor=”#ffff99″]accessori[/highlight]: passaporti, visti, servizi di meet & greet in aeroporto
  • Servizi per il [highlight bgcolor=”#ffff99″]saving[/highlight]: recupero e rimborso biglietti inutilizzati, controllo robotico e riprenotazione delle nuove tariffe disponibili, programma recupero IVA gratuito
  • Servizi per [highlight bgcolor=”#ffff99″]duty of care e sicurezza[/highlight] dei viaggiatori d’affari: servizio di alerting, assistenza, tracciamento dei viaggiatori
  • Servizi di business intelligence e [highlight bgcolor=”#ffff99″]analisi della spesa[/highlight]: dashboard e piattaforme per l’analisi, reportistica gratuita
  • Servizi di [highlight bgcolor=”#ffff99″]consulenza [/highlight]per la gestione del processo travel: consulenza generale per la reingegnerizzazione dei processi, Program Management, supporto all’elaborazione della Travel Policy, Hotel Program e negoziazioni dedicate per i viaggi d’affari della PMI

5. Posso avere tutto quello di cui ho bisogno attraverso gli strumenti migliori?

Tutti questi servizi possono essere declinati nelle [highlight bgcolor=”#ffff99″]soluzioni tecnologiche allo stato dell’arte[/highlight] per il settore e le specificità di acquisto e gestione di viaggi d’affari per PMI. Una TMC può offrire il meglio dei tool per la prenotazione in autonomia online e offline di viaggi d’affari, piattaforme e app mobile sviluppate sulle esigenze di migliaia di aziende clienti o che si distinguono sul mercato delle soluzioni business travel. E per essere al fianco dei viaggiatori anche quando si trovano lontani dall’ufficio, in modo tale da gestire al meglio la propria esperienza in viaggio. Come sono abituati a fare per i propri viaggi personali, ma con la forza delle specificità dei viaggi d’affari e delle esigenze della propria PMI.

6. Ma è proprio tutto quello di cui la mia PMI ha bisogno?

Anche quando andiamo oltre il territorio naturale dei viaggi d’affari, la PMI può avere bisogno di soluzioni innovative per [highlight bgcolor=”#ffff99″]gestire meeting oppure organizzare eventi sul territorio[/highlight]. Chi meglio del partner che ne conosce le specificità e che lavora fianco a fianco per raggiungere gli obiettivi d’impresa? Che sia in fiere internazionali o per incentivare i dipendenti più brillanti, un partner strutturato come la TMC ha dalla sua anche servizi organizzativi complessi ma, per le nostre PMI, facilmente accessibili.

7. Meglio un variabile o un all inclusive “chiavi in mano”?

Senza entrare in complicati calcoli matematici e finanziari, valutare tutte le opzioni è sempre una buona idea. Un partner solido, affidabile e sempre presente può mettere al tuo servizio anche [highlight bgcolor=”#ffff99″]pacchetti “chiavi in mano”[/highlight] che ti permettono di avere certezza di spesa e tranquillità di gestione. [highlight bgcolor=”#ffff99″]A prezzi competitivi che partono anche da 9,90 euro al giorno, per un servizio personalizzato, trasparente e sempre disponibile[/highlight]. I viaggi d’affari della tua PMI con tutti i vantaggi di una grande organizzazione e con un piccolo investimento.

8. Quanto conta il contatto umano per la mia PMI? E nei viaggi d’affari?

È l’ottavo e ultimo punto, ma potremmo dire che è già di per sé risposta a tante delle domande che ci siamo fatti. Contare su delle persone e non su dei numeri o su un’entità astratta è quello che fa la differenza e siamo sicuri che è anche una delle cose che più apprezzano i clienti della tua PMI. Ecco, avere al proprio fianco delle [highlight bgcolor=”#ffff99″]persone esperte, specializzate e che hanno a cuore la tua realtà[/highlight] non è un’utopia, anche quando (e soprattutto) il tuo interlocutore si chiama BCD Travel ed è una grande TMC. Fun fact: anche il gruppo BCD nasce come un’impresa familiare e ne conserva ancora tanti tratti – a partire dall’owner, che ne è anche il fondatore. Così anche in Italia continuiamo a trovarci a nostro agio con uno stile di lavoro, che riguarda anche i viaggi d’affari per PMI, personale e vicino ai nostri clienti. I team si occupano dei propri clienti con passione e diventano per i viaggiatori dei [highlight bgcolor=”#ffff99″]riferimenti reali, familiari e facilmente raggiungibili[/highlight] ogni volta che ne hanno bisogno.

Abbiamo ragionato insieme su alcuni punti chiave che possono guidarti nella valutazione su come gestire i viaggi d’affari della tua PMI.

Certo, ci sono anche tante altre considerazioni da fare. A noi interessa sapere cosa ne pensi tu e [highlight bgcolor=”#ffff99″]qual è la realtà della tua PMI[/highlight].

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