La façon dont les responsables de voyages communiquent sur les performances de leur programme aux parties prenantes internes à l’entreprise est un facteur clé pour obtenir leur appui et les rassurer sur le fait que les objectifs du programme de voyages contribuent aux objectifs généraux de l’entreprise.
Lisa Wilke, Senior Director chez BCD Travel, s’est donné pour mission de développer une méthode de présentation des programmes de voyages qui ait du sens. Voici ses 5 meilleurs conseils :
Connaître votre public
« Non seulement les personnes occupant différents postes dans l’entreprise requièrent différents types d’informations, mais nous portons tous en nous des styles et personnalités propres à nos rôles professionnels », souligne Lisa. « Votre première étape dans l’élaboration d’une communication efficace est de prendre en compte les besoins des parties prenantes et la façon dont ils aiment recevoir une information. » En voici quelques exemples :
- Les voyageurs et les représentants des ressources humaines apprécient généralement un style de communication empathique qui se focalise sur le service et la commodité pour l’employé.
- Les professionnels des services finance et approvisionnement ont besoin de chiffres.
- Les membres de la direction aiment les paramètres globaux qui démontrent comment vos efforts affectent l’ensemble de l’organisation.
- Quel que soit le public, le temps est précieux pour tout le monde. Il faut donc donner les renseignements déterminants rapidement et utiliser des visuels. Si vous captez leur attention dans les 8 premières secondes (et présentez un exposé bref), ils écouteront.
Comprendre vos objectifs
Quel est le but derrière votre message ? « Tenez-vous en à l’essentiel et communiquez les points les plus importants de façon claire et minutieuse, » conseille Lisa. Elle recommande d’affiner le message en posant les questions suivantes :
- Comment mesurez-vous la réussite : en pistant les économies, en pointant des améliorations spécifiques, autre ?
- Qu’attendez-vous de votre public ? Par exemple, cherchez-vous leur soutien pour des initiatives particulières ?
- Quels sont les deux ou trois indicateurs de performance ou initiatives qui doivent être mis en avant ?
Identifier les données pertinentes
Assurez-vous que vos données vous appuient dans votre démonstration. Avez-vous besoin de données pré et post-voyage de votre TMC ? Les dépenses des voyageurs effectuées par cartes de crédit sont-elles parlantes ? Les informations des fournisseurs peuvent-elles vous apporter des clés supplémentaires pour vos dépenses ? La validité de vos données est-elle limitée dans le temps ? Lisa souligne que cette dernière question est rarement posée, mais l’actualité des données est essentielle à la qualité de votre communication. « Si vous devez influencer le comportement des voyageurs, par exemple, alors l’échéance est importante », explique-t-elle. « Les données post-voyage présentées des mois après les avoir recueillies perdent en crédibilité. »
Choisir le bon visuel
«Nous sommes tous des êtres visuels qui apprenons par nos yeux. Il faut donc choisir le bon visuel pour votre présentation aux parties prenantes », conseille Lisa. S’ils préfèrent des tableaux et des graphiques, préparez un PowerPoint. S’ils aiment les listes, envoyez-leur un PDF après la présentation. S’ils demandent beaucoup de détails, comme un inventaire des non-conformités des voyageurs ou des services, proposez une feuille de calculs. Ensuite, appliquez ces stratégies :
- Assurez-vous que toutes vos informations sont exploitables. Des données sans objectifs brouillent votre message.
- Ne sur-analysez pas. Soyez audacieux sur l’explication des conclusions qui découlent des données.
- Évitez le jargon et les acronymes du voyage.
- Assurez-vous que toutes les informations supplémentaires que vous fournirez sont claires, pertinentes et qu’elles appuient votre message.
- Expliquez exactement aux parties prenantes ce que vous attendez d’elles et donnez-leur une date butoir.
Voulez-vous le point de vue d’un directeur sur des techniques de présentation efficaces ? Consultez l’article de John Snyder, PDG de BCD Travel, dans la rubrique Inside View. Et contactez votre chargé de compte pour savoir comment BCD Travel peut vous fournir l’information dont vous avez besoin pour préparer un exposé percutant sur la réussite de votre programme de voyage.
