Sebbene non sia possibile descrivere in pochi paragrafi tutti i molteplici contenuti di ciascun elemento costitutivo, ci soffermeremo su alcuni elementi cruciali da prendere in considerazione per integrare la sicurezza dei viaggiatori nel vostro business travel program.
Pianificazione del viaggio
Come dice il vecchio detto “failing to plan is planning to fail” e questo non è mai stato così vero come nel caso del travel risk program della vostra azienda. Come preparare i dipendenti che viaggiano a ciò che li aspetta durante i viaggi di lavoro? Questo può variare a seconda del settore, del tipo di organizzazione e della destinazione, ma in generale la chiave è l’informazione.
Un’importante risorsa può essere rappresentata dal fornire ai dipendenti in viaggio un briefing pre-travel con informazioni approfondite sulla destinazione che intendono visitare. Questi briefing dovrebbero includere informazioni riguardo a:
- Condizioni politiche, sociali, economiche e culturali
- Rischi naturali
- Informazioni sulle condizioni sanitarie e sulla disponibilità di assistenza medica
- Livelli e gravità della criminalità
- L’affidabilità e la sicurezza dei trasporti e delle infrastrutture
Essere pronti a sostenere
Il passo successivo è fornire assistenza. La vostra azienda deve essere pronta a supportare i vostri dipendenti mentre sono in viaggio e a intervenire in caso di necessità. È importante essere preparati a rispondere a incidenti di alto profilo come attacchi terroristici e disastri naturali, ma è bene ricordare che questi incidenti hanno una bassa probabilità di verificarsi. Anche se a volte viene trascurato, è altrettanto importante rispondere ai rischi di minore impatto che si verificano a livello individuale con una frequenza molto maggiore. Si tratta in genere di incidenti isolati, come incidenti stradali o emergenze mediche. Questo tipo di supporto può essere fornito internamente da un reparto di supporto, come le Risorse Umane, dal Centro Operativo Globale per la Sicurezza o da un fornitore di assistenza di terze parti.
Revisione per garantire l’efficacia
Il programma di travel risk management di un’oazienda deve essere dinamico e agile per rispondere alle nuove sfide. Una revisione periodica del programma, compresi gli stakeholder, i team di supporto, i fornitori, i budget e le comunicazioni del programma, può migliorare il programma e, cosa più importante, sostenere gli sforzi dell’organizzazione per mantenere al sicuro i dipendenti in viaggio.
