Travel risk management e business travel. Come cambia la gestione dei viaggi in azienda in relazione alle dinamiche internazionali e ai possibili scenari che si delineano nel futuro assetto geopolitico?
Le Cancellerie internazionali faticano ad interpretare le dinamiche. L’air-strike americano in Iraq ha segnato l’inizio di un conflitto latente ormai da anni con la Repubblica Islamica Iraniana degli Ayatollah. Tutto questo mentre si cerca di arginare in Libia una presenza turca e russa che, sebbene di appoggio a due “correnti” rivali, sono alleati nel nuovo gasdotto TurkStream che rafforzerà i rapporti economici tra Russia e Turchia.
Un crudo promemoria per il corporate travel risk management: la tua azienda e i tuoi viaggiatori devono essere pronti a qualsiasi genere di rischio, dovunque.
Travel risk management, i consigli di BCD Travel
«Le trasferte che una volta etichettavamo come a basso rischio, in città come Bruxelles o Parigi, ora devono essere considerate come ad alto rischio», dice Martin Weisskirchen, vicepresidente del Global Risk Management di BCD Travel.
«I fattori tradizionali di valutazione del rischio come la destinazione del traveler e la sua esperienza nelle trasferte non sono più sufficienti per se stesse. Oggi, le aziende devono anche essere preparate ad affrontare situazioni di pericolo in ogni località – incluse quelle che da sempre abbiamo considerato sicure – spiega Weisskirchen. «Inoltre, è fondamentale per i viaggiatori assumere un ruolo più importante nel garantire la loro sicurezza e comunicare il loro status ai datori di lavoro.»
Per di più, è essenziale per le aziende identificare, valutare e ridurre il rischio prima del viaggio dei dipendenti. Oggi il tempo di reazione è tanto importante quanto la fase di planning. I corporate travel program devono essere realizzati in modo da prendere decisioni velocemente, comunicare con i viaggiatori e i dirigenti e agire nel momento in cui avviene una situazione di pericolo.
Weisskirchen consiglia ai corporate travel manager e ai security officer di considerare queste domande come punto di partenza per la misurazione della propria prontezza a situazioni di pericolo:
- la tua azienda è preparata a prendere rapide decisioni quanto il tempo di reazione è cruciale?
- Sei preparato a reagire in un dato momento in qualsiasi giorno dell’anno?
- Hai un metodo efficiente per valutare la sicurezza dei traveler e mantenere le comunicazioni con la tua azienda durante situazioni di crisi?
Come un Travel Manager dovrebbe gestire situazioni di emergenza per viaggi di lavoro
Per essere davvero organizzati, sostiene Weisskirchen, i corporate travel program devono espandere il travel risk management per includere:
Travel Risk Management, identifica i key contact
Identificare chiaramente e responsabilizzare i decisori per la prontezza 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana e 365 giorni l’anno.
Un’azienda ha bisogno di sapere chi sarà responsabile della gestione del rischio in una crisi, e qualcuno – ma non sempre la stessa persona – deve essere disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana e avere l’autorità di mettere in atto il piano di risk travel management pianificato per queste circostanze.
Questo include realizzare un protocollo di comunicazioni in caso di crisi. Chi comunica con chi riguardo a cosa, e tramite quale canale di comunicazione?
Travel Risk Management, fissa un protocollo di procedura
Impostare protocolli per l’obbligo di diligenza per la tua azienda e definire le responsabilità del “dovere di fedeltà” verso i tuoi viaggiatori.
Ecco un esempio di Weisskirchen per spiegare il dovere di fedeltà: le tue informazioni di prenotazione indicano che 25 viaggiatori si trovano in una città dove alcuni terroristi hanno appena effettuato un attacco.
I tuoi traveler comprendono la responsabilità legata al risk management e sanno di doversi mettere in contatto attraverso una chiamata o mandando un messaggio verso un numero designato. Ricevi comunicazione da 23 viaggiatori, così puoi concentrare le tue risorse per localizzare e verificare il grado di sicurezza dei due che non sono riusciti a mettersi in contatto con te. Puoi fornire aiuto ai viaggiatori che ne necessitano con maggiore rapidità ed efficienza.
Travel Risk Management, prepara i business traveler
Preparare i viaggiatori a ridurre il rischio in un ventaglio di scenari conosciuti.
Tutto, dall’essere aggrediti (ancora il pericolo più comune per un viaggiatore) ad un attacco terroristico in una grande città. «Educare e formare i dipendenti sui possibili frangenti non è mai stato così importante», sostiene Weisskirchen.
Un’azienda può solo essere “reattiva” ad una situazione di pericolo se possiede già un piano “proattivo”. «La realizzazione di un piano di travel risk management è fondamentale. Senza una pianificazione sottostante, un’azienda non ha le capacità di reagire, adattarsi ed evolversi in seguito ai cambiamenti negli scenari di rischio.»
Travel risk management, i trend del 2020
I travel manager ritengono che i rischi di viaggio siano in aumento. E i viaggiatori d’affari affermano che le loro aziende non stanno facendo abbastanza per proteggerli. Il kit di sopravvivenza al rischio di viaggio di BCD Travel può essere d’aiuto.
La nuova pubblicazione, l’ultima della serie Inform di BCD, espone in dettaglio i rischi e le incertezze che oggi i viaggiatori d’affari devono affrontare. Offre suggerimenti pratici, storie di successo e soluzioni comprovate per mitigare i rischi economici, geo-politici, sanitari e di sicurezza e cyber.
4 Scenari da tenere sotto osservazione per il Travel Risk Management
Brexit e Travel risk management
L’uscita del Regno Unito dall’Unione Europea sta creando incertezze e rischi nei viaggi aziendali. I diritti dei viaggiatori di attraversare le frontiere potrebbero cambiare, così come gli accordi riguardanti tutto, dagli aeroporti ai telefoni cellulari. L’incertezza potrebbe spingere la seconda più grande economia europea in una recessione contagiosa.
L’evoluzione della politica estera
L’insoddisfazione dei cittadini in alcune aree del mondo sta portando a risultati elettorali che rovesciano lo status quo. Questi cambiamenti politici portano disordini che rendono i viaggi d’affari più complicati e pericolosi. Ma attenzione anche agli aumenti delle tensioni socio-politiche e del terrorismo.
La recente uccisione di uno dei vertici militari iraniani, il generale Soleimani, ha lasciato sgomento nell’opinione pubblica internazionale. Assistiamo al riassestamento di segmenti geopolitici in cui blocchi continentali come la Russia, gli USA o il Medio Oriente svolgono politiche autonome mentre la comunità europea si trova divisa nelle questioni del Mediterraneo.
Attacchi informatici
I viaggi d’affari sono sempre più complessi e interconnessi su scala globale. L’impatto di un attacco informatico potrebbe essere di vasta portata, in particolare se mirato alle operazioni di compagnie aeree o aeroporti. Le aziende e i loro viaggiatori possono prendere provvedimenti per proteggersi dai black hat hacker.
Catastrofi naturali ed epidemie
Come accaduto recentemente in Australia, dove i vasti incendi hanno causato rilevanti interruzioni alla viabilità, gli eventi meteorologici bloccano i viaggi con più forza e meno preavviso. La potenziale diffusione di epidemie sta rendendo i viaggi più rischiosi, anche verso destinazioni un tempo “sicure”. Non è mai stato così importante essere in grado di comunicare con i viaggiatori in caso di crisi.
Con DecisionSource di BCD Travel la tua azienda può realizzare un programma di travel risk management che protegge i tuoi traveler, la tua reputation e il tuo bilancio. Ecco un’infografica sul travel risk management e se vuoi approfondire la tua conoscenza contatta il tuo account manager BCD Travel.
The Corporate Travel Manager Guide
La figura del corporate travel manager è sempre più rivolta alla necessità di avere sotto controllo la gestione dei viaggi d’affari dei dipendenti. Il travel manager porta con se un’attività cruciale per le aziende. Non farti trovare impreparato, consulta la guida di BCD Travel dedicata al Corporate Travel Management.
