La “consumerizzazione“, prenotazione personalizzata e live chat sono in cima alla lista delle innovazioni nella prenotazione dei viaggi d’affari. I travel buyer stanno scoprendo di recente tutte le novità offerte dai travel program per migliorare l’esperienza finale del viaggiatore.
Come i Travel Buyer approcciano le innovazioni nel processo di prenotazione e gestione del viaggio
Questo è quello che si evince dalla nuova ricerca pubblicata il 9 agosto scorso da Global Business Travel Association (GBTA) in collaborazione con SAP Concur, il gestionale per viaggi e spese online. La ricerca esplora il ruolo in evoluzione degli acquirenti di viaggi e la loro rilevanza nel panorama dei business travel organizzati e gestiti in un contesto attuale sempre più digitale.
«Poiché il ruolo del travel buyer continua ad evolversi, la ricerca GBTA dimostra chiaramente l’impatto del travel buyer che va ben oltre il viaggio – afferma Jessica Collison, direttore della ricerca GBTA. «I travel buyer sono responsabili nell’aiutare le loro aziende a gestire i rischi, migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, garantire la sicurezza dei viaggiatori e raggiungere obiettivi aziendali fondamentali».
«Il panorama dei business travel è cambiato radicalmente negli ultimi anni, portando una maggiore automazione e soluzioni integrate che aiutano a ridurre le perdite di tempo riservate a questioni burocratiche e compiti amministrativi affrontate dai travel buyer nel tempo – ha dichiarato Mike Koetting, fornitore EVP e consulente TMC per SAP Concur. «Tuttavia, ci sono nuove richieste e priorità quali la sicurezza dei viaggiatori che sono ora in prima linea. Lo studio mostra che i travel buyer sono focalizzati sulla risposta alle esigenze dei business travel di oggi».
Se il ruolo dei travel buyer continua ad ampliarsi, le attività ripetitive continuano a sottrarre una grande quantità di tempo. La ricerca dimostra che l’analisi dei dati, la valutazione o l’implementazione di nuove tecnologie e la sicurezza / il dovere di cura verso i viaggiatori assorbono molto più tempo per i travel buyer esperti rispetto a cinque anni fa. Ciononostante, meno di un quarto degli acquirenti coinvolti nella ricerca impiega meno tempo nelle attività consuete, come negoziare con i fornitori o gestire carte aziendali e i pagamenti.
Quasi 4 viaggiatori su 10 nel settore dei business travel (38%) dedicano meno tempo a risolvere le prenotazioni di viaggio o ad eseguire attività amministrative, liberandole per altre priorità. Ciò potrebbe riflettersi sull’automazione derivante dalla tecnologia semplificando le attività quotidiane. Tuttavia, l’integrazione dei dati non è ancora diffusa, in quanto solo la metà (51%) dei programmi di viaggio utilizza uno strumento di viaggio e spesa integrato.
I travel buyer si stanno inoltre concentrando sul miglioramento dell’esperienza dei viaggiatori. Un terzo (34%) di coloro che acquista viaggi, impiega più tempo a comunicare con i propri viaggiatori o ad affrontare le preoccupazioni dei business traveler, rispetto a cinque anni fa, nonostante la maggior parte dei programmi di viaggio offra tecnologie sufficientemente adatte per far fronte alle esigenze dei viaggiatori.
Sicurezza dei viaggiatori
La sicurezza dei viaggiatori così come il dovere di assistenza in viaggio, continua ad essere una priorità crescente, un terzo (34%) dei travel buyer non sa quanto tempo occorre per garantire la sicurezza di ogni dipendente in caso di incidente in viaggio. Inoltre, solo il 27% dei travel program utilizza uno strumento integrato di viaggio, spesa e sicurezza, che potrebbe consentire di utilizzare i dati di spesa in tempo reale per l’individuazione e l’assistenza dei viaggiatori. Tuttavia, la maggior parte dei programmi di viaggio utilizza uno strumento di gestione della sicurezza e della sicurezza (70%) e l’adozione di vari servizi di gestione del rischio sembra essere in aumento.
Prenotazione e politica di viaggio
I travel buyer esperti hanno opinioni contrastanti sulla recente direzione delle politiche di business travel. Alla domanda sulla recente direzione delle polizze di viaggio gestite, il 40% degli acquirenti di viaggi esperti ritiene che siano generalmente più flessibili oggi, rispetto a cinque anni fa, con una percentuale simile che le trova più rigide (43%) o pressoché le stesse (36%) . *
Le prenotazioni di polizze sono ancora abbastanza comuni con il 37% in prenotazioni alberghiere e il 15% in prenotazioni aeree effettuate in media al di fuori di una TMC o di uno strumento di booking online. Queste cifre sono simili se la travel policy è obbligatoria o flessibile. Sorprendentemente, i travel buyer delle aziende che seguono delle guidelines aziendali riportano pressoché le stesse remissioni degli acquirenti di viaggi che prenotano in aziende con politiche obbligatorie.
Infine, i travel program potrebbero avere difficoltà a far emergere i costi invisibili in quanto solo un travel buyer su cinque (20%) utilizza le tecnologie digitali per acquistare le prenotazioni effettuate al di fuori del proprio programma. Ciò può comportare difficoltà nel ricevere sconti negoziati, condurre approvazioni prima del viaggio, localizzare o assistere i viaggiatori in caso di emergenza o prevenire prenotazioni fuori policy.
