Come settare un programma di gestione del rischio di viaggio perfetto

Un percorso di pianificazione per la gestione del rischio di vaggio deve essere logico e di provato successo. Gli esperti suddividono il processo di travel risk management in sette fasi distinte.

Gestione del rischio e viaggi d’affari, come comportarsi?

Tutti i viaggiatori d’affari, quando viaggiano, affrontano dei rischi e, questi rischi, sono condivisi anche dai datori di lavoro. Se i dipendenti subiscono un infortunio o contraggono una malattia mentre sono in viaggio per conto dell’azienda, quest’ultima potrebbe trovarsi a dover affrontare conseguenze di tipo legale o finanziario. Oltre a dover gestire danni alla propria reputazione, sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Travel Manager e gestione del rischio di viaggio

I travel manager di oggi comprendono bene quanto sia importante la gestione del rischio di viaggio (Travel Risk Management) per i loro travel program, i loro viaggiatori e la loro azienda.

Infatti, quasi il 90% di loro sostiene che la sicurezza del viaggiatore sia una delle maggiori priorità aziendali, come il risparmio e il controllo dei costi. Solo la metà dei travel manager, però, effettua valutazioni del rischio prima del viaggio dei dipendenti, come esposto da un’indagine BCD Travel, condotta su di un campione di 510 travel manager.

Poco più del 40% offre training di risk awerness e mitigation ai dipendenti prima che questi partano.

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Gestione del rischio di viaggio, quali sono le principali difficoltà?

Cosa sta causando questo scollamento tra la consapevolezza dei rischi insiti nei viaggi d’affari e la creazione di piani per mitigarli? I travel manager dicono che, una delle principali difficoltà è rappresentata dalla incertezza su che aspetto abbia una buona gestione del rischio di viaggio. Un altro scoglio è semplicemente la possibilità di mettere le mani su quello che serve per iniziare la lavorazione strategica di un piano di questo tipo.

1. Gli scenari della Brexit

L’uscita del Regno Unito dall’Unione Europea sta creando incertezze e rischi per i viaggi aziendali. Le disposizioni governative e i diritti dei viaggiatori che attraversare i confini del Regno Unito potrebbero cambiare. E potrebbero riguardare diversi ambiti del viaggiatore, dagli aeroporti ai telefoni cellulari. L’incertezza potrebbe spingere la seconda economia europea verso una recessione contagiosa.

2. Cambiamenti politici 

L’insoddisfazione dei cittadini in tutto il mondo sta portando a risultati elettorali che potrebbero ribaltare lo status quo politico. Questi cambiamenti provocano disordini che rendono i viaggi di lavoro più complicati e pericolosi. Fai attenzione agli aumenti delle proteste e alle attività di terrorismo.

3. Cyber attacchi

I viaggi d’affari sono complessi e interconnessi su scala globale. L’impatto di un attacco informatico potrebbe essere di vasta portata, in particolare se mirato alle operazioni delle compagnie aeree o degli aeroporti. Le aziende e i loro viaggiatori possono prendere provvedimenti per proteggersi da hacker e criminali informatici.

4. Disastri naturali e malattie

Gli eventi meteorologici – sopratutto quelli imprevisti – creano interruzioni di viaggio con più forza e meno preavviso. La diffusione delle malattie sta rendendo i viaggi d’affari sempre più rischiosi, persino verso destinazioni un tempo considerate “sicure”. Non è mai stato più importante come ora essere in grado di comunicare con i viaggiatori in crisi.

Programma di gestione del rischio in viaggio, da dove iniziare?

La chiave per cominciare, secondo gli esperti di travel risk management di BCD Travel, è seguire un percorso di pianificazione logico e di provato successo. Questi stessi esperti, raccomandano di suddividere il processo di travel risk management in sette fasi distinte:

Gli esperti di TRM di BCD Travel hanno approfondito molto questo processo in sette fasi, e l’hanno fatto, nello specifico, nel documento rilasciato nel 2015: Travel Risk Management: Keeping Business Travelers Safe and Secure.

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“Un’effettiva gestione del rischio vuol dire qualcosa di più di avere un semplice piano al riguardo”, ha affermato Claudia Unger, director of Research & Intelligence di BCD Travel.
“È importante avvicinare le persone giuste – dai manager di viaggio, ai security manager, alle risorse umane, fino al senior management – sono tutti coinvolti nell’iniziativa e la supportano”.

“Il travel risk management riguarda la comprensione delle esigenze dei viaggiatori e dei rischi a cui, nello specifico, sono esposti. Esso coinvolge il processo di condivisione del plan con tutti gli stakeholders, così che ognuno sappia come comportarsi in caso di crisi”, ha detto la Unger. “Si tratta, in ultimo di tenere aggiornato il tuo plan. Se il contesto di rischio cambia, il tuo piano deve poter cambiare con esso”.

“Il documento offre alcuni consigli di esperti, novità del settore e case study riguardo il modo in cui le aziende hanno creato con successo programmi di gestione del rischio di viaggio. Abbiamo consigliato alle aziende come tenere al sicuro i propri viaggiatori per molti anni”, ha detto la Unger. “Il nostro documento relativo al TRM, trasforma la nostra conoscenza in piccoli passi digeribili, che ogni azienda può fare propri per migliorare la preparazione ai rischi e ai disagi del viaggio”.

Aggiornare i viaggiatori nella gestione del rischio in viaggio

Ricordati di combinare il tuo programma del rischio in viaggio con fonti e aggiornamenti da inviare tramite avvisi pertinenti ai viaggiatori interessati. Per esempio, se hai bisogno di evacuare i viaggiatori da una città a causa di un incidente significativo o una minaccia, puoi identificare quale dipendenti che ritieni siano interessati e inviare loro tutti i messaggi necessari. Il mobile è un modo molto utile per avvisare viaggiatori. Soprattutto quando può essere utilizzato per comunicazione bidirezionale. Per casistiche più rilevanti, è possibile inviare un avviso mobile e chiedere al viaggiatore di confermare la ricezione del messaggio e indicare se è richiesto un ulteriore aiuto.

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