I travel program manager possono preparare proattivamente i propri viaggiatori ai disagi causati dal maltempo, sostiene Tracy Maier, un vice presidente senior di BCD Travel nel Nord America. Qui ci sono alcuni dei suoi migliori consigli per educare e comunicare con i viaggiatori.
- Inserisci avvisi sul tempo nel tuo portale TMC o nella intranet della
tua azienda il prima possibile, in seguito avvisa i traveler e gli organizzatori di viaggi di andare online per effettuare prenotazioni che non avvengono nelle prossime 72 ore. In questo modo, i traveler che sono in viaggio o che hanno piani di viaggio imminenti colpiti da una tempesta possono avere la piena attenzione degli agenti. In BCD Travel, estendiamo le ore di lavoro degli agenti durante disagi causati da estreme condizioni meteo. - Se si verificano situazioni di condizioni meteo estreme, avvisa i viaggiatori colpiti di non effettuare il check-in 24 ore in anticipo. Una volta che il traveler ha effettuato il check-in, alcune compagnie aeree non permettono alle TMC di accedere alla prenotazione ed attuare modifiche. In più, se i viaggiatori effettuano il check-in in concomitanza dell’orario di partenza, loro e le compagnie aeree avranno informazioni più accurate sulle condizioni meteo.
- Esponi il processo di rinuncia ai viaggiatori. Le compagnie emettono le rinunce per permettere alle TMC di effettuare delle modifiche alle prenotazioni dei viaggiatori. Ma ci sono anche situazioni in cui una compagnia blocca l’accesso della TMC alla prenotazione del traveler. Per esempio, se una rinuncia è effettuata una volta e il maltempo causa la necessità di una seconda modifica, la TMC può dover contattare la compagnia per un secondo codice di rinuncia. Questo può estendere notevolmente il tempo necessario per risolvere i problemi legati al volo dei viaggiatori.
- Incoraggia i viaggiatori a tenere aggiornati i profili viaggiatori con accurate informazioni di contatto, inclusi i numeri di cellulare. Invia regolarmente messaggi che richiedano gli aggiornamenti del profilo, non solo quando si verifica il maltempo. Inoltre, incoraggia i traveler a scaricare l’applicazione gratuita TripSource di BCD Travel, che fornisce alert e notifiche relative al tempo, ai ritardi dei voli e altri tipi di informazioni sui disagi legati al traffico.
- Avverti i viaggiatori che i disagi legati al maltempo possono avere effetto su voli provenienti da città dove il tempo è sereno. Il loro volo potrebbe essere bloccato in una città che è stata colpita dal maltempo.
- Alcune compagnie forniscono uno speciale numero di telefono per il servizio clienti ai viaggiatori d’élite. Utilizzare quel numero fornito ai viaggiatori d’élite può risparmiare tempo quando le linee sono tutte occupate. Sempre a riguardo, i traveler d’élite possono provare a dirigersi nelle lounge delle compagnie per assistenza.
- Spera nel bel tempo. Noi lo facciamo!
