Non permettere che i primi segnali della primavera ti ingannino: le copiose nevicate invernali sono ancora una grande minaccia in marzo e aprile; e poi appena la temperatura si alza leggermente, arrivano i temporali primaverili. Il maltempo è sempre un’enorme incognita e, quando sopraggiunge, è molto probabile che crei disagi alle trasferte lavorative dei tuoi viaggiatori.
Eppure i travel manager possono collaborare con la propria TMC per limitarne le conseguenze. Tracy Maier, Senior Vice President di BCD Travel, offre alcuni consigli per ridurre le difficoltà legate alla gestione di una trasferta colpita dal maltempo:
Mantieni informati i viaggiatori
Inserisci le allerte meteo nell’area riservata della tua TMC o nella tua intranet aziendale, poi avvisa i viaggiatori e i travel arranger di connettersi per effettuare le prenotazioni che non sono state confermate nelle 72 ore successive. In questo modo, i viaggiatori che si trovano in viaggio o che stanno subendo disagi per colpa di una tempesta possono avere la piena attenzione degli agenti.
Consiglia saggiamente i tuoi viaggiatori
Se le previsioni indicano una situazione di particolare impatto, avvisa i viaggiatori che potrebbero essere colpiti di non effettuare il check-in 24 ore in anticipo: una volta effettuato, alcuni vettori non permettono alle TMC di accedere alle prenotazioni per apportare modifiche. In più, se i traveler dovessero effettuare il check-in a ridosso dell’orario di partenza, potrebbero ottenere informazioni più precise e dettagliate riguardo alla situazione meteo, compresi gli aggiornamenti riguardo a potenziali disagi ai voli.
Nei casi peggiori, i viaggiatori devono conoscere il processo di annullamento dei voli. Le compagnie aeree forniscono questo servizio per permettere alle TMC di effettuare modifiche alle prenotazioni dei viaggiatori, eppure succede ancora che le compagnie blocchino l’accesso della TMC alla prenotazione in questione. Per esempio, se è già stato utilizzato il processo di annullamento una volta e il maltempo comporta la necessità di effettuare una seconda rinuncia, la TMC potrebbe dover contattare il vettore per un secondo codice di annullamento, aumentando l’intervallo di tempo necessario per risolvere i problemi legati al volo.
Un altro suggerimento prezioso è quello di ricordare ai viaggiatori che condizioni meteorologiche avverse possono avere conseguenze anche sui voli che provengono da destinazioni dove la situazione meteo è favorevole. Infatti, il loro volo potrebbe subire ritardo in una città colpita da una tempesta durante la traversata o uno scalo.
Fornisci un servizio proattivo
BCD estende il proprio servizio durante potenziali disagi causati dal maltempo e aumenta il supporto al team h24 per assicurarsi che i viaggiatori delle proprie aziende clienti ricevano l’assistenza di cui necessitano. I voli sono monitorati 24 ore su 24, 7 giorni su 7, le condizioni del traffico ferroviario, aereo e marittimo sono valutate e comunicate prontamente grazie al servizio di Flash Alert, alla sezione dedicata sul sito web e alla APP Flash Alert.
Sii preparato a cosa potrebbe accadere
Incoraggia i viaggiatori a mantenere i propri profili aggiornati con le corrette informazioni di contatto, inclusi i numeri di cellulare, in modo tale da permettere a te e alla tua TMC di mettervi in contatto con loro durante un’eventuale criticità. Profili accurati dei viaggiatori sono la chiave per assicurare una pronta assistenza in qualsiasi situazione d’emergenza; è una componente essenziale per prepararsi a condizioni meteo avverse, tanto quanto ai rischi legati al travel, sempre più in evoluzione al giorno d’oggi.
Invia regolarmente ai tuoi traveler dei reminder per ricordar loro di aggiornare il proprio profilo, non solo in casi di emergenza o necessità.
Chiedi al tuo account manager come BCD Travel possa aiutarti a ridurre gli effetti di eventuali disagi durante una trasferta per mantenere i tuoi viaggiatori produttivi, soddisfatti e sempre al sicuro.
