Report che colpiscono, come presentare i dati del travel program

Se sei un travel manager, sai bene quanto è importante comunicare le metriche rilevanti delle prestazioni del tuo travel program agli stakeholder non-travel in azienda. Ecco 4 consigli per creare e presentare report di successo che restano impressi nella memoria di manager e responsabili in azienda.

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In qualità di travel manager, conosci bene il potenziale contenuto nei tuoi report sui dati di DecisionSource® di BCD Travel. Ma la vera sfida è come comunicare le metriche rilevanti delle prestazioni del tuo travel program agli stakeholder non-travel in azienda. Ecco come creare report di successo e presentazioni che restano impresse nella memoria di manager e responsabili che non conoscono il tuo business travel program. Puoi prendere spunto da questi semplici suggerimenti:

Conosci il tuo pubblico

Tutti noi attribuiamo priorità esclusive, stili di lavoro e tipi di personalità ai nostri ruoli. Quando crei report per stakeholder non-travel, pensa alle loro esigenze e a come preferiscono ricevere le informazioni.

  • I traveler e le risorse umane generalmente rispondono bene a uno stile di comunicazione empatico, incentrato sul servizio e la convenienza dei dipendenti.
  • Le figure finance e procurement e hanno bisogno di vedere numeri e statistiche.
  • Dirigenti e executive amano metriche “big-picture” che mostrano come i tuoi sforzi influenzano l’intera organizzazione.

Sii schietto e vai dritto al punto

Indipendentemente dal pubblico, il tempo è una merce scarsa. Per questo hai bisogno di offrire le informazioni più interessanti in anticipo. Usa la grafica ed evita il gergo e gli acronimi di viaggio. Se attiri la loro attenzione nei primi otto secondi – e poi riesci a concentrare la tua presentazione in tempi brevi – avrai catturato la loro attenzione.

Prima di iniziare fatti alcune semplici domande:

  • Cosa mi aspetto dal mio pubblico? Voglio che capiscano il valore del programma? Sto cercando la loro approvazione per iniziative specifiche?
  • Come dimostrerò il successo o le opportunità nella mia presentazione? Dovrei mostrare i dati relativi ai risparmi, i miglioramenti nel comportamento dei viaggiatori, le specifiche sfide di conformità o qualcos’altro?
  • Tutte le mie informazioni sono attuabili? Considera che i dati senza un obiettivo finale preciso, nullificano il tuo messaggio.

Scegli i giusti dati e usa grafici appropriati

Assicurati che le informazioni e la presentazione si adattino ai tuoi obiettivi e al tuo pubblico. Ancora una volta, chiedi a te stesso:

  • Se dovessi scegliere due o tre KPI, quali dovrebbero essere al centro della mia presentazione?
  • Le informazioni sui fornitori possono fornire ulteriori approfondimenti? Sarebbero un valore aggiunto alla mia presentazione?
  • La più importante: i miei dati sono puntuali?

Una volta che hai scelto i dati giusti, pensa a come presentarli. Il tuo pubblico preferisce diagrammi o grafici? Presenta loro un PowerPoint facile da leggere e visualizzare. Se il pubblico ama gli elenchi, fornisci un PDF dopo la presentazione. Se richiedono dati specifici e di dettaglio, come un conteggio di viaggiatori o dipartimenti non conformi, allega un foglio di calcolo.

Concludi alla grande

Non analizzare troppo. Sii coraggioso nello spiegare le conclusioni che possono essere tratte dai dati e offrire scenari d’azione diversi. Assicurati che tutte le informazioni supplementari fornite siano chiare, rimangano puntuali e supportino il tuo messaggio. Fai sapere agli stakeholder esattamente quello che ti aspetti da loro e fissa una scadenza.

Scopri come il travel leader di AstraZeneca utilizza i dati per dimostrare il valore del suo programma per il business. Chiedi come BCD Travel può aiutarti a ottenere informazioni utili per migliorare il tuo travel program.


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