La virtual collaboration oggi offre più promesse che mai. Migliore tecnologia; minori costi per strumenti e connettività; e un più ampio consenso verso i meeting virtuali, sia nell’ambito professionale che in quello personale, sta portando interesse ed attenzione.
I benefici della virtual collaboration – in particolare come componente di una strategia di total collaboration management che si integra con il corporate travel – sono reali ed efficaci. Ma realizzare un piano per far fruttare quei benefici richiede tempo una strategia ben congeniata. E la verità è che la virtual collaboration non si presta a tutte le aziende.
Dunque, come fare per determinare se è una buona possibilità per la tua impresa? Comincia facendo i compiti a casa per capire come i tuoi dipendenti stanno già collaborando virtualmente; quanto spende la tua azienda per le riunioni face-to-face; e se svoltare verso un maggiore impiego di virtual meetings possa allinearsi con i tuoi obiettivi aziendali.
Verifica il potenziale della virtual collaboration
Quali strumenti di virtual collaboration sta utilizzando oggi la tua azienda? Ricordati di computare tutti gli strumenti di collaborazione – anche quelli che sembrano più comuni come il telefono e la e-mail.
- Gli strumenti possono essere utilizzati per connettere le persone sia internamente che esternamente?
- Quale percentuale dei dipendenti ha accesso a questi strumenti? L’accesso è differenziato per superiorità di grado per maggiore anzianità, per reparto, ecc.?
- Tutti i dipendenti che hanno accesso a questi strumenti sanno che sono disponibili per loro?
- Come stai utilizzando questi strumenti per le riunioni? Qual è l’uso appropriato secondo la vostra cultura aziendale? Che tipo di meeting non sarebbe appropriato per l’eventuale utilizzo di queste tecnologie?
- Se possedete stanze per video-conferenze o telepresenza, quanto vengono utilizzate (secondo la percentuale di ore lavorative per le quali le stanze sono in uso)? E ancora, dove sono localizzate queste stanze?
- Realizza una survey: che cosa dicono gli utilizzatori degli strumenti di collaborazione esistenti? Cosa funziona e cosa no?
Verifica la spesa travel
Quanto spende attualmente la tua azienda per il travel?
- Com’è allocata questa spesa? Quali solo le destinazioni più visitate dai tuoi viaggiatori? Quale reparto viaggia di più?
- Realizza una survey: Per quale motivo viaggiano i tuoi dipendenti? Qual è la loro logica di business secondo la quale si mettono in viaggio? (Non ti limitare ad una survey isolata: migliora il tuo processo di prenotazione, così puoi verificare il motivo per il quale i tuoi viaggiatori sono in viaggio ogni volta che prenotano una trasferta. Questi dati possono portare a decisioni riguardo alla virtual collaboration e molto altro).
Allineati con gli obiettivi di business
Riguarda gli obiettivi centrali della tua azienda – sia quelli annuali che quelli a lungo termine – e considera come una strategia di virtual collaboration possa adeguarsi a quegli obiettivi. Questi sono alcuni obiettivi comuni di business che potrebbero essere interessati:
- Contenimento dei costi – riduzione delle spese travel
- Mantenimento e nuove assunzioni di personale – migliorare l’equilibrio vita/lavoro dei dipendenti
- Realizza una survey: i dipendenti pensano che la loro produttività possa aumentare o diminuire se viaggiassero meno per meeting di routine?
Nel momento in cui avrai le risposte a tutte queste domande, usale per definire le tue ambizioni riguardo agli aspetti collaborativi. Vuoi semplicemente migliorare l’utilizzo degli strumenti di virtual meeting? O vuoi realizzare una strategia di total collaboration management che integri la gestione travel? Una volta fissati i tuoi obiettivi, potrai cominciare a costruire un business case per rendere operativa la virtual collaboration.
Vuoi saperne di più? Scarica il white paper Virtual Collaboration: Enhancing Your Travel Program realizzato dalla società di consulenza sul business travel Advito.
