Come gestire le richieste di viaggio bleisure

Ecco una breve guida per aiutarvi a gestire le richieste di estensione del viaggio personale durante i viaggi di lavoro.

Un viaggiatore diretto a Barcellona per lavoro spera di aggiungere una vacanza di tre giorni al mare con il partner. Un viaggiatore straniero a San Francisco vuole assistere a una partita di football americano prima di tornare a casa.
Che si chiami bleisure o workcation, la possibilità di aggiungere del tempo libero a un viaggio di lavoro è un buon modo per aumentare la soddisfazione e il benessere dei viaggiatori.

Ecco alcuni elementi che i travel manager e travel arranger dovrebbero prendere in considerazione.

Scrivete una travel policy chiara

Le regole per il tempo libero devono essere chiaramente delineate nella polizza di viaggio per limitare la responsabilità e i rischi per l’organizzazione e per il viaggiatore.

I punti da trattare possono includere, ma non solo, i seguenti:

  • Requisiti e processo di approvazione da parte del manager
  • Con quanto anticipo e attraverso quali canali i viaggiatori possono richiedere estensioni del viaggio personale
  • Come soddisfare il dovere di diligenza
  • Parametri per gli accompagnatori non dipendenti
  • Implicazioni per le politiche di time-off
  • Se le regole per le spese per i pasti, l’intrattenimento, l’alcol, le mance e il servizio in camera (incluso il mini bar) si applicano al segmento di viaggio “bleisure”.
  • Come devono essere gestite le note spese
  • Se ai viaggiatori deve essere proibito di svolgere attività che possono metterli a rischio

Avere un’idea dei costi chiara

Le travel arranger devono innanzitutto determinare il costo del volo e delle sistemazioni alberghiere per la parte del viaggio di lavoro, in linea con la travel policy. Quindi, calcolare gli eventuali costi aggiuntivi per arrivi anticipati o partenze posticipate. Il viaggiatore sarà personalmente responsabile della differenza di costo. Consentire ai viaggiatori d’affari di usufruire delle tariffe negoziate può contribuire a facilitare il passaggio dal lavoro allo svago.

Spiegare e valutare le spese di viaggio

La fatturazione o l’elenco delle voci deve delineare chiaramente le spese che l’organizzazione e il viaggiatore devono sostenere. Se i costi sono inferiori quando si includono notti aggiuntive, la policy e l’azienda dovrebbero applicare i risparmi a determinati costi associati al viaggio di piacere, ad esempio l’hotel, l’auto a noleggio, i pasti individuali e il parcheggio. Le spese sostenute dalle persone che accompagnano il viaggiatore non possono essere coperte per la parte di viaggio “bleisure”, anche se l’azienda potrebbe valutare di coprire alcune spese degli accompagnatori come parte di un incentivo.

Il report: benessere e bleisure

In un sondaggio condotto dal BCD questa primavera, la metà dei viaggiatori intervistati ha dichiarato di essere propensa a combinare i viaggi d’affari con il tempo libero nel 2022. L’anno scorso questo indicatore era inferiore di 17 punti.

Abbiamo chiesto agli intervistati quali sono i supporti per l’equilibrio tra lavoro e vita privata di cui potrebbero beneficiare come viaggiatori d’affari e abbiamo scoperto che molte delle opzioni selezionate sono legate alla possibilità di aggiungere elementi di svago ai viaggi di lavoro.

La metà dei viaggiatori intervistati ha dichiarato di:

  • desiderare di poter aggiungere qualche giorno in più ai viaggi di lavoro
  • essere interessati a farsi accompagnare da un compagno di viaggio

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