Neeraj Singhal, Chief Financial Officer di BCD Travel Asia Pacific, è salito sul palco dell’ACTE Singapore Global Summit e del Corporate Lodging Forum di Singapore nei giorni scorsi per condividere con i travel manager qualche consiglio su come discutere con il proprio CFO sulla richiesta di una RFP. Ecco i suoi consigli sulla presentazione di una travel request for proposal emersi durante la sessione del Q&A a cui hanno assistito circa 600 persone:
Dunque, Neeraj, il tuo primo consiglio per i travel manager è “conosci i tuoi dati perché il tuo CFO li conosce“. Che cosa vuoi dire con questo?
I CFO sono persone analitiche. Conosco molti travel manager esperti che pensano che sia un’affermazione banale. Tuttavia è una cosa a cui molte persone non pensano fino a quando non si trovano di fronte al proprio CFO e si sentono rivolgere domande difficili su dati e statistiche. Se ti trovi nel bel mezzo di una request of proposal, è meglio che ti presenti proattivo con il tuo CFO, piuttosto che reattivo.
Il dato a cui è interessato il tuo CFO è il risparmio.
Per quanto siamo conosciuti in tutto il mondo per essere dei taccagni, sappiamo che c’è sempre un costo per concludere affari. Parlaci di come i tuoi fornitori selezionati possono ridurre i costi e massimizzare la spesa totale per i viaggi. Mostraci i numeri. A che punto è il tuo T&E? Quali sono i numeri che ti aspetti in aumento e come possono essere tagliati i costi? Sei un esperto di viaggi, ma sappiamo che il costo totale delle spese travel è quello che conta davvero. Siamo più propensi a supportare la tua shortlist se supportata da numeri reali in termini di risparmi.
Per farla breve preparati e conosci i tuoi numeri.
Neeraj, hai detto che la trasparenza è la chiave per guadagnare fiducia con il tuo CFO. Perché la trasparenza è così importante?
I CFO vogliono sapere per cosa stanno pagando. Se presenti 1 milione di dollari di spesa in hotel, il tuo CFO vuole sapere che avrai 1 milione di dollari in valore per 1 milione di dollari spesi. Come travel manager, potresti affidarti a una TMC, ma hai anche dei fornitori specifici per voli, hotel e auto. Spiega al tuo CFO come mantieni le relazioni con i tuoi fornitori. So che non è un argomento divertente, ma è importante per il tuo CFO. Mostra al tuo CFO che stai adottando un approccio analitico alla spesa di viaggio, dimostrando di avere un piano adeguato. Ho già detto che ci piacciono gli approcci analitici?
Se vuoi conquistare il tuo CFO, parla con lui di come puoi aiutarlo a raggiungere i suoi obiettivi o sfruttare altri investimenti. Ad esempio, un CFO paga un sacco di soldi ogni anno per un ERP o un sistema integrato di visualizzazione dei business data per l’azienda. In che modo la gestione dei viaggi può integrarsi meglio con le soluzioni in cui il CFO ha già investito? Ad esempio, è possibile integrare i dati di business intelligence nella visualizzazione dei dati della tua azienda e nel tool di gestione delle prestazioni? Puoi integrare l’identità del traveler nella tua piattaforma di gestione risorse umane? Puoi integrare la prenotazione in una piattaforma CRM?
Come vedi il futuro della prenotazione e come possono i travel manager portare questo messaggio al proprio CFO?
BCD Travel considera la prenotazione un’esperienza end-to-end per i viaggiatori. In tutto ciò è compreso la ricerca online, contattare un agente per prenotare un volo o un hotel, fino a presentare una nota spese per richiedere il rimborso. Per noi, il futuro della prenotazione riguarderà l’eliminazione dei punti deboli per i traveler. Tutto ciò che riguarda blockchain, AI e realtà virtuale, non sarà argomento rilevante per i consumatori finali, i viaggiatori. Questi vogliono solo facilità e convenienza. Vogliono sentirsi sicuri di ottenere i prezzi migliori, usufruire della gamma migliore di scelte e accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno.
Quindi durante una richiesta RFP, potresti parlare con il tuo CFO di tutto il flusso di prenotazione. Se il tuo travel program non infonde fiducia nei traveler, questi prenoteranno al di fuori del tuo programma di viaggio. Ciò significa meno prenotazioni coi fornitori e più costi che mettono a repentaglio il potere contrattuale dell’azienda in futuro. Evita di far perdere tempo anche ai tuoi viaggiatori. Non bisogna essere dei detective per verificare che la tariffa quotata può essere trovata altrove per 10€ in meno!
Dimostra al tuo CFO come le prenotazioni rientrino all’interno del travel program. Questa è la tua occasione per parlare dello status quo, così come della necessità di investire nel futuro a breve e lungo termine. Nei prossimi giorni si parlerà molto del futuro dei viaggi e di tecnologia. Gran parte di ciò supporterà il flusso di prenotazione per rendere la vita più facile ai traveler.
Il tema di ACTE per il 2018 è il futuro. Avendo una esperienza nel settore business travel da più di 10 anni, come pensi diventerà il viaggio nel 2023?
In BCD Travel abbiamo un team il cui unico compito è guardare all’innovazione. Ho rivolto a loro questa domanda. Invece di parlare di tecnologia all’avanguardia come blockchain e AI, mi hanno sorpreso dicendomi che nei prossimi cinque anni il mondo dei viaggi avrà necessità di consolidare le giuste basi del mercato. Ad esempio, l’Occidente deve raggiungere l’Oriente in termini di pagamento. Il pagamento è ciò che frena l’innovazione e, una volta risolte le frammentazioni, vedremo il reale vantaggio dell’innovazione.
Ma lasciatemi anche rispondere alla domanda dal punto di vista finanziario. Come è plausibile, la mia risposta è tutta incentrata sui numeri. I viaggiatori nel 2023, indipendentemente dal fatto che siano Millennial, GenY o GenX, sono alla ricerca di un’esperienza di viaggio end-to-end. Ciò significa rendere tutto facile dalla prenotazione del viaggio alla presentazione di una nota spese. Le tecnologie che compongono quell’esperienza o esistono già o sono in lavorazione, ma non sarei un FCO se non avessi anticipato di conoscere il reale impatto di una tecnologia prima di implementarla. La nuova tecnologia deve aumentare la produttività dei viaggiatori e ridurre i punti deboli, ma non deve nemmeno far esplodere i costi.
In altre parole, è necessario tenere il passo con la tecnologia emergente, ma non superare i costi totali del programma di viaggio.
