Aiutare i viaggiatori a rispettare la travel policy

Una coerente politica globale e un processo automatizzato di approvazione generano un risparmio di oltre 700.000 dollari nella spesa travel.

HDS ha migliorato la propria conformità alla travel policy e ha tagliato i costi con Trip Authorizer

Una coerente politica globale e un processo automatizzato di approvazione generano un risparmio di oltre 700.000 dollari nella spesa travel.

La sfida: Hitachi Data Systems (HDS), volendo dare un taglio ai costi e alle spese travel, ha individuato il problema: la global technology company aveva 15 diverse travel policy regionali; ciascuna di queste, veniva interpretata in modo diverso – e applicata in modo incoerente – a seconda del luogo.
Le spese di viaggio cominciarono a salire, soprattutto perché i viaggiatori:

  • Non prenotavano le tariffe più basse
  • Prenotavano hotel al di fuori del travel program o dal protocollo
  • Trascuravano opzioni che non prevedessero un viaggio

Hitachi Data Systems si è rivolta a BCD Travel. Insieme, il fornitore di tecnologie e la società di travel management, hanno elaborato una strategia per ridurre i costi di viaggio:

  • Eliminando i viaggi non approvati di prima classe e di business class e adottando costantemente una logica di prenotazione delle tariffe più basse
  • Aumentando il numero di hotel prenotati attraverso fornitori preferenziali
  • Valutando il viaggio razionalmente nell’ ottica di evitare, se possibile, spostamenti non necessari
  • Utilizzando strumenti tecnologici per aumentare la metodicità d’approccio attraverso l’automazione

La soluzione: BCD ha valutato le travel policy, le comunicazioni, i tool e i processi utilizzati, nelle operazioni su scala globale, da Hitachi Data Systems (brand americano sussidiario di Hitachi Ltd., corporation giapponese). Dati alla mano riguardo ai punti in cui la documentazione e i processi necessitavano di un miglioramento, BCD e Hitachi Data System hanno riportato le esigenze di viaggio, e quelle di spesa, sotto un’ unica e univoca travel policy globale. BCD ha tenuto webinar e corsi di formazione per istruire i viaggiatori e i travel arrangers riguardo la nuova travel policy di Hitachi Data Systems e sui suoi nuovi processi. Nel frattempo Hitachi Data Systems ha implementato  Trip Authorizer, strumento targato BCD.

Trip Authorizer esamina automaticamente le prenotazioni e spunta gli itinerari fuori dai parametri di policy – allertando i travel manager della necessità di un’ ulteriore revisione. Questo “riconoscimento attivo” si attiva in 24 ore, secondo i parametri specificati nella travel policy di Hitachi Data Systems.

I processi di approvazione di HDS variano in relazione al costo e alla complessità del viaggio richiesto. Un line manager può dare approvazioni autonoma per alcune trasferte, per esempio se le ragioni del viaggio d’affari prevedono corsi di formazione o altre attività non direttamente collegate ad un cliente specifico. Sia i line manager che l’executive manager devono dare un’ approvazione di biunivoca, invece, per richieste di viaggio più costose o più complesse, per esempio se sono necessari voli in premium economy o business-class.

Oltre a prenotazioni automatizzate e standardizzate e ai processi approvazione, Trip Authorizer genera report che consentono  a Hitachi Data Systems di tenere sotto controllo i tentativi di prenotazioni out-of-policy e supportare i dipendenti, ricordando loro i parametri di policy.

I risultati:  Entro 24 mesi dalla stesura della travel policy unificata e dall’implementazione di Trip Authorizer, HDS ha risparmiato più di 700,000 dollari nella loro voce travel. L’azienda stima di raggiungere un ritorno d’investimento pari al 288% dal solo strumento di  Trip Authorizer. Il processo automatizzato di approvazione semplifica i compiti ai manager in questo senso.

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