La Travel Manager collabora con BCD Travel per supportare i viaggiatori della compagnia petrolifera ed energetica a raggiungere le loro destinazioni. BCD gestisce 16 mercati in tutta l’APAC, combinando l’assistenza locale con un centro servizi globale in Sri Lanka. Sherry, che vive a Kuala Lumpur, in Malesia, ha parlato apertamente del travel program di Halliburton durante la pandemia, delle sfide che il settore deve affrontare e gli obiettivi di miglioramento del travel program mentre in settore del travel si riprende.
Il COVID-19 ha creato sfide e interruzioni per i travel manager a livello globale. Quali sono state le tue priorità?
Sherry Il COVID-19 è arrivato nei primi mesi dell’implementazione del servizio di BCD alla Halliburton. La priorità principale era di portare i viaggiatori colpiti dalle sospensioni dei voli verso le loro destinazioni in tutta sicurezza; il che includeva i traveler dell’equipaggio che si dovevano recavano in servizio al largo sulle piattaforme e quelli che tornavano a casa dalle loro famiglie e dai loro cari. Una volta che siamo riusciti a metterli in sicurezza e fargli raggiungere le loro destinazioni, abbiamo iniziato a rivalutare le nostre esigenze di viaggio e deciso chi all’interno dell’organizzazione avrebbe continuato a muoversi nonostante la pandemia.
La nostra seconda priorità è stata la gestione delle misure di quarantena imposte dal governo in hotel selezionati per garantire che non vi fossero interruzioni al cambio dell’equipaggio nei giacimenti petroliferi.
Come sono cambiate le interazioni con i fornitori durante la pandemia?
Sherry I nostri fornitori sono stati di supporto e disponibili nell’ intervenire per supportarci nonostante la pandemia. Ci hanno chiesto e lo fanno tutt’ora aggiornamenti sulla nostra politica sui “Viaggi Essenziali” in concomitanza con le nuove regole emanate dai Governi. Le compagnie aeree e gli hotel ci hanno assistito nelle esigenze e fanno tutt’ora tutto il possibile per garantire viaggi e soggiorni sicuri e senza intoppi ai nostri dipendenti.
Ad oggi e per il futuro, cosa pensi che i travel manager debbano fare diversamente da prima della pandemia?
Sherry Dobbiamo essere certi che i viaggiatori siano ben informati e abbiano accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, nel modo in cui vorrebbero riceverle, prima, durante e dopo un viaggio. BCD e i nostri fornitori ci aiutano a gestire l’imprevisto e l’imprevedibile.
La pandemia ha cambiato il tuo modo di collaborare con BCD?
Sherry Sì. Poiché la capacità dei voli cambia così come gli orari e i governi modificano in tempi brevi le norme di restrizioni ai viaggi da determinati paesi. Così diventa davvero difficile ricercare le opzioni di viaggio e identificare con precisione la tariffa logicamente più bassa senza l’aiuto dei consulenti di viaggio BCD che hanno dimostrato grande attenzione per questi dettagli.
Inoltre, la possibilità di trovare un’assistenza qualificata rassicura i viaggiatori che in questo momento storico preferiscono parlare con un esperto rispetto all’utilizzo delle piattaforme di prenotazione online.
La pandemia ha evidenziato delle lacune nella tua strategia di sicurezza durante le trasferte? Hai appreso qualche lezione dagli avvenimenti trascorsi?
Sherry Aderiamo alle politiche sulla sicurezza aziendale e sui viaggi essenziali. All’inizio della pandemia, abbiamo avuto casi di negato imbarco. Ora, i viaggiatori sono obbligati a seguire con attenzione le regole di sicurezza differenziate nei loro diversi paesi di origine, nelle destinazioni e rispetto al transito negli aeroporti.
I consulenti di viaggio ora chiamano direttamente le compagnie aeree per chiarire l’ambiguità nelle regole del sistema di prenotazione, si esige il 200% di conferma dei fatti!
Il saving è sempre una priorità per Halliburton, ma non se significa compromettere la sicurezza dei viaggiatori. La parte di analisi è fondamentale per valutare le aree di miglioramento della travel policy.
Dopo la pandemia, come vedi evolvere l’hotel program aziendale?
Sherry Mi piacerebbe vedere un approccio più dinamico al nostro programma alberghiero APAC, dove potremmo aumentare il numero di alberghi e la convenienza delle tariffe. Il COVID ci ha mostrato che abbiamo bisogno di alternative pronte nel caso in cui un hotel venga spostato in un programma di quarantena o le regole del governo impongano limiti di capacità delle strutture.
