La sfida
Un’importante multinazionale della consulenza riscontrava varie problematiche con la gestione dei viaggi di lavoro in Belgio.
Il complesso processo di prenotazione e di spesa comportava un aumento degli errori di fatturazione e dei costi di viaggio con approvazioni manuali e la gestione dei viaggi tramite un’agenzia in loco.
Il nostro cliente voleva una soluzione end-to-end che rendesse il processo più semplice, veloce e preciso, dalla prenotazione all’approvazione e richiedeva l’implementazione della soluzione nell’arco di due anni.
L’approccio
Abbiamo collaborato con il nostro cliente per sviluppare un nuovo processo di viaggio end-to-end completamente automatizzato. L’implementazione del nuovo processo ha richiesto diverse fasi:
- BCD ha installato uno strumento di prenotazione online insieme a TripSource®, la nostra piattaforma di gestione totale dei viaggi per travel manager e viaggiatori. In questo modo i viaggiatori hanno a disposizione i contenuti necessari per pianificare, confrontare e prenotare in modo rapido e semplice le loro prenotazioni. Inoltre, è facile per loro rimanere nell’ambiente online piuttosto che uscirne, a tutto vantaggio della gestione dei viaggi della loro azienda.
- Per facilitare il processo di approvazione, abbiamo creato Trip Authorizer, la nostra soluzione di approvazione automatica dei viaggi, e abbiamo integrato la travel policy cliente. Ora solo i viaggi che non rientrano nella politica di viaggio esistente devono essere approvati e vengono inviati direttamente a una coda designata. I viaggi che rientrano nella policy vengono approvati automaticamente e tutti i dati vengono controllati e abbinati alle fatture giuste.
- Inoltre, inviamo un feed giornaliero dei dati prenotati e approvati direttamente al server del nostro cliente. La loro soluzione SAP automatizza l’elaborazione dei dati e confronta i dati fatturati con quelli approvati. Ciò consente l’approvazione automatica delle fatture e l’integrazione di tutte le spese relative al viaggio. In collaborazione con il loro partner di soluzioni finanziarie, abbiamo creato un feed elettronico per caricare le fatture sul loro server. In questo modo si eliminano i processi manuali, come la scansione e la digitazione delle fatture cartacee.
- Abbiamo sviluppato un database che consente ai viaggiatori di collegare il loro numero della trasferta alla corretta entità di fatturazione del cliente, garantendo un’accuratezza della fattura del 100%.
I risultati
Insieme al cliente abbiamo creato una nuova soluzione end-to-end, compreso un flusso amministrativo automatizzato. E lo abbiamo fatto in un anno invece che in due. Passando a una configurazione online, l’azienda risparmia sulle spese di servizio e sullo spazio in ufficio. Aumenta il tasso di adozione online e aiuta a monitorare e controllare i costi di viaggio.
Il nostro cliente ha già risparmiato fino al 45% sui costi di agenzia, riducendo il numero di transazioni e lo spazio in ufficio. E in un solo mese ha raggiunto un tasso di adozione online del 66%.