Lo studio si basa su un sondaggio condotto su 334 travel manager, dirigenti e responsabili dei budget di viaggio, tra il 7 e il 23 febbraio 2023. Il sondaggio ha raggiunto 106 intervistati con sede negli Stati Uniti e 228 intervistati europei con sede nel Regno Unito, Germania, Spagna e Francia.
La ridefinizione dei viaggi aziendali per tener conto delle nuove richieste legate ai mutamenti sociali, come la maggiore flessibilità del lavoro, coincide con una minor distinzione tra viaggio di lavoro e piacere, e delle richieste di servizi travel più flessibili. Il posizionamento strategico dei viaggi all’interno delle aziende diventa quindi fondamentale, così come l’atteggiamento aperto nei confronti delle piattaforme di conferenza e di altre tecnologie come sostituto dei viaggi.
Le relazioni tra i travel buyer e i fornitori rappresentano un’ulteriore sfida, in particolare per quanto riguarda le trattative contrattuali. Molti contratti con i fornitori sono stati congelati per due o più anni durante la pandemia COVID-19 e hanno iniziato a essere rinegoziati nel 2022. Mentre i buyer tornano al tavolo delle trattative con un volume di viaggi previsto inferiore, alcuni fornitori stanno spingendo per ottenere tariffe più alte. I fornitori del settore alberghiero stanno adottando un approccio più deciso rispetto alle compagnie aeree e i fornitori europei stanno spingendo più di quelli americani.
La sostenibilità rappresenta un’altra sfida importante per i viaggi d’affari. Quattro aziende europee su 10 e un terzo di quelle statunitensi affermano di dover ridurre i viaggi per dipendente di oltre il 20% per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità fissati per il 2030. Questo significa che le preoccupazioni per il clima probabilmente limiteranno gli aumenti dei viaggi aziendali per diversi anni a venire. Nonostante le sfide, le risposte dei travel manager indicano che la ripresa dei viaggi aziendali ha traiettorie simili negli Stati Uniti e in Europa. Si prevede che la spesa nei mercati combinati supererà la metà dei livelli del 2019 nella prima metà del 2023 e due terzi entro la fine dell’anno.
Le difficoltà di travel manager e travel buyer nel 2023
Il 2023 rappresenta un anno di sfide per i travel manager e i travel buyer, che devono affrontare un contesto impegnativo caratterizzato dall’aumento delle tariffe aeree e delle camere. Tuttavia, le difficoltà non si limitano solo all’aumento dei costi, ma anche alla necessità di soddisfare le mutate aspettative dei propri dipendenti, in particolare per quanto riguarda i servizi di lusso come i biglietti aerei in prima o in business class e gli hotel di lusso, nonché la necessità di prenotazioni flessibili o all’ultimo minuto.
Secondo alcune statistiche, il numero di viaggi effettuati è diminuito negli ultimi anni, ma le aspettative dei dipendenti sono aumentate, il che rappresenta una sfida per i travel manager e i travel buyer. Infatti, circa la metà degli intervistati ha dichiarato che le aspettative dei dipendenti nei confronti dei servizi di lusso e la ricerca di fornitori sostenibili aumentano notevolmente i costi.
Un altro fattore che ha influenzato il contesto attuale riguarda la rinegoziazione dei contratti. Dopo due o più anni di blocco a causa della pandemia, alcune aziende hanno deciso di rinegoziare i contratti. Tuttavia, tre intervistati su 10 hanno affermato che i fornitori hanno congelato le tariffe negoziate nel 2020 e 2021 sulla base dei volumi (più elevati) del 2019. Ciò vale per un numero maggiore di intervistati americani rispetto a quelli europei.
Inoltre, la possibilità di un prolungato calo dei viaggi d’affari potrebbe influenzare le trattative, poiché i fornitori e i travel buyer stanno lavorando per aggiornare i termini contrattuali. Tuttavia, alcuni hanno riscontrato aumenti significativi delle tariffe. Gli amministratori delegati di alcune aziende alberghiere hanno attribuito i recenti buoni risultati in parte all’aumento delle tariffe aziendali.
Nonostante le difficoltà, la maggior parte degli acquirenti sembra soddisfatta delle offerte che sta concludendo. Tuttavia, ci sono alcune differenze tra le regioni: i fornitori europei sembrano essere meno disponibili a praticare tariffe competitive rispetto agli americani.
Infine, le tariffe più elevate hanno un effetto frenante sul numero di viaggi effettuati, ma in misura minore rispetto allo scorso anno. Le aziende stanno cercando di limitare i costi per viaggio con alloggi più economici e voli a basso costo.
In sintesi, il 2023 rappresenta un anno di sfide per i travel manager e i travel buyer, che devono trovare soluzioni innovative per gestire l’aumento dei costi e soddisfare le aspettative dei propri dipendenti. La rinegoziazione dei contratti, l’aumento delle tariffe e la ricerca di fornitori sostenibili sono solo alcune delle sfide che devono affrontare, ma con una gestione oculata, una buona pianificazione, e la consulenza di una Travel Management Company possono superare le difficoltà di un 2023 di netta ripresa.
