Con oltre 2 milioni di euro di spesa per i soli paesi EMEA, l’obiettivo era ambizioso: unificare i dati di viaggio all’interno di un unico sistema, migliorare la reportistica e garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio, il tutto senza perdere di vista la necessità di ottimizzare i costi.
Program Manager BCD
“Collaborare con un’azienda strutturata come Lifestyle Design è stimolante. Lavorare fianco a fianco con professionisti capaci rende il tutto più fluido e sinergico” racconta Gandolfo Lo Bianco, Program Manager di BCD Travel, che ha seguito il cliente fin dai primi passi della collaborazione.
In poco tempo, l’implementazione del sistema DecisionSource® ha permesso al gruppo di avere visibilità sui dati, mantenendo monitorata la spesa travel avendo i dati completi per una miglior negoziazione con i fornitori e utilizzando la partizione security per sapere sempre dove si trovano i i viaggiatori.
L’inserimento delle tariffe corporate di oltre 80 strutture alberghiere all’interno dell’Online Booking Tool (OBT) e nei sistemi di prenotazione dei Travel Consultant di BCD Travel ha permesso di incentivare l’utilizzo delle strutture contrattualizzate. Questo non solo ha generato risparmi immediati, ma ha anche consolidato i volumi di spesa verso queste strutture, garantendo al cliente un maggiore potere negoziale per gli anni successivi. Contestualmente, l’implementazione dell’OBT è stata completata in Italia – con l’integrazione di funzionalità avanzate per gestire i processi pre e post viaggio tramite il gestionale Zucchetti – e in Francia, rendendo la gestione dei viaggi più efficiente e centralizzata.
Il Gruppo Lifestyle Design e il ruolo di Greta Vergani
Il Gruppo Lifestyle DESIGN (precedentemente chiamato Poltrona Frau Group) è una federazione di imprese indipendenti operanti nel settore del design e operative in vari territori del mondo facenti parte del gruppo internazionale Haworth Inc. – è leader mondiale nel settore dell’arredamento di alta gamma con marchi di assoluto rilievo quali, a mero titolo esemplificativo: Poltrona Frau®, Cassina®, Cappellini®, Luxury Living®, Ceccotti Collezioni®, Zanotta®
All’interno di Lifestyle Design l’ufficio viaggi è gestito da Greta Vergani che coordina il rapporto con BCD e con tutti gli altri partner destinati alle trasferte dei dipendenti del gruppo (linee aere, alberghi, auto noleggio, NCC etc.).
Greta Vergani, Travel Manager del gruppo, racconta il percorso che ha portato alla trasformazione del travel program.
“Gestire i viaggi per una federazione di aziende così diversificata è una sfida affascinante,” spiega Greta. “Prima di iniziare la collaborazione con BCD Travel Italy, la maggiore difficoltà era garantire il rispetto della Travel Policy e ottenere una reportistica completa e globale, indispensabile per prendere decisioni strategiche.”
Responsabile ufficio viaggi – Poltrona Frau
Grazie alla centralizzazione della gestione dei viaggi a livello europeo con BCD Travel Italy, i benefici non hanno tardato ad arrivare. “Ora abbiamo visibilità su chi viaggia e dove si trova, un elemento cruciale sia per la sicurezza che per il controllo delle spese,” continua Greta.
L’integrazione del Self-Booking Tool in Italia e Francia ha rappresentato un altro punto di svolta:
“I processi di prenotazione sono diventati più rapidi, e i nostri viaggiatori hanno acquisito maggiore consapevolezza sia dei costi dei viaggi che delle strutture preferenziali, scegliendo spesso hotel con tariffe corporate. Questo non solo ci aiuta a risparmiare, ma rafforza anche la nostra capacità di negoziare condizioni migliori per gli anni successivi.”
Anche DecisionSource® si è rivelato uno strumento chiave per il gruppo. “La possibilità di estrarre dati sempre aggiornati è fondamentale, e stiamo lavorando per sfruttare ancora di più le potenzialità del tool” aggiunge Greta.
Un lavoro di squadra che fa la differenza
Quando le chiediamo quali siano i punti di forza di questa collaborazione, Greta non ha dubbi:
“Il lavoro di team è senza dubbio uno degli elementi più importanti. Sentirsi supportati da un partner che comprende le nostre dinamiche e si adatta alle nostre esigenze, soprattutto in relazione alla Travel Policy, fa la differenza. Inoltre, la qualità della reportistica ci permette di avere il controllo sulle spese.”
E se dovesse riassumere questa collaborazione in una frase? “Siamo molto soddisfatti: è bello vedere un partner che si impegna su ogni tematica, anche le più complesse, cercando sempre di trovare congiuntamente una soluzione.”
