L’importanza della sinergia tra travel manager e HR nella gestione del business travel

Negli ultimi anni, il panorama lavorativo ha vissuto un’evoluzione profonda, la cui risonanza si è estesa anche al settore dei viaggi d’affari. L’adattamento dei modelli di lavoro, unito all’incremento dell’attenzione verso il benessere dei dipendenti, ha dato vita a un vero e proprio mutamento nell’approccio ai viaggi aziendali. Questo mutamento, e le conseguenti esigenze che ne derivano, diventano il terreno su cui travel manager e risorse umane trovano spazio per una collaborazione cruciale.

Sinergia travel manager e hr

Travel Policy: pianificazione e politiche integrate

Travel Manager e Risorse Umane devono operare in sinergia per definire politiche e linee guida per i viaggi d’affari. Questo garantisce l’equilibrio e la sostenibilità delle politiche stesse, rispettando sia le necessità dei dipendenti che le aspettative aziendali. La collaborazione attiva consente di adattare rapidamente le politiche alle mutevoli circostanze, come ad esempio l’introduzione di nuove modalità di lavoro che spingono i viaggiatori a cercare opportunità di viaggi ibridi e bleisure.

Il concetto di “bleisure,” ossia la combinazione di viaggio d’affari con momenti personali, offre opportunità di arricchimento individuale e maggiore soddisfazione dei dipendenti.
Di qui l’importanza che le Risorse Umane lo esaminino con attenzione e cerchino di valutare pro e contro della promozione di questa nuovo modo di viaggiare per lavoro.

Per guidare efficacemente questo processo di adattamento, è di cruciale importanza stabilire politiche chiare relative al bleisure, includendo precise tempistiche e procedure di autorizzazione. Questa chiarezza consente ai dipendenti di pianificare estensioni personali in modo responsabile, garantendo al contempo l’allineamento con gli obiettivi aziendali. In parallelo, una gestione accurata dei costi risulta altrettanto imprescindibile; ciò implica un’attenta considerazione delle spese aggiuntive sostenute dal dipendente nel caso di prolungamenti dei soggiorni. Riconoscere i vantaggi del bleisure e promuoverne un’adozione responsabile si traduce non solo in un miglioramento della motivazione e della soddisfazione dei dipendenti, ma anche in un incremento della loro fedeltà, riflettendosi positivamente sulla produttività complessiva.

Benessere e soddisfazione dei viaggiatori d’affari

Le Risorse Umane hanno un ruolo privilegiato nella valutazione del benessere dei dipendenti. I Travel Manager possono collaborare con loro per comprendere le esigenze specifiche dei viaggiatori d’affari e sviluppare soluzioni personalizzate. Questa partnership può portare a iniziative per migliorare il comfort durante i viaggi, garantendo maggiore soddisfazione e riducendo lo stress connesso agli spostamenti.

Formazione dei viaggiatori

La collaborazione tra i due reparti può essere un veicolo di educazione per i dipendenti riguardo ai protocolli di viaggio sicuri e alle migliori pratiche di sicurezza oltre che all’adozione della travel policy. Le Risorse Umane possono facilitare la diffusione di informazioni pertinenti, mentre i Travel Manager possono condividere la loro competenza specifica in merito a destinazioni, procedure di viaggio e rischi connessi.

Feedback e valutazione della soddisfazione del viaggiatore/dipendente

La collaborazione tra i reparti può anche includere la raccolta di feedback dai dipendenti sull’esperienza di viaggio. Le Risorse Umane possono condurre sondaggi e raccogliere commenti per valutare l’efficacia delle politiche e apportare miglioramenti. I Travel Manager possono usare questo feedback per adattare le strategie e garantire un’esperienza sempre più soddisfacente.

In conclusione, la collaborazione tra i Travel Manager e le Risorse Umane rappresenta un aspetto di vitale importanza. Questa sinergia non solo ottimizza l’esperienza dei viaggiatori aziendali, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti si sentono supportati e valorizzati. Attraverso la comunicazione aperta e la condivisione di competenze, queste due funzioni possono modellare insieme l’evoluzione dei viaggi d’affari, specie in un contesto in cui l’attenzione dei dipendenti al proprio benessere è così pronunciata.

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