Allgeier Enterprise Services, een Duitse dienstverlener in informatietechnologie, heeft de handen ineengeslagen met BCD Travel en ervoor gekozen om SAP Concur Travel & Expense te implementeren voor het boeken van zakenreizen en beheren van de kosten. De tool verlaagt de reiskosten, maakt selfservicemogelijkheden en end-to-end processen mogelijk, waardoor reizen veel eenvoudiger wordt voor het snelgroeiende personeelsbestand van het bedrijf. Bovendien evolueert de tool mee met de groei van het bedrijf.
Dit is een succesverhaal die haar oorsprong vindt in BCD’s ruim 15 jaar durende samenwerking met en diepgaande kennis van SAP Concur. Het samenwerkingsverband tussen BCD en Concur heeft zakenreizen voor honderden klanten verbeterd, waaronder Kellogg Company, Springer Nature en andere bedrijven. Hier kunt u lezen hoe Allgeier profiteerde van BCD’s expertise op het gebied van Concur.
Uitdaging
Toen Allgeier Enterprise Services in 2016 werd opgericht, waren haar procedures voor zakenreizen nog beheersbaar. Ongeveer 20 werknemers boekten hun eigen vluchten, hotels en huurauto’s en dienden hun eigen onkostendeclaraties in. Begin 2018 had het in Bremen gevestigde bedrijf 540 werknemers en dat aantal liep nog steeds verder op. Rond de 480 werknemers gingen regelmatig op reis. De reiskosten waren hoog en zo ook de inspanningen die het kostte om de boekingen en boekhouding bij te houden.
Het bedrijf had nood aan een reisorganisatiestrategie om haar kosten te verlagen. Als de kosten slechts met enkele procentpunten verlaagd konden worden – door middel van vereenvoudigde processen, gunstigere overeenkomsten met suppliers en betere naleving door reizigers – dan zou dat een aanzienlijke impact op de financiële resultaten van het bedrijf hebben. Maar welke oplossingen had Allgeier nodig? Welke tools konden makkelijk afgestemd worden op verdere uitbreiding? Hoe konden nieuwe reisorganisatieprocedures ingevoerd worden, zonder daar voor langere tijd medewerkers aan kwijt te zijn? Het bedrijf wendde zich voor hulp tot haar zakenreisorganisatie BCD.
Aanpak
Allgeier en BCD besloten dat het systeem van Concur Travel & Expense voor het boeken van reizen en beheren van reiskosten de onkosten kon terugdringen, de reiziger meer selfservicemogelijkheden kon bieden en de reisprocedure van begin tot eind kon vereenvoudigen. Ze stelden een ambitieus plan op om Concur in slechts drie maanden tijd in te voeren, van de start tot de ingebruikname ervan. Een projectteam met zes werknemers van Allgeier, zes BCD-experts en twee specialisten van Concur ging aan de slag.
Ze testten de technologie en processen en introduceerden Concur Travel & Expense vervolgens in twee trainingssessies aan de werknemers. Werknemers kregen ook toegang tot de altijd beschikbare instructievideo’s, die regelmatig worden bijgewerkt.
Resultaten
Concur Travel & Expense werd op tijd en binnen het gestelde budget ingevoerd. De werknemers reageerden zeer goed op de intuïtieve technologie en gestroomlijnde reisprocedures. Allgeier beschikt nu over een tool die selfservice voor de reiziger mogelijk maakt; boekingen en kostenbeheer vereenvoudigt; én tijd en geld bespaart. De hele reiscyclus – van het boeken tot het terugbetalen van de onkosten – is transparanter en beter beheersbaar. Bovendien groeit Concur Travel & Expense mee, waardoor uitbreiding geen probleem is.
Sinds de implementatie heeft Allgeier het volgende bereikt:
- het aantal online boekingen door werknemers zelf ligt boven de 90%;
- beter – en tijdiger – inzicht in reiskosten;
- eenvoudigere reisprocedures en werkstromen;
- besparingen op het reisprogramma.
Gemotiveerd door deze succesvolle implementatie werkt Allgeier nu samen met BCD om meer innovaties in haar reisprogramma te verwerken.
