La semplificazione dei processi di gestione della spesa travel

Le principali priorità degli attori finance in azienda sono la semplificazione dei processi di pagamento e rendicontazione e la soddisfazione dei viaggiatori

Abbiamo condotto un sondaggio su 106 responsabili amministrativi dal 12 al 26 ottobre concernente il tema della gestione delle spese di viaggio.
Tra la lista delle priorità emerse segnaliamo che il 76% degli acquirenti viaggi considera pagamenti e spese da molto a estremamente importanti, con un aumento di 8 punti rispetto al 68% della precedente indagine di aprile.

Le prime tre priorità sono la semplificazione dei processi (91%), la soddisfazione dei viaggiatori (88%) e le informazioni sui dati di viaggio (80%).

La necessità di una soluzione semplice per sistemi di pagamento complessi

“Le aziende sono sommerse da moduli di pagamento, processi manuali, sistemi isolati e visibilità incompleta della spesa travel”, ha affermato Ajay Singh, Vice President of Digital Payment and Expense Products di BCD Travel.


L’amministrazione, il travel management e il procurement sono gli attori aziendali coinvolti e interessati al tema della gestione dei pagamenti e delle spese nei viaggi d’affari. Il Finance è in genere il principale decision-maker, soprattutto quando si tratta di selezionare soluzioni di pagamento e di spesa e di recupero dell’IVA.

Per quanto riguarda le forme di pagamento utilizzate per liquidare le spese di viaggio, le carte aziendali sono le più diffuse (utilizzate dal 94%), seguite dai conti addebitati centralmente (56%), fatture (41%) e carte virtuali (37%). I traveler in viaggio utilizzano principalmente le carte aziendali (90%).
Questi sono invece le percentuali relative all’ uso di contanti personali – 32% -, anticipo contante – 24% – e carte di consumo – 22% – non è affatto così diffuso.

Alla domanda sulla qualità dei dati rilevati, le carte aziendali sono al primo posto, seguite da conti fatturati centralmente, fatture e carte virtuali. È interessante notare che i travel buyers che utilizzano le carte virtuali la pensano diversamente e classificano le carte virtuali al secondo posto.

I punti deboli dei processi di pagamento secondo i travel buyers

Qui di seguito i maggiori punti deboli riscontrati da travel buyers durante la gestione amministrativa dei pagamenti:

  • Gestire le esigenze di pagamento dei consulenti esterni all’azienda
  • Gestione dei metodi di pagamento in più paesi e nei mercati emergenti
  • Fornitori che non accettano determinati metodi di pagamento o addebitano costi aggiuntivi

I trend Payment & expense

Gli intervistati hanno anche condiviso le loro opinioni su quali tendenze influenzeranno i pagamenti e le spese nel futuro più prossimo:

  • Secondo gli intervistati si andrà sempre di più verso i pagamenti contactless (55%), le soluzioni di spesa senza carta (52%) e una maggiore trasparenza e controllo sulle spese (47%).
  • Si prevede che guadagneranno terreno in uno o tre anni i pagamenti con mobile (41%), e una diffusa adozione di app per la gestione delle spese (35%) e l’autenticazione biometrica (35%)
  • Tra cinque anni, il 52% prevede di utilizzare più frequentemente le carte virtuali, mentre l’utilizzo di contanti e fatture diminuirà.

“I pagamenti virtuali, digitali e mobile sono il futuro dei pagamenti B2B T&E e della gestione delle spese”, ha affermato Singh. “Il pagamento virtuale sta diventando sempre più importante per i nostri clienti, poiché semplifica il pagamento centralizzato della prenotazione di hotel o auto per dipendenti, stagisti e consulenti. Inoltre generando automaticamente un nuovo numero di carta virtuale per ogni transazione, il rischio di frode è notevolmente ridotto. Al momento della riconciliazione, tutti gli addebiti sul conto della carta virtuale vengono automaticamente abbinati alle prenotazioni, risparmiando tempo e risorse”.

Una soluzione per semplificare i processi di pagamento

BCD sta lavorando allo sviluppo di un’unica piattaforma tecnologica su cloud che offrirà un’esperienza digitale fluida e automatizzata, garantendo ai viaggiatori la comodità per la registrazione automatica delle spese e ai responsabili dei viaggi e delle finanze un processo molto semplificato con dati di qualità e il plus per la visibilità della spesa end-to-end. BCD Pay sarà disponibile in alcuni paesi a partire dal 2022.

Rimani informato,
anche in viaggio.

Non vuoi mai perderti le novità?
In una sola newletter mensile riceverai le ultime notizie, le tendenze, gli approfondimenti sul mondo del business travel e non solo, direttamente nella tua casella email.